Lohnabrechnung
Definition Lohnabrechnung
Was ist eine Lohnabrechnung?
Gemäß §108 GewO ist jedem/r Arbeitnehmer:in bei Zahlung des Arbeitsentgelts ein Beleg in schriftlicher Form zuzustellen. Eine Lohnabrechnung ist ein solcher Beleg und muss mindestens Auskunft über die Zusammensetzung und den Abrechnungszeitraum geben. Insbesondere folgende Bestandteile sind bezüglich der Zusammensetzung relevant:
- Art und Höhe der Zuschläge
- Zulagen
- Sonstige Vergütungen
- Art und Höhe der Abzüge
- Abschlagzahlungen
- Vorschüsse
Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Im Vergleich zu fixen Gehältern auf Gehaltsabrechnungen, können Löhne auf Lohnabrechnungen monatlich variieren. Denn in der Regel werden beim Lohn tatsächlich geleistete Arbeitsstunden mit dem vereinbarten Stundenlohn multipliziert. Es können jedoch auch andere Berechnungsgrundlagen wie etwa eine produzierte Stückzahl herangezogen werden. Entgeltabrechnungen sind als Oberbegriff von Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu verstehen. Die Bestandteile beider Abrechnungsformen sind nahezu identisch. Lediglich die Berechnung des Bruttoentgeltes erfolgt auf unterschiedliche Weise.
Entgeltabrechnungen dienen nicht nur Arbeitnehmer:innen als Einkommensnachweis in den unterschiedlichsten Lebenslagen. Denkbar sind hier Situationen wie etwa die Wohnungssuche, die Beantragung von Elterngeld oder BAföG, ein Kreditantrag bei der Bank oder aber der Nachweis für Rentenansprüche. Auch für Arbeitgeber haben Lohnabrechnungen eine steuerliche und rechtliche Relevanz. Arbeitgeber sind darüber hinaus verpflichtet, Lohnabrechnungen nicht nur zuzustellen, sondern diese auch im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu archivieren.
Herausforderungen beim Zustellen
und Aufbewahren von Lohnabrechnungen
Lohnverantwortliche Personen in Organisationen kennen den Prozess, eine Lohnabrechnung zu erstellen, zu bearbeiten, zu prüfen, zu verschicken und aufzubewahren, nur zu gut. Auch wenn die einzelnen Prozessschritte zur monatlichen Routine geworden sind, bedeutet das nicht, dass sie kein Optimierungspotenzial haben. Ganz im Gegenteil: Altbekannte Prozesse, wie das Ausdrucken, die Kuvertierung und der postalische Versand der Lohnabrechnungen, sind nicht nur teuer, sondern unterliegen zudem einigen Medienbrüchen.
Medienbrüche beanspruchen zum einen kostbare Zeit des Personals und zum anderen gefährden sie die Sicherheit der zu übermittelnden Informationen. Wird eine Lohnabrechnung digital erstellt, anschließend ausgedruckt und dem/der Empfänger:in zugestellt, der/die sie dann wieder einscannt, so können auf der Dokumentenreise wichtige Informationen verloren gehen oder verfälscht werden. Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass beim Versand per (Haus-)Post sensible Informationen von unbefugten Dritten eingesehen werden können.
86 Prozent
Deutscher Unternehmen möchten Briefpost durch digitale Lösungen ersetzen.
3,10 Euro
kann ein Unternehmen pro digitaler Lohnabrechnung sparen.
20 Bäume
werden p.a. für Druckerpapier eines Unternehmens (30 Pers.) benötigt.
Lohnabrechnung effizient und sicher gestalten
Entgeltabrechnungen digital, medienbruchfrei und sicher zustellen
Mit der digitalen Lohnabrechnung über d.velop postbox gelingt ein medienbruchfreier Lohnabrechnungsprozess. Einmal digital erstelle Lohnabrechnungen können in ihrer Form unverändert zugestellt und archiviert werden, sodass Sie jegliche Schritte im Gesamtprozess nachvollziehen können.
Durch die Nutzung des digitalen Postfachs d.velop postbox können Sie Ihren Mitarbeitenden alle relevanten HR-Dokumente wie Lohnabrechnungen digital, DSGVO-konform, rechtssicher und -gültig mit Zustellnachweis zustellen.
- deutscher Cloud-Service
- Rechenzentren mit georedundanten Standorten in Deutschland und ISO 27001 Zertifizierung
- 2-Faktor-Authentifizierung
- Zugriff ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen (SSL) möglich
- Jedes Dokument ist grundsätzlich verschlüsselt (AES 256-Bit)
- Verschlüsselte Übertragung (z. B. Windows Client & link)
Lohnabrechnung digitalisieren: So gelingt die digitale Zustellung
Lohnabrechnung erstellen und bearbeiten
Erstellen, prüfen und bearbeiten Sie die Lohnabrechnung wie gewohnt in Ihrem bestehenden Lohnabrechnungssystem, wie etwa SAP, Sage, Dynamics, DATEV, LOGA und profitieren sie von einer direkten Anbindung an d.velop postbox.
