d.velop Vorlagenmanagement
Mit dem Vorlagenmanagement einmal Vorlagen einrichten: Stets zentral zugreifen
Dokumentvorlagen – jede:r braucht sie, jede:r hat sie. Doch welche ist die Aktuelle? Und wo finde ich diese? Je mehr Vorlagen vorhanden sind, desto schwieriger wird die Übersicht. Unterstützen Sie Ihre Anwender:innen mit der Lösung Vorlagenmanagement von d.velop und sparen Sie sich Zeit beim Suchen, Erstellen und Ausrollen einer neuen Version.
Einmal eingerichtete Dokumentvorlagen stehen allen Mitarbeitenden zur Verfügung – auch abteilungsübergreifend und ganz unabhängig vom verwendeten Textverarbeitungsprogramm. Ihre Anwender:innen können die Vorlagen direkt selbst erstellen und nutzen, ohne eine Schulung vorher absolviert zu haben. Die sehr einfache Weboberfläche lädt dazu ein, kontextbezogene Informationsobjekte zu erzeugen.
Der webbasierter Assistent als Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Dokumentvorlagen
Dokumente lassen sich gemäß Vorlage einfach und schnell erstellen: mithilfe von Textbausteinen. Dank entsprechender Platzhalter werden organisationsspezifische Daten automatisch an der richtigen Stelle platziert.
Der webbasierte Assistent hilft dabei, das Dokument Schritt für Schritt durchzugehen und die Vorlage mit standardisierten Inhalten zu befüllen. Keine relevante Information wird zukünftig beim Befüllen vergessen. Die Live-Vorschau zeigt sofort, wie das finale Dokument letztlich aussieht.
Zentrale und dezentrale Vorlagenpflege: Stets aktuell und dennoch personalisiert
Mit dem Vorlagenmanagement haben zukünftig alle vorhandenen Vorlagen stets die aktuelle Kopf- und Fußzeile und sind nach Ihrer Corporate Identity ausgerichtet. Wie das geht? Unterschieden wird dabei zwischen zentraler und dezentraler Vorlagenpflege.
Zentrale Vorlagenpflege
Die Schriftgrößen, Anschriften, Telefonnummern und Bankverbindung werden an zentraler Stelle vorgegeben. Sollte sich eine neue Anschrift ergeben, kann sie schnell nachgepflegt und für alle verfügbar gemacht werden. So wird an zentraler Stelle vorgegeben, wie die Vorlage ausschaut und mit welchen übergreifenden Informationen gefüllt ist.
Dezentrale Vorlagenpflege
Jede Fachabteilung kann die bereit gestellten Vorlagen selbst weiterpflegen. Konkret heißt das: Die Inhalte werden von Ihren Anwender:innen bereitgestellt. Dafür delegieren Sie die inhaltliche Vorlagenpflege an Ihre Kollegen:innen. Die Personen, die letztlich mit den Vorlagen arbeiten, fügen die gewünschten und personalisierten Informationen bei.
Integriert oder stand-alone: Von allen Anwendern:innen und Programmen nutzbar
Sie entscheiden selbst, wie Ihre Organisation mit dem Vorlagenmanagement startet: direkt nahtlos integriert in Ihr DMS oder bereits übergreifend mit allen Kollegen:innen. Auch Ihre Fachverfahren erhalten damit eine direkte Integrationsmöglichkeit.
Direkte Integration
Dank der direkten Integration ist eine eindeutige sowie automatische Ablage garantiert. Sämtliche Vorlagen, die in einer Verwaltung verwendet und benötigt werden, können zentral bereitgestellt und jederzeit abgerufen werden. Auch Stammdaten können aus Fremdverfahren einfach und mühelos integriert werden. Greifen Sie direkt auf eine vorhandene Datenbank zu.
Alleinstehende Nutzung
Sollte Ihr DMS noch nicht in jeder Fachabteilung eingeführt sein, ist auch das kein Problem; denn die Lösung kann auch alleinstehend genutzt werden. Erstellen Sie Vorlagen komplett frei und unabhängig der standardmäßigen Programme von MS Office (Word, Excel und PowerPoint). Sämtliche Programme und Internetvorlagen, die HTML-basierend arbeiten, können ganz leicht integriert werden. Wirklich jede:r kann zukünftig mit Vorlagen arbeiten.
Vorlagen im Alltag: der Einsatz
Vorlagenmanagement und -pflege ist keine Raketenwissenschaft. Lassen Sie uns anhand zwei echter Anwendungsbeispiele den zukünftigen Einsatz in Ihrer Organisation darstellen.
Serienbrief: Sie laden zum Vorstellungsgespräch ein
Ihr:e Anwender:in kann direkt mit einer hinterlegten Serienbriefvorlage starten – ohne, dass ein Eingriff von der Administration überhaupt notwendig ist. Dafür wird ein neuer Serienbrief angelegt, der von nun an mit personalisierten Inhalten befüllt wird: Betreff, textliche Anpassungen zum Datum und Ort des Vorstellungsgesprächs sowie persönliche Angaben wie die Durchwahl.
Anschließend gilt es, die bereits aus Ihrem Fremdverfahren integrierte Bewerber-Datenbank zu nutzen. Ihr:e Anwender:in wählt die gewünschten Personen, die zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden soll, ganz einfach aus. Die Lösung befüllt die Vorlage automatisch mit den Namen und Adressen im Briefkopf und ergänzt auch die Anrede und den Namen im Inhalt.
Nachdem der Serienbrief final erstellt wird, erfolgt eine direkte Ablage im passenden Vorgang. Ihr:e Anwender:in kann den Brief nun direkt ausdrucken und damit zum Vorstellungsgespräch einladen.
Arbeitsvertrag: Sie befüllen das Dokument Schritt für Schritt
Nachdem ein:e Bewerber:in gefunden wurde, kann Ihr:e Anwender:in direkt mithilfe einer Vorlage den Arbeitsvertrag erstellen. Die dafür vorhandene Vorlage wird ausgewählt und durch die Integration der Stammdaten mit dem Vor-, Nachnamen und der Adresse der Bewerberin bzw. des Bewerbers befüllt.
Nun fragt der webbasierte Assistent Schritt für Schritt die relevanten Vorlagenfelder ab, bei denen aus standardisierten Inhalten auszuwählen ist: Eintrittsdatum, Gehalt, Befristung des Vertrags, Standort der Arbeitsstelle.
Schließlich wird der Arbeitsvertrag erzeugt, direkt in Ihren Vorgang zur Personalakte abgelegt und kann an Ihre:n neue:n Kolleg:in verschickt werden.
Das ECM-System im integrierten Vorlagenmanagement erfreut sich über die gesamte Verwaltung hinweg großer Beliebtheit, alle Abteilungen arbeiten damit, rund 450 Personen.
Christiane Fuhrmann
Abteilungsleiterin Zentrale Dienste der Stadt Kaarst
Videos zum Vorlagenmanagement
Ihre Vorteile beim Vorlagenmanagement
Konzentration auf wertschöpfenden Inhalt anstelle der Form
Keine zeit- und kostenintensiven Schulungen notwendig
Zentrale Corporate Identity durch zentrale Vorlagenpflege
Weniger Fehleranfälligkeiten durch vereinheitlichte Elemente
Flexibilität durch Kompatibilität mit (Text-) Programmen und Fremdverfahren
Software Demo
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