Rechnung
Definition Rechnung
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist ein formelles Dokument, das den Austausch von Waren, Dienstleistungen oder Vermögenswerten zwischen zwei Parteien dokumentiert und die finanziellen Verpflichtungen festlegt, die eine Partei gegenüber der anderen hat. Sie dient als schriftlicher Nachweis für eine Transaktion und enthält in der Regel detaillierte Informationen über die gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen sowie die entsprechenden Kosten.
Die Pflichtangaben einer Rechnung umfassen typischerweise:
- Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
- Rechnungsnummer: Eine eindeutige Identifikationsnummer, die dazu dient, die Rechnung zu verfolgen und zu archivieren.
- Name und Adresse des Verkäufers und des Käufers: Die rechtlichen und/oder geschäftlichen Namen sowie die Adressen sowohl des Verkäufers (Lieferanten) als auch des Käufers (Kunden).
- Beschreibung der gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen: Eine detaillierte Auflistung der Produkte oder Dienstleistungen, die Gegenstand der Transaktion sind. Dies kann eine Beschreibung, Menge, Einheitspreis, Gesamtpreis und gegebenenfalls weitere relevante Informationen umfassen.
- Gesamtbetrag: Der Gesamtbetrag, den der Käufer dem Verkäufer schuldet, einschließlich eventueller Steuern, Versandkosten oder anderer Gebühren.
- Zahlungsbedingungen: Die vereinbarten Bedingungen für die Bezahlung der Rechnung, einschließlich des Fälligkeitsdatums und der akzeptierten Zahlungsmethoden.
Rechnungen dienen nicht nur als Beleg für eine abgeschlossene Transaktion, sondern haben auch mehrere weitere Funktionen:
- Buchhaltung und Finanzverwaltung: Rechnungen sind entscheidend für die Buchführung eines Unternehmens und ermöglichen die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben sowie die Erstellung von Finanzberichten.
- Steuern und rechtliche Einhaltung: Rechnungen sind wichtig für die Einhaltung steuerlicher Vorschriften und gesetzlicher Bestimmungen. Sie dienen als Grundlage für die Berechnung von Steuern und können im Falle von Prüfungen oder rechtlichen Streitigkeiten als Beweismittel dienen.
- Beziehungspflege zu Kunden und Lieferanten: Durch die klare und transparente Darstellung von Transaktionen fördern Rechnungen das Vertrauen und die Zufriedenheit der Kunden und Lieferanten.
- Nachverfolgung von Zahlungen: Rechnungen dienen als Referenzpunkt für die Überwachung von Zahlungseingängen und die Verfolgung von ausstehenden Zahlungen.
Insgesamt sind Rechnungen ein unverzichtbares Instrument für die Finanzverwaltung und den Geschäftsbetrieb, das eine effiziente und transparente Abwicklung von Transaktionen ermöglicht.
Herausforderungen beim Verarbeiten
von Rechnungen
Die Verarbeitung von Rechnungen stellt Unternehmen vor vielfältige Hürden: von unterschiedlichen Formaten und unklaren Angaben bis hin zur Einhaltung von Compliance-Standards. Effiziente Prozesse und Technologie sind entscheidend, um Fehler zu minimieren und die Arbeitsabläufe zu optimieren.
Kosten managen
Effizientes Budgetieren und Überwachen von Verbindlichkeiten und dazugehörigen Ermäßigungen.
Rechtssicher arbeiten
Sicherstellen, dass alle Bedingungen eingehalten und gesetzliche Vorschriften erfüllt werden.
Dokumente verwalten
Effektive Organisation, Speicherung und Zugriff auf alle Rechnungen und relevante Informationen.
Rechnungen INTELLIGENT IM UNTERNEHMEN VERWALTEN
Rechnungen digital und automatisiert im Unternehmen verarbeiten
Rechnungen sind ein zentraler Bestandteil des betrieblichen Alltags und jedes Unternehmen verarbeitet Rechnungen für Waren, Dienstleistungen und Vermögenswerte. Sie dokumentieren Transaktionen und dienen der Buchhaltung. Mit der kommenden E-Rechnungspflicht stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Prozesse anzupassen. Elektronische Rechnungen bieten Effizienzvorteile, erfordern jedoch auch sichere Systeme und Compliance mit den neuen Vorschriften. Die Umstellung eröffnet Chancen für automatisierte Workflows und Kosteneinsparungen, erfordert aber auch Investitionen in Technologie und Schulungen für Mitarbeiter:innen.
So digitalisieren/automatisieren Sie alle Schritte bei der Rechnungsverarbeitung
Rechnung scannen
Papierbasierte Belege werden mittels Scanner erfasst, digitalisiert und in die Software importiert. Das Scannen von Rechnungen ermöglicht eine effiziente Umwandlung von Papier in digitale Formate und erleichtert die Archivierung. Elektronische Rechnungen, wie X-Rechnungen oder im ZUGFeRD-Format werden automatisch in die Software übertragen. Die Digitalisierung von Rechnungen erleichtert die Verarbeitung, reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt den Workflow.
