Referenzstory ALBERT WEBER
ALBERT WEBER hebt Digitalisierungs-
potenziale mit d.velop documents
So mancher Unternehmer startete seine Karriere in einer Garage; Albert Weber machte sich im Jahr 1969 mit einer gebrauchten Drehbank im Hühnerstall seiner Eltern selbständig. Es dauerte nicht lange und er fertigte komplexe Drehteile für MTU und ZF Friedrichshafen. Heute beschäftigt das nach dem Gründer benannte Unternehmen 750 Mitarbeiter an weltweit acht Standorten. Das Unternehmen ist ein gefragter Spezialist für hochkomplexe Antriebskomponenten und Zulieferer für den Automotive-Bereich, der Hauptsitz ist in Markdorf am Bodensee.
Ähnlich wie andere Unternehmen aus der fertigenden Industrie spürte Weber ein steigendes Interesse, Prozesse zu verschlanken und mithilfe der Digitalisierung Einsparpotenziale zu heben. Im Jahr 2020 erwarb die Familie Weber das Unternehmen vollständig in den Familienbesitz zurück. 2016 hatte die Familie zunächst Mehrheiten der Anteile an die französische Investmentgesellschaft Ardian verkauft. Der Neuanfang motivierte, frische Ideen ins Spiel zu bringen.
„Wir hatten das Dokumentenmanagementsystem der d.velop AG seit 2016 im Einsatz und nutzten nur die digitale Eingangsrechnung“, beschreibt Daniel Castine, Head of Business Software bei der WEBER HOLDING GmbH. Castine: „Als unser Unternehmen wieder in den Besitz der Gründerfamilie kam, wurden intern zahlreiche Projekte ins Leben gerufen, um Geschäftsprozesse zu optimieren und zu verschlanken.“
DMS
Produkt
750
Mitarbeitende
Automotive
Branche
Dokumentenmanagementsystem als Grundstein für weitreichende Digitalisierung
Der Vorteil: Der Grundstein dafür war bereits vorhanden. Seit 2016 nutzt das Unternehmen bereits das Dokumentenmanagementsystem der d.velop AG aus Gescher, und zwar für die digitale Rechnungsverarbeitung. Briefe öffnen, Belege einscannen, in Leitz-Ordnern abheften, Akten wieder in den Schrank bringen; das alles hatte sich seit 2016 mit der digitalen Eingangsrechnung für die Weber GmbH erledigt.
Die digitale Rechnungsverarbeitung prüft nicht nur selbsttätig, ob Beträge stimmen, das System startet bei eingehenden Rechnungen auch den digitalen Freigabeprozess. Und ist ein Zuständiger mal im Urlaub, geht die Benachrichtigung an den Vertreter. Auch die revisionssichere Archivierung ist Teil des Systems, ebenso wie Transparenz, z. B. darüber, bei welchem Sachbearbeiter sich eine Rechnung gerade befindet.
Castine: „Das Dokumentenmanagementsystem der d.velop AG und unser SAP arbeiten Hand in Hand, der Datenfluss ist reibungslos. Sich um Rechnungen kümmern, hinterher abheften und den Ordner zurück in den Schrank bringen; mit der digitalen Rechnung passiert das alles automatisch. Derartiges Einsparpotenzial durch Digitalisierung liegt in vielen unserer Prozesse. Da nimmt uns das Dokumentenmanagementsystem der d.velop AG bereits viel Arbeit ab.“
Das Dokumentenmanagementsystem ist als Grundstein für eine weitreichende Digitalisierung geeignet. Castine und sein Team identifizierten in einem ersten Schritt die Führung der Personalakten als Prozess mit vielversprechendem Einsparpotenzial. Die Gründe: Jeder der acht Standorte beschäftigt eine eigene Personalsachbearbeitung, und jeder sollte jedem helfen können, ohne Papier-Akten mit tagelanger Verzögerung verschicken zu müssen. Auch das digitale Freigabe-System, automatisches Fristen-Management und die Volltextsuche ließen die digitale Personalakte reizvoll erscheinen.
Als unser Unternehmen wieder in den Besitz der Gründerfamilie kam, wurden intern zahlreiche Projekte ins Leben gerufen, um Geschäftsprozesse zu optimieren und zu verschlanken. Da nimmt uns das Dokumentenmanagementsystem der d.velop AG viel Arbeit ab. Die Software ist sehr offen und wir haben alle Werkzeuge an die Hand bekommen, das System selbst weiterentwickeln zu können. So haben wir die digitale Personalakte in Eigenarbeit geschaffen. Ich kann die Firma d.velop nur loben, vielen Dank für die Zusammenarbeit. Ich wünsche mir, da mehr zu machen, die Potenziale sind groß.
Daniel Castine
Head of Business Software
WEBER HOLDING GmbH
Digitale Personalakte in Eigenarbeit realisiert
Daher krempelten Castine und sein Team die Arme hoch, um die digitale Personalakte mit dem d.velop Dokumentenmanagementsystem selbst zu implementieren. Das System erlaubt nämlich, eigene Prozesse, Akten und viele weitere Details in Eigenarbeit anzulegen. Die Kunden der d.velop AG können zwar bestehende Lösungen wie eine digitale Personalakte einfach einkaufen, sie können sich aber auch schulen lassen, um solche Lösungen eigenständig bereitstellen zu können.
