Digitale Gehaltsabrechnung
EU-DSGVO-konforme Zustellung von digitalen Gehaltsabrechnungen
Lückenhafter Datenschutz, lästiges Papierchaos, komplexe Prozesse in der Lohnbuchhaltung?
Das muss nicht sein – setzen Sie auf schlanke, nachhaltige und rechtssichere Prozesse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Mit dem digitalen Briefkasten d.velop postbox stellen Sie Ihren Mitarbeitenden alle HR-Dokumente, wie Lohn- und Gehaltszettel, digital und rechtssicher mit Zustellnachweis zu. Dokumente in der d.velop postbox werden ausschließlich in Deutschland gespeichert: Made in Germany – Safe in Germany.
- 86 Prozent deutscher Unternehmen möchten Briefpost durch digitale Lösungen ersetzen.
- 3.10 Euro kann ein Unternehmen pro digitaler Gehaltsabrechnung sparen.
- 20 Bäume werden p.a. für Druckerpapier eines Unternehmens (30 Pers.) benötigt.
Einsparpotenziale für die Personalverwaltung
Die Zustellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf Papier ist ein kostspieliger Prozess. Der Druck, die Konfektionierung und der Versand sind nicht nur aufwendig, sondern auch teuer.
Mit d.velop postbox stellen Sie Gehalts- und Lohnabrechnungen ganz einfach digital zu und sparen so Zeit und Kosten. Doch wie hoch kann die Ersparnis konkret für Ihr Unternehmen sein?
Finden Sie es ganz einfach in nur 3 Schritten mit unserem ROI-Rechner heraus.
digitale gehaltsabrechnung Webinar
Wie Sie mit der digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung nachhaltig Kosten senken.
Während die klassische Lohn- und Gehaltsabrechnung per Post kosten- und ressourcenintensiv ist, können Sie mit der digitalen Zustellung der Abrechnungen nachhaltig Kosten reduzieren. Sie sparen nicht nur Portokosten für den postalischen Versand der klassischen Abrechnung, sondern ebenfalls Personal, Zeit und Energieressourcen für Papier, Druck und Co.
Starten Sie mit nur einem Klick direkt das Webinar.
Die wichtigsten Funktionen der digitalen Zustellung von Gehaltsabrechnungen für Personalabteilungen
Mit der digitalen Gehaltszustellung sparen sich Personalverwaltungen unnötige Kosten, arbeiten produktiver und automatisieren Routineaufgaben. Entdecken Sie die vielfältigen Funktionen in der Lohn- und Gehaltszustellung mit d.velop postbox.
HR-Dokumente einfach digital zustellen
Stellen Sie Mitarbeitenden-Dokumente in einer definierten Ordnerstruktur in der d.velop postbox per Klick digital und rechtssicher mit Zustellnachweis an Ihre Belegschaft zu. Zusätzliche Sicherheit gewähren Sie durch die 2-Faktor-Authentifizierung.
Lohnabrechungssoftware direkt anbinden
Sie profitieren von einer einfachen Anbindung der d.velop postbox an Ihre bestehende Drittsysteme (bspw. SAP, Sage, Dynamics, DATEV, LOGA, d.velop documents). Durch die Kompatibilität der d.velop postbox mit bestehenden Systemen sparen Sie teure Entwicklungskosten und ermöglichen eine schnelle Projektumsetzung.
Hybride Zustellung – digital & postalisch
Die Gehaltsabrechnungen werden in Ihrem Lohnabrechnungssystem erstellt und als eine Datei – z.B. PDF, XML oder Druckerstrom – an die d.velop Software gesendet. An diesem Punkt haben Sie die Möglichkeit, Gehaltsabrechnungen entweder digital oder postalisch an Ihre Mitarbeitenden zu schicken.
Webinar | On Demand
Effiziente HR-Prozesse mit DMS-Integration: So gelingt der Payroll-Prozess aus SAP
Erleben Sie, wie Sie Ihre HR-Prozesse effizienter gestalten können! In unserem Webinar zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) nahtlos in SAP SuccessFactors und SAP HCM integrieren und legen den Fokus auf Ihre Payroll-Prozesse – von der Erstellung in SAP bis hin zur digitalen Zustellung.
