Digitale Collaboration Tools
Collaboration einfach erklärt
Collaboration, oder auch Kollaboration, beschreibt im Allgemeinen die Zusammenarbeit verschiedener Menschen an einem gemeinsamen Projekt. Im Kontext der Digitalisierung in KMU und anderen Unternehmen bedeutet er aber viel mehr: Hier legt die Definition von Collaboration den Fokus explizit auf die technologiegestützte Remote-Zusammenarbeit von Teams im papierlosen Büro mithilfe von Collaboration Tools.
Prozessdigitalisierung mit Collaboration-Tools
Digitale Zusammenarbeit über Grenzen hinweg
Die Team-Mitglieder können bei der digitalen Collaboration verschiedenen Abteilungen und Organisationen angehören und sich an unterschiedlichen Orten auf der ganzen Welt aufhalten. Ziel ist es, mit Collaboration-Tools eine möglichst vollständige Prozessdigitalisierung zu erreichen. Die Vision ist der Digital Workplace. Er ermöglicht einen niederschwelligen Informations- und Datenaustausch und stärkt trotz der Distanz zwischen den Team-Mitgliedern den Teamgeist. Collaboration ist die moderne Form der digitalen Zusammenarbeit – und das in Echtzeit.
Collaboration Tools wirken
- 49 % Steigerung der Arbeitseffizienz durch den Einsatz von Collaborations Tools.
- 60 % der Mitarbeiter sehen Verbesserungsbedarf im Bereich Collaboration.
- 20 % der Unternehmen setzen zur Steigerung der Collaboration bereits auf DMS Software.
Digitale Collaboration-Tools von d.velop
Die richtige Software entscheidet darüber, wie effizient Collaboration in Ihrem Unternehmen funktioniert. Dabei ist wichtig, dass alle Komponenten miteinander kompatibel sind. d.velop als erfahrener Digitalisierer berät Sie bei der Auswahl der passenden Collaboration-Software. So kommunizieren Ihre Teams auch remote reibungslos miteinander und greifen überall auf sämtliche wichtigen Informationen im Unternehmen zu. Die folgenden Collaboration-Tools von d.velop bringen Ihre Daten in den richtigen Flow.
Ein Dokumentenmanagement System bildet
die Basis für erfolgreiche Collaboration
Das Dokumentenmanagement mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) d.velop documents in der Cloud bildet die Basis für Ihre Collaboration. Speichern Sie alle Dokumente zentral ab. Richten Sie automatisierte Workflows ein, um etwa Eingangsrechnungen automatisiert zu bearbeiten und revisionssicher zu archivieren. Stellen Sie die gesamte Datensammlung zugriffsgeschützt auf einer Plattform in der Cloud zur Verfügung. Vergessen Sie uneindeutige Dateibezeichnungen. Ihr professionelles Wissensmanagement hält dank Versionierung nur noch die aktuelle Version eines Dokuments bereit.
Welche Collaboration Tools gibt es im DMS?
Kollaborative Funktionen des Dokumentenmanagement-Systems
Gemeinsame Bearbeitung
Dokumente gemeinsam bearbeiten
Zum gemeinsamen Bearbeiten können Sie die Dokumente direkt aus dem Dokumentenmanagement-System in Microsoft Office öffnen und editieren. Dabei überarbeiten Sie dank der integrierten Versionierung immer die aktuelle Version eines Dokuments. Damit Sie direkt erfahren, dass jemand eine neue Version eines Dokuments erstellt hat, nutzen Sie einfach die Abo-Funktion. So sind Sie immerup to date.. Fügen Sie einfach eine Aufgabe zum Dokument hinzu, damit Ihr Kollege direkt informiert ist, welche Arbeitsschritte bis zur Freigabe eines Dokuments noch erfolgen müssen. So senken Sie mit dem Collaboration-Tool in einem Schritt den Abstimmungsaufwand.
Workflows
Prozesse und Verantwortungen klar definieren
Die Grundlage für digitale Prozesse bilden Workflows mit digitalen Dokumenten. Mit Workflows lassen sich verschiedene Geschäftsprozesse digital abbilden: vom einfachen Urlaubsantrag über das Rechnungsmanagement bis zum Vertragsmanagement. Dabei können Sie einzelne Prozessschritte individuell gestalten und jederzeit anpassen. Step-by-Step oder auch parallel werden so die Beteiligten über anstehende Aufgaben informiert.
(Externes) Teilen
Projekte gemeinsam managen
Teilen Sie bei Bedarf Dokumente im Dokumentenmanagement-System unkompliziert auch mit Personen außerhalb Ihrer Organisation oder geben Sie diese für die Bearbeitung frei. Auf diese Weise schaffen Sie einen eigenen digitalen Projektraum. Sie können zu Dokumenten auch ganz einfach Chat-Konversationen starten und sich so direkt mit anderen über die Inhalte eines Dokuments austauschen. Das ist Collaboration, wie sie heute gelebt wird.
