Referenzstory brandgroup

Aus papierbasiertem Prozess wird digitaler Prozess. Die brandgroup spart Zeit und Kosten in der Rechnungsverarbeitung und dem Vertragsmanagement.

• Mehr als 1200 Verträge liegen digital vor
• Cloud bietet Kostenvorteile
• monatliche Verarbeitung von 2000 Vorgängen

brandgroup: Von der digitalen Rechnungsverarbeitung bis zum digitalen Vertragsmanagement

Wer seit über 100 Jahren erfolgreich am Markt ist und kontinuierlich wächst, der macht vieles richtig – zum Beispiel, sich regelmäßig neu zu erfinden. Mit ihrem neuen Digitalisierungsprojekt ist die brandgroup ein herausragendes Beispiel dafür. Das 1500 Mitarbeitende starke Unternehmen produziert technische Federn und Drahtbiegeteile, unter anderem für den Automotive-Bereich. Um den Hauptsitz in Anröchte gibt es Standorte in Lüdenscheid, Polen, China und Mexiko.

Angefangen bei der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung hat die brandgroup auch das digitale Vertragsmanagement sowie die digitale Unterschrift im Einsatz.

Viele Arbeitsstunden für das Abheften von Papier

Nach und nach will das Unternehmen immer weniger Papier nutzen und dafür mehr Prozesse und Dokumente digitalisieren. Das Ziel: mehr schaffen in kürzerer Zeit. Fehler vermeiden, Abläufe beschleunigen. Als mittelständisches und inhabergeführtes Familienunternehmen ist die brandgroup nämlich nicht an kurzfristigem Profitdenken, sondern an Kontinuität und unternehmerischer Weitsicht interessiert.

„Wir wollten alte, analoge Prozesse ablösen“, sagt Alois Schultza, Abteilungsleiter IT & Digitalisierung bei der brandgroup, „um eine ganzheitliche Lösung zu erhalten, möglichst aus einer Hand.“ Das Unternehmen wollte bei seinen Mitarbeitenden Arbeitszeit frei machen für die Hauptaufgaben.

Beispiel: Digitalisierung von Belegen für Betriebsaufträge. „Bevor wir damit angefangen haben, diesen Prozess zu digitalisieren“, sagt Schultza, „habe ich die Beschäftigten mal gefragt, wie viel Zeit das in Anspruch nimmt. Um die Papiere abzuheften und einzuordnen. Das hat vier Stunden pro Tag in Anspruch genommen. Im Jahr machte das also bei rund 200 Arbeitstagen à 4 Stunden 100 ganze Arbeitstage, die für das Abheften von Papier genutzt werden.“

Entscheidung der brandgroup für die d.velop

Bei dieser einfachen Rechnung wird schnell klar, wie Potenziale in einem Digitalisierungsprojekt aussehen können. Zunächst galt es für die brandgroup, die Grundvoraussetzungen für das Digitalisierungsprojekt zu klären. Dazu zählte zum Beispiel die reibungslose Zusammenarbeit mit SAP und dem ERP-System ORDAT. Außerdem sollten alle digitalen Informationen in Zukunft in der Cloud liegen. Schultza: „Alle Informationen sollten jederzeit über jedes Device zu erreichen sein: per mobiles Arbeiten, im Büro, im Homeoffice, Stichwort: Modern Workplace.“

Zunächst sichtete die brandgroup vier Lösungen von vier verschiedenen Anbietern, darunter zwei SAP-Systemhäuser mit Digitalisierungsexpertise und zwei reine ECM-Systemhäuser. Die brandgroup ging die Sache gründlich an – mit fünf Workshops mit mehr als 30 internen und externen Beteiligten. Das Auswahlverfahren dauerte rund sechs Monate. „So eine Investition in die Anbieterauswahl zahlt sich aus“, sagt Schultza, „und es ist wichtig, die operativen Nutzer der Lösungen dabei einzubinden. Man sollte auch die Ergebnisse messbar machen.“ Im Auswahlverfahren konnte die d.velop AG vor allem durch eine „lösungsorientierte Arbeitsweise auf Augenhöhe“ überzeugen, so Schultza.