Lohnabrechnung digital zustellen
Über d.velop postbox senden Sie Lohndokumente sicher, rechtsgültig und durch einen einfachen Klick mit Zustellnachweis an Ihre Belegschaft. Die Dokumente werden in einer festgelegten Ordnerstruktur bereitgestellt. Zusätzliche Sicherheit bieten die verschlüsselte, DSGVO-konforme Zustellung und die 2-Faktor-Authentifizierung der d.velop postbox. Wie der digitale Zustellprozess genau aussieht, erfahren Sie in unserem Whitepaper.
Möglichkeit der hybriden Zustellung von Lohnabrechnungen
Nach dem ersten Schritt, die Entgeltabrechnung zu erstellen, zu prüfen und zu bearbeiten, findet die Übermittlung als Datei, beispielsweise im PDF-, XML- oder Druckerstromformat, an die d.velop Software statt. An dem Punkt können Sie wählen, ob Sie die Lohnabrechnungen digital oder per Post an Ihre Mitarbeitenden senden möchten. Beide Zustellarten sind für Sie mit einem Klick erledigt und werden von d.velop durchgeführt.
Best Practice Webinar
Digitale Gehaltsabrechnungen aus Ihrem Lohnabrechnungssystem an Mitarbeitende versenden – so geht´s!
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Wie die nahtlose Integration Ihres bestehenden HR-Systems an die d.velop Software und der medienbruchfreie Zustellprozess funktioniert, erfahren Sie im Webinar.
Dieses Webinar ist geeignet für
- Personalabteilung
- Personalverwaltung
- Entscheidungsträger:innen in Unternehmen
Lohnabrechnung digital empfangen und aufbewahren
Mitarbeitende: Lohnabrechnung empfangen und ablegen
Mitarbeiter:innen empfangen schützenswerte Personaldokumente und betriebsbezogene Unterlagen in ihrem persönlichen digitalen Briefkasten – der d.velop postbox App – über ihr privates Smartphone. So haben Sie ihre Gehaltsabrechnungen immer griffbereit an einem Ort.
Arbeitgeber: Lohnabrechnung aufbewahren
Arbeitgeber sind verpflichtet, Lohnabrechnungen nicht nur zuzustellen, sondern diese auch im Rahmen der gesetzlichen Frist aufzubewahren. Ein DMS wie d.velop documents erfüllt strenge Anforderungen der GoBD und unterstützt bei der revisionssicheren Archivierung elektronischer Lohndokumente. d.velop documents lässt sich unkompliziert an d.velop postbox anbinden. So kann die Aufbewahrungsfrist von Lohnabrechnungen digital und unkompliziert eingehalten werden. Im Vergleich zum altbekannten Aktenschrank oder der papierbasierten Ablage, gehen bei einem digitalen Aktenarchiv keine Unterlagen verloren.
Praktischer Zusatz: Keine Stammdatenpflege notwendig
Die d.velop postbox ist eine Cloud-Lösung und Eigentum der Empfänger:innen. Jede:r pflegt die eigenen Daten (Name, E-Mail, Adresse, etc.) selbstständig im Account. Dadurch entfällt für die Personalverwaltung zusätzlicher Aufwand bei der Verwaltung der Empfängerkonten und der Stammdatenpflege.
Vorteile der digitalen Lohnabrechnung
Ressourcen sparen und mehr Zeit fürs Wesentliche schaffen
- Effizienzsteigerung und Nachhaltigkeit dank schlanker, papierloser Prozesse
- Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Druck-, Porto-, Kuvertierungs- und Versandkosten
- Zeitersparnis in der Personalverwaltung und somit mehr Zeit für personalrelevante Themen und Projekte
- Höchste Sicherheitsstandards für die gesamte Zustellung und darüber hinaus durch Nachweise, Transport- und Ablageverschlüsselung sowie ein deutsches Rechenzentrum
- Hybride Post ermöglicht die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen und optional auch die postalische Zustellung an „nicht digitale“ Empfänger:innen
- Nahtlose Anbindung an Ihre Bestandssysteme
- Keine Stammdatenpflege
Unkomplizierte Verwaltung der HR-Dokumente
- Zeitersparnis, da kein Abheften von Papierdokumenten mehr notwendig ist
- HR-Dokumente an einem Ort und immer griffbereit auf dem Smartphone mit der d.velop postbox App
- Einmalige Registrierung bei lebenslanger, kostenfreier Nutzung des digitalen Briefkastens
- 2 GB Speicherplatz inklusive für weitere persönliche Dokumente
- Dokumente an Dritte teilen und sich somit bidirektional austauschen
- Nachhaltige Büroarbeit und damit eine Verringerung des CO2-Fußabdrucks sowie weniger Papiermüll
ROI-Rechner
Einsparpotenziale für die Lohnbuchhaltung und die Personaladministration
Die papierbasierte Zustellung der Lohnabrechnungen ist ein kostspieliger Prozess. Der Druck, das Sortieren, die Konfektionierung und Kuvertierung sowie der postalische Versand sind nicht nur aufwendig, sondern auch teuer.
