Referenzstory Allgemeine Beamten Bank

Die Allgemeine Beamten Bank legt mit d.velop documents den Grundstein ihrer Digitalisierung.

• Die Effizienz der Allgemeinen Beamten Bank durch d.velop documents gesteigert
• Ein halbes Jahr vom Vertrag zur Projektumsetzung

Allgemeine Beamten Bank steigert die Effizienz dank d.velop documents

Die ABK Allgemeine Beamten Bank AG, nachfolgend ABK Bank benannt, ist eine Bank in Rechtsform einer Aktiengesellschaft, die auf das Kredit- und Einlagengeschäft mit Fokussierung auf Kunden:innen aus dem öffentlichen Dienst spezialisiert ist.

Die ABK Bank wurde im Jahr 1980 als GmbH gegründet. Im Jahr 2007 erfolgte die Umwandlung in eine Aktiengesellschaft. Sie bietet ihren über 100.000 Kunden:innen eine breite Produktpalette klassischer Bankprodukte. Neben Anlageprodukten auf dem Sparkonto, mit Sparbuch und als Tagesgeld, vergibt die Bank auch Ratenkredite, Baufinanzierungen und arbeitet im Firmenkundengeschäft. Durch den Einsatz der unterschiedlichsten Direktabsatzkanäle (Online-Marketing, Vergleichsportale, Mailings, Direktresponse-Anzeigen und –Beileger) ist die ABK Bank im Konsumentenkreditbereich bundesweit tätig. Das Firmenkundengeschäft sowie die Baufinanzierung sind primär auf die Region Berlin/Brandenburg ausgerichtet.

• 72 Mitarbeitende
• 40000 Akten die binnen 6 Monaten digitalisiert werden

Neue Anforderungen und Herausforderungen an das Bankgeschäft

Die Anforderungen an das Bankgeschäft ist in den letzten 40 Jahren deutlich gewachsen. Die gesetzlichen und insbesondere bankaufsichtlichen Anforderungen, beispielsweise an das Reporting, die Eigenkapitalhöhe, den Verbraucherschutz, die Einlagensicherung oder den Datenschutz sind gestiegen. Weitere Herausforderungen, die ein modernes Kreditinstitut verarbeiten muss, sind die Marktveränderungen, wie eine Beschleunigung der Wechselwilligkeit der Bankkunden aufgrund digitaler Preisvergleichsmöglichkeiten.

Gleichwohl hat die Allgemeine Beamten Bank bis 2021 – wie der Leiter der Organisation, René Weidhaas, ausführt – in einer analogen Welt der Kontoakten gearbeitet. Dies hat zu einer starken Bindung personeller und materieller Ressourcen geführt. Arbeitszeit wurde damit aufgewendet, dass Mitarbeiter:innen Akten „als Aktentaxi von der ersten zur dritten Etage“ getragen haben. Häufig wurden Akten gesucht, weil sie nicht in ihrem angestammten Platz zu finden und deren Umlaufkarten nicht vorhanden waren. „Dann gab es oft E-Mails durch das ganze Haus, ob jemand weiß wo die Akte geblieben ist“, beschreibt René Weidhaas die Situation. Und natürlich hat die ganze Bearbeitung auch unendliche Mengen an Papier und damit auch Geld verschlungen, wie auch die Umwelt belastet.

Schon lange bestand bei der ABK Bank der Wunsch, diese Situation zu optimieren – insbesondere mit dem Ziel, die Mitarbeiter:innen zielgerichteter und effektiver einzusetzen. So gab es seit 2015 wiederholt Ansätze, die Prozesse zu digitalisieren. Hierbei wurden Anforderungen aufgenommen und mit verschiedenen Anbietern Gespräche geführt. Aus verschiedenen und nicht immer vorhersehbaren Gründen sind diese Ansätze dann jedoch nicht weiterverfolgt worden.

Neben dem Mix aus Leistung und Kosten haben wir aber auch schon im ersten Gespräch gemerkt, dass d.velop ein Unternehmen ist, das uns als Bank versteht. Und das nicht nur im Vertrieb, sondern auch in der Projektumsetzung – und das hat sich bewahrheitet.

René Weidhaas
Leitung Organisation
ABK Bank

Ein halbes Jahr vom Vertrag zur Projektumsetzung

Im Sommer 2020 war es dann soweit, das Projekt wurde nochmals neu aufgesetzt. Herr Weidhaas als Projektleiter hat verschiedene Anbieter kontaktiert und seine Anforderungen konkretisiert. Bei der Aufnahme der Anforderungen wurde auf die Erfahrungswerte aus den zuvor gescheiterten Projektanläufen zurückgegriffen, aber auch die Fachbereiche nach ihren Wünschen für eine digitale Umsetzung eingebunden. „Die künftige digitale Aktenstruktur sollte sich dabei möglichst nah an der analogen Praxis orientieren, damit sich die Mitarbeiter:innen von Anfang an gut zurechtfinden“, erläutert Herr Weidhaas eine der Hauptanforderungen.

Nach dem „Beauty-Contest“ stand d.velop als „Sieger“ fest. Ausschlaggebend war dabei u.a. das Lösungsspektrum der d.velop, das über die – zunächst im Vordergrund stehenden – Archivierungsfunktionalitäten hinausgeht. „Neben dem Mix aus Leistung und Kosten haben wir aber auch schon im ersten Gespräch gemerkt, dass d.velop ein Unternehmen ist, das uns als Bank versteht. Und das nicht nur im Vertrieb, sondern auch in der Projektumsetzung, und das hat sich bewahrheitet“, so der Leiter des Bereichs Organisation.