Erste Schritte im Digitalisierungsprojekt: digitale Eingangsrechnung

Um die Umstellung übersichtlich und kontrollierbar zu halten, begann die brandgroup mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung. „Da hatten wir den größten Schmerz“, so Schultza, „das waren für uns die low hanging fruits.“

Es dauerte vier Wochen, bis die Basisinstallation abgeschlossen war. Der Clou: Zunächst stellte das Unternehmen die bisherigen papiergebundenen Prozesse 1:1 auf digitale Prozesse um, ohne Versatz. „Erst danach haben wir alles iterativ verbessert“, so Schultza. Change Requests oder auch Verbesserungsanforderungen wurden erst geprüft und umgesetzt, als die Systeme live arbeiteten.

• Fit-Gap-Ansatz: Basisinstallation eines funktionsfähigen Templates (SharePoint), um Lücken zwischen dem aktuellen und dem gewünschten Zustand schnell feststellen zu können
• Zunächst 1:1 Umstellung papiergebundener Prozess auf digitale Prozesse
• Iteratives Verbessern der digitalen Prozesse in Test- und Lernphasen bis in den Echtbetrieb
• Eventuelle Forderungen nach Change Requests / Verbesserungsanforderungen erst danach geprüft und erfüllt

„Mir persönlich war es ganz wichtig, festzuhalten, wie wir mit Fehlern umgehen. Etwa, wenn ein Termin nicht eingehalten wurde“, beschreibt Schultza. Durch eine transparente und zielführende Fehlerkultur war es für das Unternehmen möglich, auf eine Vorphase zurückzugehen, falls eine Fehlentwicklung festgestellt wurde.

Die Key-User gehörten zu dem ersten Teilnehmerkreis, die mit den neuen digitalen Werkzeugen arbeiteten, etwa ein Key-User aus dem Einkauf und einer aus der Finanzbuchhaltung (Fibu), um die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung zu etablieren. So wurden Ergebnisse schneller sichtbar und ermöglichten den Beteiligten ein hohes Systemverständnis von Anfang an.

Digitales Vertragsmanagement bringt Überblick

Nach der digitalen Rechnungsverarbeitung kam das digitale Vertragsmanagement hinzu. „Ich wollte einen Überblick haben“, sagt Schultza, „zunächst mal über 30 Verträge.“ Bis zur Einführung des digitalen Vertragsmanagements lagerten die Verträge in Papierform in Schubladen und in Aktenschränken. Am Anfang des Projektes sah es so aus, als ob höchstens 200 Verträge digital abgelegt würden. Inzwischen liegen über 1200 Verträge digital vor. Auf diese Art gewinnt die brandgroup einen künstlichen Mitarbeiter, der mitdenkt – und rechtzeitig darauf hinweist, falls Verträge ablaufen, wie etwa Lieferantenverträge oder auch Kontrakte mit Kunden.

Die Grundlage dafür ist die Kunden- und Lieferantenakte für Rechnungseingänge, die auf der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung basiert. Zusätzlich koppelte die brandgroup das System mit der digitalen Unterschrift über das System d.velop sign, eine eIDAS- und DSGVO-konforme E-Signatur-Software, mit der Dokumente rechtssicher digital unterschrieben werden können. „Das ist prima zu koppeln mit den digitalen Vertragsvorlagen“, beschreibt Schultza einen Synergie-Effekt.