DMS Whitepaper
Dokumentenmanagement einfach erklärt
Was sollte eine Dokumentenmanagement-Software alles können? Und welche Vorteile bringt die Einführung? Erfahren Sie es auf 20 Seiten.
Inhalte des Whitepapers
- Digitales Dokumentenmanagement verstehen
- Die 7 wichtigsten Funktionen im Überblick
- Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung eines DMS
Online-Collaboration: die wichtigsten Funktionen Ihres DMS
- Projektarbeit an jedem Ort: Dokumente gemeinsam bearbeiten
- Definierte Prozesse und Verantwortungen
- Individuelle Zugriffsberechtigungen für mehr Sicherheit und Datenschutz
- Vereinfachtes Projektmanagement
- Eine zentrale gemeinsame Datenbank in der Cloud
- Ortsunabhängiger Zugriff auch im Homeoffice auf alle abgelegten Dokumente
- Arbeiten mit Versionierung
- E-Learning
Die Vorteile des DMS d.velop documents im Überblick
- Strukturierte und zentrale Ablage von Dokumenten
- Automatisierte, rechtssichere Archivierung von Steuerdokumenten
- Abruf und Bearbeitung von Dokumenten mobil und überall
- Einfache und schnelle Suche nach benötigten Informationen
- Möglichkeit zur Versionierung von Dokumenten
- Unterstützung von kollaborativem Arbeiten samt Dokumenten-Freigabe
- Zugriffs- und Berechtigungsmanagement für verschiedene Nutzergruppen
- Integration mit anderen Cloud-Tools möglich
Sichere digitale Zusammenarbeit in einer vertrauenswürdigen Umgebung
d.velop trust spaces ist eine sichere, digitale Vernetzungslösung für Organisationen. Mit nur einem Klick können Sie einen neuen gemeinsamen Projektbereich erstellen und beliebig vielen Organisationen einen sicheren Ort zum Verbinden und zum sicheren Austausch von Daten geben. Dieses Collaboration-Tool ermöglicht eine effektive digitale Zusammenarbeit in einer vertrauenswürdigen Umgebung – in Europa. Sie können Dokumente einfach teilen und sicher austauschen.
d.velop trust spaces
Sichere digitale Vernetzung für alle Organisationen und Menschen in Europa
Ab sofort endet die digitale Vernetzung nicht mehr an der eigenen Unternehmensgrenze – dank d.velop trust spaces:
- Kollaborative Zusammenarbeit
- Einfaches Teilen von Dokumenten
- Europäisch und vertrauensvoll
So ermöglichen wir allen Menschen in Europa eine digitale Teilhabe für ihre Dokumente.
Geschäftspost digital zustellen und empfangen – im persönlichen Postfach d.velop postbox
Dokumente wie Geschäftsbriefe, Rechnungen oder Gehaltsabrechnungen sind schützenswerte Unterlagen, die Sie Ihren Kunden, Partnern oder Mitarbeitenden rechtssicher zustellen müssen. Mit dem digitalen Briefkasten d.velop postbox erfolgt die Zustellung an alle Stakeholder verschlüsselt und mit einem Zustellnachweis – im Gegensatz zu gängigen Portalen. Alle Empfänger:innen können aus ihrem digitalen Briefkasten heraus die Dokumente mit relevanten Dritten teilen. So funktioniert eine moderne und sichere Postzustellung heutzutage.
Kommunikations-Tools: Sicherer Informationsaustausch
Direktnachrichten, Gruppenchats, Videoanrufe, Sprachmitteilungen – mit den Kommunikations-Tools im d.velop community chat nutzen Sie alle Möglichkeiten der modernen Team-Kommunikation in Echtzeit. Und noch mehr: Denn Collaboration beinhaltet neben der reibungslosen Kommunikation den schnellen und sicheren Dateienaustausch innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation mit Kollegen, Lieferanten und Kunden. DSGVO-konform, Ende-zu-Ende-verschlüsselt und „Made in Germany“.
Digitale Unterschrift: Zeit, Geld und Ressourcen sparen
Die digitale Unterschrift mit d.velop sign erleichtert die Zusammenarbeit in Unternehmen. Unterzeichnen Sie Dokumente schnell, rechtssicher und elektronisch und legen Sie sie nach dem Versand automatisch im Archiv Ihres DMS online ab. Verzichten Sie auf das Erzeugen physischer Kopien. Umgehen Sie den aufwendigen postalischen Versand. Vermeiden Sie zeitraubende Medienbrüche bei der Vertragsunterzeichnung. Arbeiten Sie einfach schneller und effizienter.