Der für Finanzkunden zuständige Account Manager Olaf Drees unterstreicht das. „Die Allgemeine Beamten Bank zählt ja eher zu den kleineren Finanzinstituten Deutschlands. Aber auch mit diesen Kunden ist es uns enorm wichtig, auf Augenhöhe zu agieren. Und das geht nur, wenn man auch über das entsprechende Fachwissen verfügt. Deswegen sind bei uns im Team nur Kollegen:innen beschäftigt, die selber aus der Branche stammen oder langjähriges finanzfachliches Know-How durch verschiedene Kundenprojekte aufgebaut haben. Und was die Allgemeine Beamten Bank betrifft, so hat die Zusammenarbeit mit der Bank vom ersten Tag an total viel Spaß gemacht, man hat sofort gemerkt, dass die Chemie passt!“

Der Wunsch der ABK Bank war es, nahezu die gesamte Bank mit ihren 40.000 Akten von vornherein zu digitalisieren. So sollte einerseits das – verhältnismäßig dokumentenarme – Spargeschäft wie auch das Konsumentenkredit-Geschäft in eine digitale Form überführt werden, aber auch der stark papierlastige Bereich der Intensivbetreuung/Sanierung/ Abwicklung. Hier mussten entsprechende Aktenstrukturen abgestimmt und aufgebaut werden. Neben den althergebrachten Strukturen galt es dabei aber auch regulatorische und datenschutzrechtliche Anforderungen in die Strukturen zu berücksichtigen. In mehreren Workshops mit den Fachabteilungen, begleitet von dem Bereich Organisation, wurden so die Herausforderungen und deren Umsetzbarkeit mit dem Consulting der d.velop agil untereinander abgestimmt.

Das Scannen der Akten hat dann ein externer Dienstleister übernommen; die Software ist auf Servern in einem externen Rechenzentrum installiert worden.

Und um die IT-Abteilung der ABK Bank zu entlasten – bzw. mit der neuen Software nicht zusätzlich zu belasten – wurde auch schon frühzeitig vereinbart, dass sich ein Spezialistenteam der d.velop um den Betrieb kümmern soll. So werden der ABK Bank schon von Anfang an Tätigkeiten wie das Hotfix- oder Incident-Management abgenommen. Auftretende Fehlermeldungen oder Hinweise auf z.B. volllaufende Speichermedien werden so frühzeitig erkannt und möglichst behoben. So wird sichergestellt, dass die ABK Bank reibungslos arbeiten kann. In regelmäßigen Servicegesprächen wird die IT-Abteilung der ABK Bank auf dem Laufenden gehalten und erhält Hinweise zu eventuellen Optimierungsmöglichkeiten.

Durch d.velop documents wurde der Grundstein für die Digitalisierung der ABK Bank gelegt. Mit den Lösungen von d.velop können wir die Bank gut weiterentwickeln – bis hin zu einem komplett digitalen Workaround.

René Weidhaas
Leitung Organisation
ABK Bank

Ziele wurden erreicht: Die Allgemeine Beamten Bank arbeitet nun effizienter…

Das Projekt konnte bereits rund ein halbes Jahr nach Vertragsunterzeichnung abgeschlossen werden. Haben sich die Erwartungen der ABK Bank erfüllt? „Auf jeden Fall“, resümiert René Weidhaas. „Beim Finden von Dokumenten in d.velop documents haben sich alle Mitarbeiter:innen schnell zurechtgefunden, auch weil die Strukturen ja der bisherigen Papierakte entsprachen.“ Insofern gab es keine großen Schwierigkeiten bei der Umstellung, die natürlich durch Schulungen der Mitarbeiter:innen und Ausbildung von Key-Usern unterstützt wurde. „Die Abläufe im Haus sind so schneller geworden. Man spürt, dass effektiver gearbeitet wird.“

Einzig mit der Entscheidung, wie die Dokumente eingescannt wurden, hadert Herr Weidhaas. So wurde nicht jedes Dokument pro Aktenregister einzeln gescannt, sondern bei einigen Aktenregistern bspw. Schriftwechsel einzelne Dokumente in kleineren bis mittelgroßen PDF-Paketen zusammengefasst. In der Praxis stelle man fest, dass doch einzelne Seiten in andere Strukturen einzusortieren sind und so das PDF aufzuteilen ist. Aber auch hier nutzt man mit d.velop inbound scan inzwischen eine Lösung, mit der die Aufteilung, Neuindexierung und Ablage der neu entstandenen Dokumente ein Kinderspiel ist.

… und hat noch einiges vor

Und die ABK Bank hat noch mehr vor. So gilt es, weitere Systeme anzubinden, auch den Baufinanzierungsbereich zu digitalisieren und die Prozesse mit digitalen Workflows zu unterstützen. Auch die Einführung einer elektronischen Signatur Software steht auf der Agenda. „Durch d.velop documents wurde der Grundstein für die Digitalisierung der ABK Bank gelegt. Mit den Lösungen von d.velop können wir die Bank gut weiterentwickeln – bis hin zu einem komplett digitalen Workaround“ fasst René Weidhaas die Zusammenarbeit und seine Erfahrungen mit d.velop zusammen.

Und die Zeiten, wo ABK Bank-Mitarbeiter:innen als „Aktentaxi“ genutzt wurden, sind nun endgültig passé.