Erfolgreiche Systemumstellung auf d.velop documents

Die BKK Werra-Meissner wurde 1961 gegründet und betreut derzeit 38.500 Versicherte mit einem engagierten Team von 86 Mitarbeitenden. In Zusammenarbeit mit rund 2.000 externen Partnern ist die Krankenkasse in Nordhessen tätig und hat sich auf regionale Dienstleistungen spezialisiert.

Der Weg zur Digitalisierung

Der Weg zur Digitalisierung begann 2010 mit der Umstellung der Posteingänge und Postausgänge auf digitale Prozesse. Bis 2014 war dieser Prozess abgeschlossen, sodass sämtliche Informationen den Mitarbeitenden sofort zur Verfügung standen, um Kundenanfragen effizient zu bearbeiten. Heute verwaltet die BKK Werra-Meissner über vier Millionen digitale Dokumente, was eine stabile und benutzerfreundliche Software erfordert.

Umstellung auf die d.velop-Plattform

Im ersten Halbjahr 2024 steht die BKK Werra-Meissner vor einem bedeutenden Schritt: der Umstellung auf d.velop documents. Der bisherige Softwarepartner konnte nicht mehr den Anforderungen gerecht werden, sodass ein neuer, etablierter Partner gesucht wurde. Die Wahl fiel auf d.velop, da deren Lösung einen hohen Reifegrad aufweist und bereits weitgehend vorkonfiguriert ist. Dies ist entscheidend, da die BKK Werra-Meissner keine eigene IT-Abteilung besitzt und auf externe Unterstützung angewiesen ist.

Die neue Software soll nicht nur stabil und benutzerfreundlich sein, sondern auch ein modernes Design bieten. Besonders wichtig ist, dass die Umstellung an einem Wochenende erfolgt, sodass alle Kanäle, inklusive E-Mail und App-Anbindung, reibungslos funktionieren. Mit über 16.000 App-Kunden muss der Übergang sorgfältig geplant und getestet werden.

Partnerschaft und langfristige Zusammenarbeit

Ein wesentlicher Faktor bei der Entscheidung für d.velop war die Aussicht auf eine langfristige Partnerschaft. Die BKK Werra-Meissner suchte nach einem hochmotivierten Team, das nicht nur für zwei Jahre, sondern für mindestens fünf bis zehn Jahre zusammenarbeitet. Projekte dieser Größenordnung sind aufwendig und zeitintensiv und erfordern daher eine zuverlässige und dauerhafte Partnerschaft.

Projektplanung und technische Umsetzung

Die Integration von d.velop in das bestehende System erfordert mehrere technische Schritte. Ein Archivsystem, Schnittstellen zum BITMARCK_21c|ng System und eine umfassende Aktenplan-Werteliste sind notwendig, um die Dokumente strukturiert abzulegen und Informationen zu hinterlegen. Die Schnittstellen für Input- und Output-Management sowie die Migration von Altdaten sind entscheidende Aspekte des Projekts.

„Wir nutzen den sogenannten GKV-Standard, das heißt, wir arbeiten mit Prozessakte, Unterprozessakte und Dokumenten. Dadurch fangen wir nicht jedes Mal von vorne an, sondern wir haben schon unterstützende Dokumente, die wir nutzen können“, so Christian Förth, Team Lead Project Delivery bei d.velop.

Eine sorgfältige Planung und Durchführung der Arbeitspakete, einschließlich Installation, Konfiguration, Test und Freigabe, ist unerlässlich. Zudem wird die Dreistufigkeit (Entwicklung, Test und Produktion) empfohlen, um eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten.

Migration der Altdaten

Die Migration der Altdaten vom bisherigen helic Archivsystem nach d.velop documents wird von den d.velop Partner MediaKom unterstützt. Die Daten werden aus dem alten System extrahiert, in einer Zwischenschicht verarbeitet und schließlich in das neue System importiert. Der Prozess stellt sicher, dass alle relevanten Dokumente und Metadaten vollständig und korrekt übernommen werden.

Fazit und Ausblick

Die BKK Werra-Meissner ist auf dem Weg, ihre Digitalisierung weiter voranzutreiben und das neue System erfolgreich zu implementieren. Die sorgfältige Auswahl eines passenden Partners und die umfassende Planung und Umsetzung der technischen Schritte sind wesentliche Faktoren für den Erfolg dieses Projekts. Die BKK Werra-Meissner ist zuversichtlich, dass die Umstellung reibungslos verläuft und die Mitarbeitenden das neue System schnell und effektiv nutzen können.

Dieser Erfahrungsbericht zeigt, wie die BKK Werra-Meissner ihre Digitalisierung vorantreibt und auf moderne Technologien setzt, um ihren Versicherten auch in Zukunft einen effizienten Service zu bieten. Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner wie d.velop und die sorgfältige Planung und Umsetzung sind entscheidende Schritte auf diesem Weg.