Referenzstory Bäckerei Haubis GmbH

Mit der nahtlosen Integration des DMS von d.velop verwandelte die Haubis GmbH ihre Dokumentenverwaltung in eine digitale Drehscheibe für effiziente Abläufe und zukunftssichere Archivierung.

Die Bäckerei Haubis

„In der Familie. Seit 1992.“ so lautet der Claim der Haubis Bäckerei aus Österreich. Haubis ist ein bedeutender regionaler Arbeitgeber und setzt sich intensiv dafür ein, die österreichische Backtradition zu bewahren und weiterzugeben. Mit bewährten Rezepturen, einem hohen Anteil an Handarbeit und der Verwendung sorgfältig ausgewählter Zutaten – hauptsächlich Getreide und Mehl aus Österreich – gelingt es Haubis, diese Tradition lebendig zu halten.

Heutzutage beschäftigt das Unternehmen über 900 Mitarbeiter:innen, die nicht nur Österreich, sondern auch mehrere internationale Märkte mit frisch gebackenem Brot und Gebäck beliefern. Durch die Kombination moderner Technik mit traditionellem Handwerk erzielt Haubis beeindruckende Produktionsmengen.

Dank der Nutzung regionaler Rohstoffe spielt Haubis eine wichtige Rolle als Partner der österreichischen Landwirtschaft. Die Firma betreibt 15 Backstuben und Cafés in Ober- und Niederösterreich. Das „Haubiversum – Die Brot-Erlebniswelt“ lädt Besucher:innen ein, die Geschichte und Herstellung von Brot aus nächster Nähe erleben möchten.

Der Übergang ins digitale Zeitalter bei der Haubis GmbH

Chaos, fehlende Dokumentenübersicht und papierbasierte Prozesse prägten den Alltag der Haubis GmbH. Durch die Vielzahl an Mandanten in der zentralen Finanzabteilung landeten Rechnungen oft an verschiedenen Stellen, was zu Verwirrung und ineffizienten Abläufen führte. Die manuelle Bearbeitung und Kontrolle der Eingangsrechnungen waren zeitaufwendig und anfällig für Fehler. Um diese Probleme zu lösen, entschied sich Haubis im Jahr 2018 für die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS). Mit diesem Schritt wurde der Weg zu einem papierlosen Büro geebnet und alle Dokumente zentralisiert.

Die Bäckerei Haubis modernisiert ihre Buchhaltung

Haubis stand vor der Herausforderung, das Chaos und die fehlende Übersicht in der Dokumentenverwaltung zu beseitigen. Die Wahl für einen passenden Partner fiel nach kurzer Zeit auf COUNT IT. Diese Entscheidung fiel Haubis nicht schwer, nachdem bereits einige kleinere Projekte erfolgreich mit COUNT IT umgesetzt worden waren. Ein Besuch bei einem Referenzkunden zeigte die Benutzer:innenfreundlichkeit und Effizienz des Dokumentenmanagement-Systems von d.velop, was für die Wahl ausschlaggebend war.

Das DMS bietet umfangreiche Funktionen zur Digitalisierung und Verwaltung von Dokumenten. Es ermöglicht die automatisierte Erfassung, Klassifizierung und Speicherung von Dokumenten und erleichtert deren gemeinsame Bearbeitung. Die ständige Verfügbarkeit von Informationen per Knopfdruck und die nahtlose Integration in bestehende Systeme waren entscheidende Vorteile. Die Lösung nutzt zudem KI-gestützte Suche und digitale Workflows, um Effizienz und Produktivität zu steigern.

Nach einer ersten Analyse durch COUNT IT im Mai 2019 wurde der Go-live des DMS für Februar 2020 geplant. Dank der herausragenden Zusammenarbeit aller Beteiligten konnte das elektronische Archiv jedoch bereits im November 2019 in Betrieb genommen werden – drei Monate früher als ursprünglich geplant.

Während der intensiven Zusammenarbeit wurden sämtliche buchhaltungsrelevanten Dokumente der Haubis GmbH digitalisiert. Dabei wurden auch historische Daten erfolgreich übertragen, wodurch jetzt eine Vielzahl von Dokumenten wie Eingangsrechnungen, Lieferscheine sowie Rücksende- und Abholscheine im DMS zur Verfügung stehen. Die früher in Papierform archivierten Unterlagen sind nun sicher online zugänglich und revisionssicher gespeichert.

Optimierte Geschäftsprozesse durch digitales Dokumentenmanagement bei Haubis

Seitdem das System erfolgreich im Einsatz ist, trägt es maßgeblich zur Optimierung der Geschäftsprozesse sowie zu einer effizienten, digitalen Buchhaltung bei. Während der gesamten Projektlaufzeit erhielt Haubis Unterstützung vor Ort und telefonisch. Die Mitarbeiter:innen nahmen das Dokumentenmanagement-System gut an, und Key-User wurden umfassend im Umgang mit der neuen Software geschult, was einen reibungslosen Übergang ermöglichte.

Nach dem Go-live wurden kontinuierlich Erweiterungen wie der Investitionsprozess und das Vertragsmanagement integriert. Bei der Erfassung einer Rechnung oder eines Belegs im DMS wird der Workflow sofort aktiviert. Haubis hat durch den Einsatz eines automatisierten Eingangsrechnungsworkflows seine Geschäftsprozesse erheblich modernisiert und vereinfacht. Die definierten Rollen stellen sicher, dass der Informationsfluss im Unternehmen beschleunigt wird und alle relevanten Details direkt im digitalen Dokumentenmanagement-System zugänglich sind.