Nach einer kurzen Schulung waren Daniel Castine und sein Team in der Lage, das d.velop-Dokumentenmanagementsystem für die Zwecke von ALBERT WEBER anzupassen und zu erweitern. Castine: „Die Software ist sehr offen und wir haben alle Werkzeuge an die Hand bekommen, das System selbst weiterentwickeln zu können. Damit sind wir nicht auf Zukäufe angewiesen.“
Vorteile der digitalen Personalakte
- Dokumente an allen Standorten zeitgleich verfügbar – dezentrale Zusammenarbeit möglich, auch für Mitarbeitende im Homeoffice
- Lebenslauf der Dokumente frei bestimmbar
- Freigabe-Richtlinien individualisiert möglich
- Automatische Erinnerung an ablaufende Fristen, z. B. Löschfristen
- Automatisch revisionssichere Ablage
- Volltextsuche zeitgleich in allen Akten (mit gesteuertem Zugriff) erleichtert Recherche
- Bestimmte Akten nur von Führungskräften einsehbar
- Prozesse und Details der Akten leicht anpassbar
- Wegfall des Postweges
- Geringere Fehlerquote
- Einfache und leistungsstarke Integration in bestehende SAP-Umgebung
- Deutlich weniger Papier-Akten
- Bessere interne Kommunikation
Bei der Umstellung auf die digitale Personalakte registrierte Daniel Castine einen zusätzlichen positiven Effekt: „Um die digitale Personalakte zu erschaffen, mussten wir einmal jede Papier-Akte in die Hand nehmen. Dabei konnten wir den Bestand verschlanken.“
DMS WEBINAR
In 30 Minuten zum digitalen Aktenplan für die Industrie
Mit einem digitalen Aktenplan können Sie standortunabhängig an alle relevanten Informationen, Dokumente und Projektvorlagen gelangen. Mehr dazu erfahren Sie von unseren Expert:innen Maike Tenk und Markus Lindner.
Was Sie erwartet?
- Herausforderung: Effiziente Arbeitsweisen in der Fertigung
- Einsatz: Gründe für den Einsatz eines digitalen Aktenplans
- Live-Präsentation: Digitale Aktenstrukturen am Beispiel der Projektakte
- Ausblick: Wie papierlose Strukturen die Fertigungsindustrie beeinflussen
- Fazit: Digitale Akten schnell und einfach implementiert
„Fantastisch anwenderfreundlich“
Castine: „Welcher Mitarbeitende darf welche Informationen sehen? Wer muss wann was freigeben? Diese Regeln konnten wir selbst definieren, ebenso wie den kompletten digitalen Prozess. Das Dokumentenmanagementsystem ist fantastisch anwenderfreundlich und leicht zu handhaben. Für mich als Mitarbeiter mit IT-Brille ist es zum Beispiel technisch unfassbar einfach, Schnittstellen in eigentlich jedes Software-System herzustellen.“
Für die Zukunft plant ALBERT WEBER, in Eigenarbeit weitere Digitalisierungspotenziale mit dem d.velop-Dokumentenmanagementsystem zu nutzen. Beispiel: die Maschinenakte. Das Unternehmen ist nicht nur in der zerspanenden Bearbeitung und Montage, sondern auch im Aluminiumdruckguss sowie in der Verarbeitung von Kunststoff tätig. Für die zahlreichen Anwendungen im Pkw-, Nutzfahrzeug-, Marine- und Luftfahrtbereich ist daher ein breites Spektrum an Maschinen und Anlagen nötig.
Weitere Akten digital implementieren – wie die Maschinenakte und Bestellungen
Mit der Maschinenakte kann der gesamte Lebenslauf einer Apparatur abgebildet werden, von der Explosionszeichnung über Bestellung, Auslieferung und Wartung bis hin zu Entsorgung. Sogar die Bedienungsanleitung und andere Details und Informationen haben Platz in der digitalen Maschinenakte. So ist immer alles an einem Ort mit wenigen Klicks verfügbar, lästiges Suchen in Aktenschränken, an Arbeitsplätzen oder in Ablagesystem hat ein Ende.
„Wir wollen in Zukunft gut gerüstet sein, um weitere Akten und Aktenarten zu implementieren“, beschreibt Castine, „so können wir weitere Prozesse digitalisieren und Einsparpotenziale realisieren. Ich kann die Firma d.velop nur loben, danke für die Zusammenarbeit. Ich wünsche mir, da mehr zu machen, die Potenziale sind groß.“
„33 Personentage, die ich da einsparen kann“
Auch Bestellungen gehören zu der Art von Dokumenten mit hohem Einsparpotenzial. Castine: „Wenn ich zum Beispiel überlege, dass aktuelle Bestellungen archiviert werden müssen, ergibt das bei rund 12.000 Bestellungen pro Jahr einen beachtlichen Stoß Papier. Gehe ich davon aus, dass es zwei Minuten dauert, so eine Bestellung auszudrucken, abzuheften und im richtigen Ordner in den richtigen Aktenschrank zu archivieren, sind das rund 33 Personentage, die ich da einsparen kann. Diese eingesparte Zeit können wir wiederum nutzen, um unsere Einkaufsprozesse weiter zu optimieren.“
Software Demo
Erfahren Sie mehr über die d.velop Software für Ihre Branche
Vereinbaren Sie Ihr persönliches Erstgespräch mit anschließender Live-Demo und lassen Sie sich von unseren Experten:innen unverbindlich beraten!