Digitales Sitzungsmanagement
moderne sitzungsverwaltung
Professionelles Sitzungsmanagement für Organisationen und Institutionen
Werden Ihre Sitzungen und Meetings – insbesondere hochrangige Gremien – effizient organisiert, durchgeführt sowie nachbereitet? Nein? Dann lassen Sie sich mit dem digitalen Sitzungsmanagement bei der Zusammenstellung Ihrer relevanten Dokumente, wie Agenden und Teilnahmelisten, unterstützen. Auch bei der Vorbereitung für die Beschlusserfassung und dem Versand von Einladungen ersparen Sie sich dank der nahtlosen Integration in Ihr DMS viel Zeit. Das Besondere an unserer Sitzungsmanagement-Lösung: Sie halten automatisch die gesetzlichen Vorgaben ein.
Sollten sich vor der Sitzung kurzfristig noch Änderungen ergeben, informieren Sie alle Sitzungsteilnehmenden mühelos mit nur wenigen Klicks darüber. Da jede Sitzung sorgfältig dokumentiert und nachbereitet werden muss, kann dadurch eine Flut an Daten und Dokumenten entstehen, die Sie mithilfe unserer Software clever organisieren können. Mit dieser Lösung setzen Sie Ihr Sitzungsmanagement digital und einfach in allen Phasen um – von der Planung über die Dokumentation bis hin zur Nachbereitung.
Ihre Vorteile Liegen auf der Hand
Darum ist ein digitales Sitzungsmanagement für Ihre Organisation signifikant
Strukturierte Organisation über Ratsinformationssystem, Sitzungsdienst, Adressverwaltung, Dokumenten-Management und Archivierung in einer Lösung
Effektive Arbeitsunterstützung für alle Sitzungsteilnehmenden dank intuitiver Bedienbarkeit, Dokumentation aller Aktivitäten und einfacher Auffindbarkeit von Informationen
Mehr Effizienz und Zeitersparnis durch einfache sowie transparente Verwaltung und geringeren Organisationsaufwand auch bei umfangreichen Sitzungen
Kombinierte Funktionen im Überblick
Sitzungsmanagement trifft auf Dokumentenmanagement
Nahtlose Integration vom Sitzungsmanagement in Ihr d.velop documents
Das Sitzungsmanagement bietet weitaus mehr Funktionen als ein herkömmlicher Sitzungsdienst: Neben dem papierlosen Arbeiten vor, während und nach der Sitzung bindet die Lösung auch die eAkte aus d.velop documents unter Wahrung des Datenschutzes ein. Durch die nahtlose Integration in das DMS ergeben sich zahlreiche Synergie-Effekte. Ihre Vorteile:
- Einheitliche Nutzung verschiedener Funktionalitäten von d.velop documents und dem Sitzungsmanagement
- Strukturierte und bekannte Arbeitsweise bei Erstellung von Dokumenten oder Initiierung von Workflows
- Sicherstellung revisionssicherer Archivierung
Die nahtlose Integration macht das Arbeiten mit dem Sitzungsmanagement effizient, transparent und einfach zugänglich.
Einfaches Dokumentenerstellen direkt aus dem System
Mit dem Sitzungsmanagement von d.velop können Sie Dokumente mühelos direkt aus dem System erstellen. Unsere benutzerfreundliche Software ermöglicht es Ihnen, Dokumente einfach und effizient zu generieren, ohne zusätzliche Software nutzen zu müssen. So sparen Sie wertvolle Zeit und optimieren Ihre Arbeitsprozesse.
- Die benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche ermöglicht eine Dokumenterstellung ohne jegliche Vorkenntnisse.
- Sparen Sie Zeit und Ressourcen durch direkte Dokumentenerstellung aus dem Sitzungsmanagement.
- Erhalten Sie professionelle und konsistente Ergebnisse durch einheitliche Vorlagen und Formatierungen.
Medienbruchfreies Arbeiten: Direkt aus dem System heraus können die benötigten Dokumente schnell erstellt werden.
Intelligente Dokumentablage: Automatisch und korrekt im d.velop documents
Die Ablage der verschiedenen Sitzungsunterlagen erfolgt automatisch in den dafür vorgesehenen Sachakten der Fachämter. Die Meeting-Dokumente liegen nicht nur unter dem Aktenzeichen der jeweiligen Sitzung, sondern praxisgerecht im gleichen Ablagebereich. Unsere intelligente Technologie sorgt dafür, dass jedes Dokument korrekt zugeordnet und sicher gespeichert wird.
- Die Dokumentenablage erfolgt automatisch auf Basis vordefinierter Regeln und Kriterien.
- Jedes Dokument wird zuverlässig in der entsprechenden Kategorie oder Struktur abgelegt.
- Durch die automatische Ablage werden manuelle Aufgaben reduziert, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt und manuelle Fehler minimiert.
Dank der automatischen Zuordnung der Dokumente sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler bei der Dokumentenverwaltung.
Webinar | Digitales Sitzungsmanagement
Mit dem digitalen Kompass durch den Sitzungs-Dschungel: Sitzungsmanagement clever meistern
In diesem 20-minütigen Webinar mit unserem Partner alphaflow stellen wir Ihnen die ganzheitliche Lösung für das Sitzungsmanagement in Ihrer Organisation vor, integriert in die d.velop platform.
Wir zeigen praxisnah, wie Sie:
- Sitzungen effizient planen & organisieren
- Agenden & Protokolle zentral verwalten
- Verantwortlichkeiten klar zuweisen
Einsatz einer Sitzungsmanagement-Software
Konkrete Anwendungsfälle aus verschiedenen Branchen
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Hochschulen & Universitäten
Rektoratssitzungen fungieren an Hochschulen und Universitäten als wichtiges Entscheidungsgremium. Im Vorfeld sowie im Nachgang fallen verschiedene organisatorische Aufgaben an: Von der Einladung über die Protokollierung bis hin zur Berichterstattung. Entlasten Sie Ihr Sekretariat mit einem digitalen Sitzungsmanagement, damit Informationen und Dokumente den Beteiligten vollständig und fristgerecht zur Verfügung stehen.
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Kammern
Kammern können die Beteiligung ihrer Mitglieder an Gremien- und Ausschusstreffen deutlich erhöhen, indem sie auf softwaregestützte Lösungen zurückgreifen. Ein digitales Sitzungsmanagement erleichtert nicht nur die interne Verwaltung, sondern ermöglicht auch eine zentrale Bereitstellung von Informationen. So können die Mitglieder aus entfernten Regionen an den Sitzungen online teilnehmen und digital abstimmen.
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Kirchen
Beschlüsse aus kirchlichen Gremien betreffen Mitglieder und Interessentenkreise aus unterschiedlichen Ebenen. So müssen beispielsweise Landessynoden ebenso wie verschiedene ständige Ausschüsse und Arbeitsgruppen eingebunden werden. Eine digitale Gremienarbeit hilft Mitarbeitenden dabei, den Überblick zu behalten. Zudem sorgt eine Sitzungsmanagement-Software für einen einheitlichen und transparenten Informationsfluss ohne Medienbruch nach gesetzlichen Vorgaben.
Möchten Sie mehr über das digitale Sitzungsmanagement erfahren?
Sprechen Sie uns gern unverbindlich an und erhalten Sie noch mehr Einblicke in die branchenspezifischen Lösungen. Füllen Sie einfach das Formular aus – wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.