Rechnung bearbeiten
Alle wichtigen Informationen einer Rechnung wie Kopf-, Fuß- und Positionsdaten werden automatisch erfasst und sind jederzeit und von überall aus verfügbar. Das manuelle Abtippen und Übertragen von Daten gehört somit der Vergangenheit an. Die Digitalisierung ermöglicht es, Rechnungen schnell und effizient zu bearbeiten, zu korrigieren und zu genehmigen, was die Arbeitsabläufe erheblich vereinfacht und beschleunigt.
Rechnung teilen
Nachdem die Daten erkannt und bearbeitet wurden, stehen sie zur Überprüfung und Freigabe bereit. Anwender:innen haben auch die Möglichkeit, Rechnungen im Rahmen vorher festgelegter Berechtigungskonzepte untereinander zu teilen, beispielsweise bei Rückfragen zu einer Rechnung oder für eine weitere Prüfung.
Whitepaper
Digitale & automatisierte Rechnungsverarbeitung: So sieht das Rechnungsmanagement von morgen aus!
In diesem Whitepaper erhalten Sie einen Überblick über die grundlegenden Funktionalitäten einer modernen digitalen Rechnungsverarbeitungslösung.
- Studien zur digitalen Rechnungsverarbeitung, elektronische Rechnungsformate und digitale Transformation
- Prozess im Überblick
- Funktionsumfang der digitalen Rechnungsverarbeitung
- Nahtlose Integration in Ihre Bestandssysteme (ERP-, Fibu- & WaWi)
Rechnung prüfen
Der digitale Freigabe-Workflow sowie die Bedingungen für einzelne Prüfschritte sind nach Ihren Anforderungen anpassbar. Sie können Prüf- und Freigabeprozesse gemäß Ihren Regeln gestalten und so eine maßgeschneiderte Kontrollstruktur implementieren. Beim Rechnung prüfen und freigeben hilft zudem der automatisierte 3-Wege-Abgleich wodurch aufwändige manuelle Vergleiche entfallen, was Zeit und Ressourcen spart.
Rechnung verwalten
Durch die nahtlose Integration in Ihre bestehende Systeme (ERP-, Fibu & WaWi) können Sie leichter Ihre Rechnungen verwalten. Sie ermöglicht eine direkte Verknüpfung mit Ihrem Bestellwesen und den buchhalterischen Abläufen. Damit wird ein effizientes Management und eine lückenlose Nachverfolgung der Rechnungen gewährleistet.
Rechnung archivieren
Die gebuchten Rechnungen werden revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt und aufbewahrt. Sie sind zu jeder Zeit und von jedem Ort auffindbar. Der Zugriff auf die archivierten Rechnungen wird dabei über individuelle Berechtigungsstrukturen gesteuert.
Use-Case aus der Praxis
Wie die Agravis Raiffeisen AG elektronische Rechnungsformate verarbeitet?
Weitere Videos zum Thema Rechnung:
FAQ Rechnungen
Häufige Fragen zum Thema Rechnungen
Die Digitalisierung von Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich: Sie vereinfacht nicht nur die Archivierung und den Zugriff auf Dokumente, reduziert den Papierverbrauch und erhöht die Effizienz in der Finanzverwaltung. Zudem stärkt sie die Datensicherheit durch Backup-Funktionen und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten durch eine organisierte Ablage.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht hat bedeutende Auswirkungen auf Unternehmen. Zum einen erfordert sie eine Anpassung der bestehenden Prozesse und Systeme, um elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren.
Weiterhin bietet die E-Rechnungspflicht jedoch auch Chancen für Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen. Die automatisierte Verarbeitung elektronischer Rechnungen ermöglicht schnellere Prozesse, reduziert Fehler und erleichtert die Compliance mit steuerlichen und rechtlichen Vorgaben.
Für Unternehmen bedeutet die Einführung der E-Rechnungspflicht daher nicht nur eine Herausforderung, sondern auch eine Gelegenheit, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Wettbewerbsvorteile zu erlangen.
Mehr zum Thema E-Rechnungspflicht finden Sie auch auf unserer Themenseite
E-Invoicing bezeichnet die elektronische Übermittlung von Rechnungsdaten zwischen Geschäftspartnern. Anstatt Papierrechnungen werden diese in digitaler Form (z.B.: XRechnung oder auch ZUGFeRD) erstellt, versendet und empfangen. Dies ermöglicht effizientere Transaktionen, schnellere Zahlungsabwicklung und reduziert den Papierverbrauch.
Optimieren Sie Ihr Rechnungsmanagement durch digitale Lösungen. Nutzen Sie Software zur automatisierten Rechnungsverarbeitung, implementieren Sie ein elektronisches Archivierungssystem und verwenden Sie digitale Freigabe-Workflows. Dadurch reduzieren Sie manuellen Aufwand, beschleunigen Genehmigungsprozesse und steigern die Effizienz.
Software demo
Digitale Rechnungsverarbeitung live erleben
Sie möchten die digitale Rechnungsverarbeitung live erleben? Dann einfach Formular ausfüllen und Software Demo anfordern.