Referenzstory Bayerische Versorgungskammer
Effizienz neu definiert: Der digitale Aktenplan der BVK
Die Bayerische Versorgungskammer (BVK) hat einen digitalen Aktenplan im Real Estate Asset Management eingeführt, um die Herausforderungen der Immobilienwirtschaft zu bewältigen. Der digitale Aktenplan ermöglicht den mobilen Zugriff auf Dokumente, optimiert die Dokumentenzustellung und verbessert das Vertragsmanagement. Trotz der Herausforderungen, wie der Migration von 1,4 Millionen Dokumenten und der gleichzeitigen Umsetzung mehrerer Projekte, bietet der digitale Aktenplan der d.velop zahlreiche Vorteile, darunter eine einfache Volltextsuche, Mandantenfähigkeit und DSGVO-konforme Funktionen. So bleibt die BVK stets auf dem neuesten Stand der Technik und kann ihre Prozesse effizient und zukunftssicher gestalten.
Über die Bayerische Versorgungskammer
Die Bayerische Versorgungskammer (BVK) ist ein modernes Wirtschaftsunternehmen und staatliche Oberbehörde in einem. Als größte öffentlich-rechtliche Versorgungsgruppe Deutschlands führt die BVK gemeinschaftlich die Geschäfte von zwölf berufsständischen und kommunalen Altersversorgungseinrichtungen. Mit über 100 Jahren Erfahrung, 2,6 Millionen Versicherten und Versorgungsempfängern sowie einem Kapitalanlagenvolumen von 111,9 Milliarden Euro erfüllt die BVK ihre Aufgaben zuverlässig. Rund 1520 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sorgen dafür, dass die BVK ihren Verpflichtungen nachkommt.
DMS
Product
1520
Mitarbeitende
Finanzwirtschaft
Branche
Herausforderungen der Immobilienwirtschaft
Die Immobilienwirtschaft steht vor der Herausforderung, eine immense Masse an Dokumenten zu verwalten. Immobilien verursachen eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente, die korrekt abgeheftet und gelagert werden müssen. Komplexe Ablagestrukturen und die Notwendigkeit, Dokumente mehrfach zu kopieren, führen zu hohen Kosten, Zeitaufwand und negativen Umweltauswirkungen. Zudem entstehen oft Dokumentenredundanzen, die die Suche nach aktuellen und relevanten Akten erschweren.
Anforderungen an die neue Aktenlösung
In der Vergangenheit hatte die BVK bereits eine Aktenlösung, die jedoch nicht den Anforderungen des Fachbereichs an ein Dokumentenmanagementsystem entsprach. Die Hauptanforderungen der BVK umfassen die Zuordnung von Dokumenten zu mehreren Objekten, eine flexible Aktenplangestaltung, Office-Integration, DSGVO-konforme Lösch- und Aufbewahrungsfristen sowie anpassbare Berechtigungsstrukturen. Eine einfache und schnelle Ablage sowie Suche sind ebenfalls entscheidend.
Die d.velop Akte bringt eine schöne Volltextsuche mit sich, mit der wir sehr zufrieden sind.
Steve Kunze,
Leiter Digitale Lösungen und Innovationen, der BVK
Komplexe Herausforderungen für das Projekt
Das Projekt stand vor der Herausforderung, drei große Projekte gleichzeitig zu verknüpfen, die denselben Go-Live-Termin hatten: E-Rechnung, DMS und CAFM/Ticketsystem inklusive mobiler Cockpits. Die Migration aus dem Altsystem, das ca. 1,4 Millionen Dokumente umfasste, und die Abhängigkeit von einem anderen Softwaredienstleister stellten weitere Herausforderungen dar. Zudem mussten die Mitarbeiter im Projekt Veränderungsbereitschaft zeigen und Tests durchführen, während die Schulungen zu Beginn der Corona-Pandemie stattfanden.
Mehr zum digitalen Aktenplan finden Sie hier:
Umfassende Vorteile des d.velop DMS
Das Dokumentenmanagementsystem der d.velop bietet zahlreiche Vorteile, darunter die Mandantenfähigkeit, die SAP-integrierten und mobilen Zugriffe, die Mail-Anbindung sowie die Ablage von Dokumenten aus externen Projekträumen. Die Anbindung an Drittsysteme und die einfache, schnelle Volltextsuche sind weitere Pluspunkte. Zusätzliche Funktionen wie die Vollständigkeitsampel, Duplikats-Prüfung, Versionierung und automatisiertes Löschen (DSGVO-konform) sowie parametrisierbare Aufbewahrungsfristen und intuitiv bedienbare Oberflächen runden das System ab.
Whitepaper //
Digitales Dokumentenmanagement für Ihr Finanzunternehmen: so einfach geht`s!
- Digitales Dokumentenmanagement in Ihrem Finanzunternehmen verstehen
- Der Unterschied zwischen ECM und DMS
- Die 7 wichtigsten Funktionen für Ihr Finanzunternehmen im Überblick
- Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einführung eines DMS in Ihrem Finanzunternehmen
Mehr als nur Archiv: Vorlagen, Best-Practice & Tipps für ein digitales Dokumentenmanagement
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) stellt den ersten und gleichzeitig wichtigsten Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation des Finanzwesens dar. In unserem Whitepaper zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr veraltetes Legacy-System mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System ablösen und einen geschmeidigen und unkomplizierten Start in die Digitalisierung hinlegen können.
Ein „state of the art“ Standardsystem
Das Standardsystem der d.velop wird laufend weiterentwickelt und berücksichtigt dabei die Bedürfnisse der Kunden. So bleibt die BVK stets auf dem neuesten Stand der Technik und kann ihre Prozesse effizient und zukunftssicher gestalten.
Software Demo
Lernen Sie die d.velop Software kennen
Fordern Sie mit wenigen Klicks Ihre individuelle Live-Demo zur Software von d.velop an. Lassen Sie sich die Software live vorführen und stellen Sie direkt Ihre Fragen. Einfach Formular ausfüllen und wir melden uns bei Ihnen.