MS Sharepoint als strategisches Element

Diese Effekte geben der brandgroup einen besonderen Schub, da sie MS SharePoint als strategisches Element nutzen. Das digitale Dokumentenmanagement mit SharePoint in Microsoft 365 integriert Teams und Outlook und bietet den Nutzern einen Überblick über alle Informationen, geräteunabhängig, über die Cloud. „In der Cloud haben wir einen Vorteil der Kosten“, resümiert Schultza, „wir haben permanente Updates und müssen weder Server noch Speicherplatz vorhalten. Wir können monatlich kündigen oder neue Nutzer hinzufügen oder andere Pläne buchen.“

Mit dieser Grundlage gelingt das workflow-gesteuerte Dokumentenarchiv: Die brandgroup-Mitarbeitenden können so zum Beispiel aus dem Homeoffice heraus oder von unterwegs aus Rechnungen digital abzeichnen oder auch sachlich prüfen und freigeben. Schultza: „Dadurch habe ich eine Zeit- und Kosten-Ersparnis.“ Auf diese Art spart die brandgroup viele Wege, die mit der Bearbeitung von papiergebundenen Rechnungen verbunden sind.

Das System verliert keine Rechnungen, muss keine falsch abgehefteten oder verloren gegangenen Papiere suchen und kann Beteiligte an ablaufende Fristen erinnern, um z. B. Skonto sicherzustellen. Zudem hat die Finanzbuchhaltung der brandgroup so immer einen Überblick. „Die Buchhalter sollen sich nicht damit beschäftigen, nach Eingangsrechnungen zu suchen, weil möglicherweise Mahnungen drohen. Die sollen auch nicht in den Keller müssen, um alte Rechnungen zu suchen, falls doch mal etwas benötigt wird“, sagt Schultza.

Workflow mit digitalen Rechnungen

Die brandgroup hat ihren digitalen Workflow mit Rechnungen wie folgt gestaltet:

• Eingang der Rechnung – per E-Mail oder auf Papier
• Ggf. Einscannen
• Elektronisches Dokument geht an den Einkauf und von dort an den fachlich zuständigen Mitarbeitenden verteilt
• Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin prüft die Rechnung sachlich und trägt die Kostenstelle nach
• Das Dokument geht an die Buchhaltung, die den Beleg prüft
• Per Mausklick schickt die Buchhaltung die Rechnung an die Finanzbuchhaltung (Fibu)
• Das ermöglicht den kreditorischen OP in der Fibu, es muss nicht extra gebucht werden
• Einzige Hürde bislang: telefonische Bestellungen.

Vorteile der digitalen Eingangsrechnung für die brandgroup

• Vertretungsregeln greifen automatisch
• Fibu hat stets eine aktuelle Übersicht
• Schnellerer Skonto
• Rechnung geht per E-Mail sofort in die Lieferantenakte
• Automatische Auswertung mit Power Automation möglich
• Kostengünstiger

Auf diese Art verwaltet die brandgroup rund 2000 Vorgänge monatlich. Damit geht eine deutliche Zeit- und Kosten-Ersparnis einher. Zudem haben die Mitarbeitenden nun mehr Zeit für ihre Hauptaufgaben. Die lästige Suche nach Akten entfällt, ebenso das mühsame Erinnern an eventuell liegengebliebene Vorgänge.

Schultza resümiert die Vorteile der Zusammenarbeit mit der d.velop AG

• „In dem Projekt hat uns die d.velop AG durch eine unkomplizierte Hands-On-Mentalität überzeugt, die mir sehr entgegenkommt.“
• „Die Arbeitsweise ist lösungsorientiert und auf Augenhöhe.“
• „Projekte werden überwiegend In-Time und In-Budget abgeliefert.“
• „Gesamtprojektleitung auf beiden Seiten führt zu konstruktiven Abstimmungen.“
• „Die Software ist überwiegend ausgereift. Man kann die Software sehr gut auf Firmenbedürfnisse anpassen. In den Teilbereichen mit Schwächen werden kooperative Lösungen angestrebt.
• „Komplexität entsteht nur bei Hinzunahme von Partnerunternehmen für spezielle Lösungen.“

Schultzas Fazit: „Die Softwarelösungen kommen aus einer Hand: Contract Management, Smart Invoicing, digitale Unterschriften – alles passt ineinander. Ich wollte mich auch noch mal bei Timo Osterholt von d.velop bedanken, der uns super unterstützt hat. Wir waren viel schneller fertig als eigentlich vorkalkuliert. Top Lösung. Danke dafür.“