Whitepaper
Nachhaltigkeit (unter)schreibt man digital
Dieses Whitepaper vermittelt wertvolle Inhalte, welche Organisationen bei der Suche nach einer passenden digitalen Unterschrift dabei helfen, die Thematik besser zu verstehen und die richtige Wahl zu treffen.
Inhalte des Whitepapers
- Vorteile einer eSignatur
- Aktuelle Studien & Echte Use Cases
- Was ist eIDAS?
Die Vorteile von Collaboration-Tools
Online-Collaboration mit Groupware (Software-Systeme, die speziell für die Zusammenarbeit von Gruppen entwickelt wurden) ist die Arbeitsweise der Gegenwart und Zukunft. Mit Groupware überwinden Sie spielend Unternehmens- und Landesgrenzen und ermöglichen Ihren Angestellten flexible Arbeitsformen wie das Homeoffice, damit sie Job und Privatleben besser vereinen können. Machen Sie Ihre Vision von einer barrierefreien Team-Collaboration wahr, mit Groupware von d.velop. Die Vorteile sind:
- Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit
- Effizienzsteigerung durch gemeinsame Nutzung von Ressourcen
- Erleichterte Planung und Organisation von Aufgaben und Projekten
- Bessere Transparenz und Überwachung von Fortschritten und Ergebnissen
- Flexibilität durch Zugriff auf Tools und Daten von verschiedenen Standorten aus
Das sagen unsere Kunden
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Ressourcen-Einsparung dank der Mitarbeiter App
Deutsches Rotes Kreuz
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Flexibilität durch den Einsatz der digitalen Unterschrift
Managementberatung Martin Rinck
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Optimierte Prozesse mit Dokumentenmangement-System
Schoeller Textil AG
Sie möchten mehr über das Thema
Collaboration Tools erfahren?
Auf dem d.velop blog erhalten Sie Ihre regelmäßige Dosis Digitalisierung. Von Best-Practices über How-To’s bis hin zu Entscheidungsleitfäden finden Sie hier alles, um den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.
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Digitale Zusammenarbeit: Kollaboration neu & sicher gedacht
Was ist digitale Zusammenarbeit und wie können Unternehmen und Organisationen diese erfolgreich und sicher gestalten? 6 konkrete Tipps
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Wie Sie mit einer Mitarbeiter App die interne Kommunikation verbessern
Wer kennt ihn nicht, den klassischen “Flurfunk”. Eine offene und gute interne Kommunikationskultur führt bei Unternehmen jeder Größe zu einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit.
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Wie Sie mit Groupware Ihre Unternehmenskommunikation und Teamarbeit optimieren
Die Unternehmens-App als optimale Collaboration Software für Ihr Unternehmen. Kommunikation & Teamarbeit steigern mit Groupware.
FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Thema Collaboration Tools
Unter Collaboration Tools versteht man Maßnahmen und Möglichkeiten, unabhängig von Ort und Zeit in Gruppen oder in Teams zusammen zu arbeiten. Dabei dienen sie der Kommunikation bzw. Interaktion der Beteiligten.
Groupware sind Softwareanwendungen, die die Zusammenarbeit und Koordination von Arbeitsabläufen in Gruppen oder Teams unterstützen und verbessern. Groupware umfasst Funktionen wie gemeinsame Kalender, Echtzeit-Kommunikation, gemeinsame Dokumentenbearbeitung und Projektmanagement.
Groupware-Software ist darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit von Teams und Gruppen zu unterstützen. Die zentrale Funktion von Groupware besteht darin, gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, Aufgaben und Terminen zu ermöglichen. Typische Beispiele für Groupware-Software sind Kalender-Tools, Chat-Apps, Video-Konferenz-Systeme und Projektmanagement-Plattformen.
Es gibt verschiedene Collaboration-Tools. Sie ermöglichen es, online und in Echtzeit mit anderen zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und Dateien zu teilen. Diese Tools bieten auch Funktionen wie Video- und Audiokonferenzen, virtuelle Whiteboards und Projektmanagement-Tools.
Collaboration stärkt und strukturiert die vernetzte Teamarbeit in Unternehmen und optimiert die Arbeitsprozesse. Mit Hilfe von Collaboration findet Kommunikation themenbezogen statt, nicht mehr personenbezogen.
Ein Collaboration System ist eine Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit in einer Gruppe über zeitliche und/oder räumliche Distanz hinweg.
Software Demo
Lernen Sie die d.velop Software kennen
Fordern Sie mit wenigen Klicks Ihre individuelle Live-Demo zur Software von d.velop an. Lassen Sie sich die Software live vorführen und stellen Sie direkt Ihre Fragen. Einfach Formular ausfüllen und wir melden uns bei Ihnen.