Referenzstory ATESTEO GmbH & Co. KG

Mit über 800 Mitarbeitenden und komplexen Anforderungen an die Dokumentation und Compliance benötigte ATESTEO eine Lösung, die sowohl die Effizienz steigert, als auch den hohen Sicherheitsstandards gerecht wird. Um Transparenz und Produktivität in den Prozessen zu erhöhen, entschied sich das Unternehmen, ein zweistufiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen und es durch eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung, eine Einkaufs- und Lieferantenakte sowie ein Vertragsmanagement zu erweitern.

• Zukunftssichere Archivierung
• Erhöhung der Transparenz und der Produktivität in Prozessen
• Hoher Sicherheitsstandard

Die Ausgangslage: Ein Unternehmen auf dem Weg zur digitalen Transformation

Die ATESTEO GmbH & Co. KG, führend im Bereich Drivetrain Testing für die Automobilindustrie, stand vor der Herausforderung, ihre Dokumentenprozesse zu modernisieren. Dazu entschied sich das Unternehmen, ein zweistufiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen und es durch eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung, eine Einkaufs- und Lieferantenakte sowie ein Vertragsmanagement zu erweitern, um Transparenz und Produktivität in den Prozessen zu erhöhen. Mit über 800 Mitarbeitenden und komplexen Anforderungen an die Dokumentation und Compliance benötigte ATESTEO eine Lösung, die sowohl die Effizienz steigert, als auch den hohen Sicherheitsstandards gerecht wird.

Die Herausforderung: Warum ATESTEO sich entschied, die manuelle Dokumentenverarbeitung zu digitalisieren

In der dynamischen Automobilbranche, in der ATESTEO tätig ist, wurden bisher viele dokumentenbasierte Prozesse manuell durchgeführt. Dies führte zu zeitintensiven und fehleranfälligen Abläufen, wie etwa dem Drucken, Unterschreiben und Scannen von Dokumenten, der physischen Archivierung und der sequenziellen Freigabe von Unterlagen. Darüber hinaus gestaltete sich die Suche nach spezifischen Dokumenten auf Netzlaufwerken als mühsam, und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen war erschwert.

Die Lösung: Einsatz von d.velop documents sorgt für maximale Effizienz

EITCO hat die Einführung eines zweistufigen Dokumentenmanagementsystems (DMS) für ATESTEO übernommen. Dabei wurde das Produkt d.velop documents implementiert, ergänzt durch verschiedene Module wie unter anderem d.capture batch, d.velop contracts oder EITCO invoice processor sowie d.velop connect for Datev um die spezifischen Anforderungen von ATESTEO zu erfüllen. Zudem wurden Individualentwicklungen zur Anbindung an das bestehende ERP-System von SAGE vorgenommen. Diese speziellen Anpassungen sorgten dafür, dass das DMS nahtlos mit dem ERP-System zusammenarbeitet. So können Daten und Dokumente, wie zum Beispiel Rechnungen automatisch zwischen beiden Systemen ausgetauscht werden, was ATESTEO eine effizientere und zentralisierte Verwaltung ermöglicht. Ein weiterer Bestandteil war es, ein GxP-konformes Qualitätsmanagementsystem zu implementieren. Dies unterstützte ATESTEO bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen und der Optimierung qualitätsrelevanter Prozesse.

Die Umsetzung: Schritt für Schritt zur optimalen Dokumentenverwaltung

Das Projekt wurde in mehreren Phasen durchgeführt, beginnend mit Workshops und einer detaillierten Konzeptionsphase. Nach der erfolgreichen Installation der DMS- Software und der Konfiguration entsprechend den Anforderungen folgten ausführliche Funktionstests und Schulungen für die Mitarbeitenden. Schließlich wurde das System produktiv gesetzt und der Echtbetrieb begleitet, um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten.

Der Erfolg: Nachhaltige Verbesserungen durch innovative Prozesse

Mit der Einführung des neuen DMS konnte ATESTEO signifikante Verbesserungen in der Dokumentenverwaltung erzielen. Die Prozesse wurden effizienter, und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen wurde nachhaltig gesichert. Besonders die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen sowie die Implementierung eines Vertragsmanagementsystems trugen zu einer deutlichen Reduktion des Suchaufwands und einer verbesserten Fristenüberwachung bei.

Fazit: Mehr als nur Technik – ein Gewinn für das gesamte Unternehmen

Durch die erfolgreiche Implementierung eines maßgeschneiderten Dokumentenmanagementsystems konnte ATESTEO nicht nur ihre internen Abläufe optimieren, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit weiter steigern. EITCO hat sich dabei als zuverlässiger Partner erwiesen, der maßgeschneiderte Lösungen für die spezifischen Bedürfnisse von ATESTEO entwickelt hat.