- Integration eines DMS in SAP HCM und SAP SuccessFactors
- Der digitale Payroll-Prozess aus SAP heraus
Die wichtigsten Funktionen der digitalen Zustellung von Gehaltsabrechnungen für Mitarbeitende
Ihre Mitarbeiter:innen erhalten Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie weitere HR-Dokumente digitalisiert, kategorisiert und archiviert an einem Ort. Dabei profitiert Ihre Belegschaft von folgenden Funktionen.
Zentrale Ablage in der Cloud
Mitarbeiter:innen empfangen schützenswerte Personaldokumente und betriebsbezogene Unterlagen in ihrem persönlichen digitalen Briefkasten – der d.velop postbox App – über ihr privates Smartphone. So haben sie ihre Gehaltsabrechnungen immer griffbereit an einem Ort.
Pushnachrichten bei neuen HR-Dokumenten
Über jede neue Zustellung werden Mitarbeitende per Pushbenachrichtigung auf dem Smartphone und/oder per E-Mail informiert. So verpasst Ihre Belegschaft nie den Eingang ihrer Gehaltsabrechnung.
Dokumente mit Dritten teilen
Ob HR-Bescheinigungen für das Finanzamt, Versicherer oder Banken – Ihre Mitarbeitenden können ausgewählte Dokumente oder Ordner mit Ihren Kontakten teilen oder für dritte Personen veröffentlichen.
Mit der Einführung der Digitalpost geben wir Millionen unserer Kunden die Möglichkeit, diese immer und überall empfangen zu können – schnell und zuverlässig. Zusätzlich leisten wir damit einen großen Beitrag für die Umwelt.
Kathrin Gronau
Chief Customer Officer
DAK-Gesundheit
Weitere Erfolgsgeschichten von Unternehmen mit der digitalen Gehaltszustellung
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Signal Iduna
Signal Iduna setzt mit d.velop postbox auf digitale Effizienz und Nachhaltigkeit.
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Zentis GmbH & Co. KG
Zentis führt die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen im Unternehmen ein.
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GEKA GmbH
So verbindet die digitale Postzustellung Unternehmen und Mitarbeitende bei der GEKA GmbH.
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apetito AG
So digitalisiert die apetito AG Ihre HR-Abteilung.
-
Zentralklinik Bad Berka
Die digitale Gehaltsabrechnung schafft mehr Zeit fürs Wesentliche bei der Zentralklinik Bad Berka.
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UKS Universitätsklinikum des Saarlandes
Das Universitätsklinikum des Saarlandes verschickt digitale Gehaltsabrechnungen mit d.velop postbox
Darum sollten Sie zur digitalen Zustellung von Gehaltsdokumenten wechseln
Kosten sparen und mehr Zeit für Miteinander schaffen
- Effizienzsteigerung dank automatisierter, papierloser Prozesse.
- Kosteneinsparung, da Ausgaben für Druck, Porto, Kuvertierung und Versand entfallen.
- Zeitersparnis für Kolleg:innen in der Personalverwaltung, die sich wieder mehr personalrelevanten Fragen und Personalprojekten widmen können.
- Höchste Sicherheitsstandards für die gesamte Zustellung und darüber hinaus. (Nachweise, Transport- und Ablageverschlüsselung sowie deutsches Rechenzentrum).
- Hybride Post – Zustellung der Gehaltsabrechnungen digital und, wenn gewünscht, postalisch an „nicht digitale“ Empfänger:innen.
Keine Stammdatenpflege – Sie arbeiten wie gewohnt in Ihrem Lohnabrechnungsprogramm.
Gehaltsabrechnungen im digitalen Briefkasten
- Zeitersparnis, da kein Abheften von Papierdokumenten mehr notwendig ist.
- HR-Dokumente an einem Ort und immer griffbereit auf dem Smartphone mit der d.velop postbox App.
- Einmalige Registrierung bei lebenslanger, kostenfreier Nutzung des digitalen Briefkastens.
- 2 GB Speicherplatz inklusive für weitere persönliche Dokumente
- Briefkommunikation digitalisieren und Dokumente von verschiedenen Versendern wie Banken, Versicherungen, Ämtern und Behörden erhalten.
- Dokumente an Dritte teilen und sich somit bidirektional austauschen.
- Nachhaltige Büroarbeit und damit eine Verringerung des CO2-Fußabdrucks sowie weniger Papiermüll.
Mediathek
Alle Webinare und Whitepaper rund um die digitale Gehaltsabrechnung
Schauen Sie sich unsere Content-Angebote an und nehmen Sie die wertvollen Impulse für die Einführung der digitalen Gehaltsabrechnung in Ihrem Unternehmen mit.
