Referenzstory Ärztekammer Westfalen-Lippe

ÄKWL setzt erfolgreich auf digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Von Papier zu Effizienz: ÄKWL setzt auf digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung

Umstellung auf d.velop postbox: Ärztekammer Westfalen-Lippe – weniger Kosten, mehr Sicherheit

Die Ärztekammer Westfalen-Lippe (ÄKWL), 1947 mit Sitz in Münster gegründet, ist die berufliche Vertretung der rund 51.000 Ärztinnen und Ärzten im Landesteil Westfalen-Lippe. Ebenso ist sie für die Berufsbildung der Medizinischen Fachangestellten (MFA) zuständig. Die ÄKWL ist die viertgrößte der insgesamt 17 Ärztekammern in Deutschland und beschäftigt 339 Mitarbeiter:innen in 6 Ressorts, die sich unter anderem der Aus-, Fort- und Weiterbildung der Mediziner:innen, die Pflichtmitglieder der Kammer sind, widmen. Insgesamt dreht sich bei der ÄKWL alles um deren beruflichen Belange und Pflichten, was einen umfangreichen bürokratischen Apparat mit sich bringt, den es zu administrieren gilt.

ÄKWL: Lohnabrechnungen drucken, kuvertieren, austragen

Seit dem ersten Test ist inzwischen ein halbes Jahr vergangen. „Aktuell liegt der Anteil der digitalen Gehaltsabrechnungen bei 60 Prozent“, weiß Sven Wälder aus dem ECM-Team. „Das Projekt wird sukzessive immer weiter ausgerollt, die Mitarbeiter:innen haben die Möglichkeit, sich freiwillig zu registrieren und die Software privat zu nutzen“, ergänzt er. Das Ziel ist natürlich irgendwann die 100-Prozent-Marke.

Ressourcenverbrauch: Mehrere 1000 Kuverts und Papierbögen pro Jahr

Die Entscheidung, eine digitale Zustellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung einzuführen, war also einerseits wirtschaftlich bedingt – Zeit und Geld sparen. Hinzu kam das Thema Nachhaltigkeit: „Pro Monat haben wir einschließlich der Aushilfen rund 350 Kuverts und mindestens 700 Blatt Papier verbraucht“, ergänzt Ingo Schmitt, Ressortleiter Technologie & Infrastruktur bei der ÄKWL. Macht im Jahr 4200 Kuverts und 8400 Papierbögen – mindestens. Denn Rückrechnungen, Tariferhöhungen, Reisekosten etc. konnten das Papieraufkommen deutlich erhöhen. Hinzu kamen technologische Aspekte: Man wollte intern die Digitalisierung vorantreiben und insgesamt moderner werden.

Digitale Lösung soll auch Datenschutz bei ÄKWL verbessern

Auch hinsichtlich des Datenschutzes sei der alte Prozess nicht wirklich astrein sicher gewesen. „Daran hatte sich aber jeder gewöhnt“, blickt Ingo Schmitt zurück. „Anfangs sind die Mitarbeiterinnen der Personalabteilung noch durch die Ressorts gegangen und haben die Abrechnungen ausschließlich persönlich übergeben“, beschreibt Barbara Isa das Prozedere. Auch dieses Vorgehen sollte mit der Einführung einer digitalen Lösung ein Ende finden.

Seit Jahren d.velop-Kunde: Zufall weist den Weg zu d.velop postbox

Der kaufmännische Geschäftsführer der ÄKWL war schließlich davon überzeugt, dass dieser gesamte Prozess auch besser umzusetzen sei. Und weil die Ärztekammer schon seit weit mehr als einem Jahrzehnt Kunde der d.velop ist, das Dokumentenmanagement-System (DMS) mit digitaler Archivlösung und ein Vertragsmanagement sind bereits im Einsatz, war der Weg zur d.velop postbox nicht weit. Eines Zufalls bedurfte es aber dennoch: „Der Anbieter unserer Lohn- und Gehaltssoftware hat uns die digitale Zustellung der Dokumente angeboten“, erzählt Ingo Schmitt, „und in dem Vertrag bin ich auf den Begriff d.velop postbox gestoßen.“ Da habe er sich gedacht: „Wenn mir das von einem Dritten angeboten wird, kann ich auch gleich zum Hersteller gehen.“

Zustellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung muss mobil nutzbar sein

Konkrete Anforderungen an eine digitale Lösung bestanden für die Ärztekammer Westfalen-Lippe vor allem in einer mobilen Nutzbarkeit der Software. „Sie sollte auf jeden Fall mobil nutzbar sein“, erklärt Schmitt, „und von jedem Internet-Browser aus erreichbar, ohne dass ich privat oder in der Kammer noch irgendetwas umständlich installieren muss.“ Er fasst zusammen: „Es musste einfach zu bedienen und zu erreichen sein.“

d.velop-Lösung aus IT-Sicht leicht zu implementieren

Für ihn hat die Lösung aus IT-Sicht aber noch einen ganz anderen Vorteil: „Die Lösung ist sehr einfach zu implementieren.“ Schmitt führt aus: „Wir erzeugen ja im Prinzip dieselben Dokumente im System, nur dass diese eben nicht mehr an den Drucker geschickt werden, sondern an eine Art Druckerschnittstelle, die dann bei d.velop auf den Input wartet.“ Bei d.velop finde dann die Klassifizierung statt und jeder Person werde ihre Abrechnung dann aus den sogenannten Postkörben zugestellt.

Ärztekammer Westfalen-Lippe schätzt gute Erreichbarkeit der d.velop

Die Einrichtung der d.velop postbox für die Ärztekammer nahm
nicht viel Zeit in Anspruch. „Von der Auftragsannahme über ‚wir probieren mal
einen Prototypen mit 5 Usern‘ bis zum Go-Live waren das vielleicht 2 bis 3
Monate“, schätzt Ingo Schmitt. An der Zusammenarbeit mit d.velop gefällt ihm
besonders, dass die Ansprechpartner:innen für die ÄKWL gut und schnell zu
erreichen sind. „Wenn wir Probleme haben, wird uns in der Regel sehr schnell
geholfen.“ Abseits von Projekten sei der Kontakt zu d.velop „eher wenig“, führt
Schmitt aus, was angenehmerweise auch für die Werbetätigkeit des Unternehmens
gelte.

Nutzerquote liegt nach 9 Monaten bereits bei rund 70 Prozent

9 Monate nach Einführung der digitalen Zustellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung nutzen bereits etwa 70 Prozent der Belegschaft die d.velop postbox. Ein ziemlich guter Wert angesichts der noch immer vorherrschenden Datenschutz-Bedenken, die Menschen gegenüber digitalen Lösungen hegen. „Ich war schon positiv überrascht, als ich kürzlich nochmal nachgeschaut und gesehen habe, dass sich schon weit mehr als 200 Personen angemeldet haben“, sagt Barbara Isa erfreut. Vor ein paar Monaten noch seien es keine 100 gewesen.“ Ein natürlicher Prozess, der Zeit braucht und auch in diesen Dimensionen völlig normal ist.

Herausforderung: die restlichen 30 Prozent motivieren

„Aber es gibt auch immer noch mehr als 100 Personen, die diese Lösung nicht nutzen“, nennt Barbara Isa, die Personalleiterin, die große Herausforderung an diesem Digitalisierungsprojekt. „Da müssen wir nochmal genau schauen, wie wir auch die noch dazu motivieren können, dass sie doch noch mitmachen.“ Denn: „Wir müssen ja immer noch mehr als 100 Abrechnungen eintüten.“ Mit Nachteilen für diejenigen, die das Papier noch immer bevorzugen, wie Ingo Schmitt weiß: „Dafür brauchen die Leute dann zuhause wieder Aktenordner, die sie mit der digitalen Lösung nicht benötigen, weil sie immer alles bei sich haben.“

d.velop postbox: privates Postfach vielfältig nutzbar

Den größten persönlichen Nutzen der d.velop postbox für sich beschreibt Ingo Schmitt so: „Ich finde es nett, dass ich alles an einem Platz habe und zu Hause nicht mühsam alle Briefe zusammensuchen muss.“ Er ergänzt: „Ich weiß, wo die Sachen sind, und kann sie gleich an meinen Steuerberater weiterleiten.“ Barbara Isa ergänzt: „Und die Lohnsteuerbescheide gelangen auch gleich mit in die postbox.“ Schmitt geht sogar noch ein Stück weiter und möchte die postbox künftig für andere Dinge nutzen, schließlich ist sie ein privates Postfach. „Man hat ja die Möglichkeit, dort seinen Personalausweis hochzuladen oder Verträge und andere Dokumente, die man etwa im Urlaub oder im Krankheitsfall schnell mal brauchen kann.“ Das sei schon praktisch, wenn diese Dinge ständig in einer deutschen Cloud verfügbar sind.

Ärztekammer Westfalen-Lippe findet: Nutzung ist einfach und intuitiv

Die Nutzung der d.velop postbox ist einfach und intuitiv. „Wir haben sehr gute Unterlagen mit Anleitungen von d.velop zur Verfügung gestellt bekommen, die wir auch 1 zu 1 als Handout verwenden konnten“, erklärt Ingo Schmitt. Und wenn es beim Einrichten der postbox doch mal Probleme gab, habe man das intern ganz schnell lösen können, weiß Barbara Isa. In jedem Fall gibt es bei der Ärztekammer Westfalen-Lippe auch für künftige Nutzer:innen ausreichend Ansprechpartner:innen, die bereit sind, jegliche Herausforderungen unkompliziert aus dem Weg zu schaffen.

ÄKWL und d.velop gehen gemeinsamen digitalen Weg weiter

Eine weitere Zusammenarbeit und ein Ausbau der Digitalisierungsbestrebungen bei der ÄKWL mit d.velop sind fest geplant. Zunächst soll auf die d.velop postbox die digitale Rechnungseingangsverarbeitung eingeführt werden – und auch die Digitalisierung des gesamten Posteingangs wurde ins Auge gefasst. Nun steht die jährliche Lizenzbuchung für d.velop postbox wieder vor der Tür und Ingo Schmitt resümiert: „Auch finanziell ist das natürlich absolut reizvoll, wenn man allein die Zeitersparnis in der Buchhaltung dagegenhält. Da hat sich die Investition ganz schnell wieder amortisiert. Da muss man gar nicht groß rechnen.“