Fragen und Antworten zur digitalen Gehaltsabrechnung
Die Vorteile der digitalen Gehaltsabrechnung sind vielseitig:
Kosten einsparen: Durch den Wegfall von Druck- und Portoausgaben sparen Sie erhebliche Kosten.
Zeit gewinnen: Zusätzlich gewinnen Sie wertvolle Zeit und entlasten Ihre Mitarbeitenden durch effiziente Prozesse , sodass mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Arbeitsalltag bleibt.
Höchste Sicherheitsstandards einhalten: Die digitale Zustellung der Gehaltsdokumente erfolgt verschlüsselt und DSGVO-konform.
Nachhaltige Prozesse etablieren: Nicht zuletzt dankt Ihnen die Umwelt für die Umstellung auf die digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung, da Sie Ihre Umweltbelastungen durch nachhaltige Prozesse reduzieren.
Vorteil für Ihre Mitarbeitenden: Durch hybride Zustellungsmöglichkeiten können Ihre Mitarbeitenden weiterhin entscheiden, ob sie die Gehaltsabrechnung digital oder postalisch erhalten möchten.
Ja! Laut Gesetzestext ist Mitarbeitenden „bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen“ (§ 108 GewO). Da die digitale Gehaltsabrechnung genau so der Textform entspricht wie die Lohnabrechnung in Papierform, ist die digitale Zustellung rechtsgültig. Detaillierte Infos erfahren Sie im Blogartikel: Ein Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform – gibt es das?.
Ja, gängige Systeme wie beispielsweise SAP, SAGE oder Microsoft Dynamics können problemlos an die d.velop postbox angebunden werden. Für Sie ändert sich daher kaum etwas: Die Erstellung Ihrer HR-Dokumente erfolgt wie gewohnt in Ihrem System. Daraufhin stellen Sie die Gehaltsabrechnung digital an d.velop zu – wir sind dann für die rechtssichere und verschlüsselte Verteilung an Ihre Mitarbeitenden zuständig.
Für die digitale Zustellung von Gehaltsdokumenten sind lediglich 2 Schritte notwendig: Die Erstellung der Gehaltsabrechnung im gängigen System und die anschließende Zustellung an den Softwareanbieter d.velop. Wir übernehmen dann die DSGVO-konforme Verteilung an die Mitarbeitenden – wie gewünscht auf digitalem oder postalischem Weg. Im Vergleich zur digitalen Zustellung sind bei der Zustellung auf dem Postweg insgesamt 6 Schritte notwendig: Die Dokumente werden erstellt, auf einen Drucker geschickt, sortiert, kuvertiert und frankiert, bevor sie dann auf dem Postweg verteilt werden.
Die Umstellung auf die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen geht einfach und schnell. Sie müssen keine umfangreiche Installationen durchführen und benötigen außer der d.velop postbox sowie dem virtuellen Druckertreiber keine weitere Software.
Durch hybride Zustellungsmöglichkeiten können Ihre Mitarbeitenden weiterhin entscheiden, ob sie die Gehaltsabrechnung digital oder postalisch erhalten möchten. Nachdem wir die HR-Dokumente von Ihnen auf digitalem Weg erhalten haben, kümmern wir uns um die digitale und/oder postalische Zustellung. Die digitale Zustellung der Dokumente erfolgt sofort, während wir bei der Zustellung per Post Druck, Kuvertierung, Frankierung und Zustellung übernehmen.
Durch die digitale Zustellung fallen Kosten für Druck, Kuvertierung, Porto sowie Arbeitsaufwände weg. Schauen wir uns nur die Druckkosten an, können bei 500 Mitarbeitenden und durchschnittlich 6.000 gedruckten Seiten pro Jahr insgesamt 5.260€ Druckkosten jährlich eingespart werden. Bezieht man alle Kosten mit ein, so lassen sich durch die Einführung der digitalen Zustellung etwa 50 % der Kosten einsparen. Kalkulieren Sie jetzt Ihr persönliches Einsparpotential mit unserem ROI-Rechner.
Selbstverständlich können Sie in der d.velop postbox Ihr Corporate Design einbinden, um Ihren Empfänger:innen eine gebrandete Postbox nach Ihren individuellen Vorgaben zur Verfügung zu stellen. So gewinnt die digitale Gehaltsabrechnung noch schneller Akzeptanz und Vertrauen. Mehr dazu erfahren Sie hier.
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