Mit d.velop postbox stellen Sie Lohnabrechnungen digital und unkompliziert zu und sparen so Zeit und Kosten. Doch welche Ersparnis kann Ihr Unternehmen konkret erwarten?
Finden Sie es ganz einfach in nur 3 Schritten mit unserem ROI-Rechner heraus.
Use-Cases aus der Praxis
Ausgewählte Anwendungsfälle der digitalen Lohnabrechnung
Mit d.velop postbox haben alle Empfänger:innen ein eigenes Postfach, über das Arbeitgeber Lohnabrechnungen rechtssicher und digital zustellen können. Schauen Sie sich ausgewählte Anwendungsfälle der digitalen Lohnabrechnung im Detail an
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Zentis GmbH & Co. KG
Der Fruchtverarbeiter Zentis setzt auf die digitale Zustellung von Lohnabrechnungen.
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Schulz Systemtechnik GmbH
Mit dem digitalen Versand von Lohnabrechnungen spart die Schulz Systemtechnik GmbH 2.500€ pro Monat.
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Zentralklinik Bad Berka
Die digitale Lohnabrechnung schafft mehr Zeit fürs wesentliche bei der Zentralklinik Bad Berka.
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Loh Services GmbH
Die Loh Services GmbH spart durch digitale Lohnabrechnungen mehr als 4.000 Briefe im Monat ein.
Mit der Einführung der Digitalpost geben wir Millionen unserer Kunden die Möglichkeit, diese immer und überall empfangen zu können – schnell und zuverlässig. Zusätzlich leisten wir damit einen großen Beitrag für die Umwelt.
Kathrin Gronau
Chief Customer Officer
DAK-Gesundheit
FAQ Lohnabrechnung
Häufige Fragen zur Lohnabrechnung
Kosteneinsparung: Durch den Wegfall von Druck- und Portoausgaben sparen Sie erhebliche Kosten.
Zeitgewinn: Durch effiziente Prozesse, sodass mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Arbeitsalltag bleibt.
Höchste Sicherheitsstandards: Die digitale Zustellung der Lohndokumente erfolgt verschlüsselt und DSGVO-konform.
Nachhaltige Prozesse: Nicht zuletzt dankt Ihnen die Umwelt für die Umstellung auf die digitale Lohnabrechnung, da Sie Ihre Umweltbelastungen durch nachhaltige Prozesse reduzieren.
Vorteile für Ihre Mitarbeitenden: Mitarbeitenden können weiterhin entscheiden, ob sie die Gehaltsabrechnung digital oder postalisch erhalten möchten. Darüber hinaus sind für sie 2 GB Speicherplatz inklusive, sodass sie alle wichtigen Dokumente zentral an einem Ort ablegen können und sie am Smartphone jederzeit griffbereit haben.
Ja! Laut Gesetzestext ist Mitarbeitenden „bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen“ (§ 108 GewO). Da die digitale Lohnabrechnung genau so der Textform entspricht wie die Lohnabrechnung in Papierform, ist die digitale Zustellung rechtsgültig. Detaillierte Infos erfahren Sie im Blogartikel: Ein Recht auf Gehaltsabrechnung in Papierform – gibt es das?.
Ja, gängige Systeme wie beispielsweise SAP, SAGE, DATEV oder Microsoft Dynamics können problemlos an die d.velop postbox angebunden werden. Die Erstellung Ihrer HR-Dokumente erfolgt wie gewohnt in Ihrem System. Daraufhin stellen Sie die Lohnabrechnung digital an d.velop zu – wir sind dann für die rechtssichere und verschlüsselte Verteilung an Ihre Mitarbeitenden zuständig. Weitere Informationen erhalten Sie im Webinar: ZUM WEBINAR
Die Umstellung auf die digitale Zustellung von Lohnabrechnungen geht unkompliziert und schnell. Sie müssen keine umfangreichen Installationen durchführen und benötigen außer der d.velop postbox sowie dem virtuellen Druckertreiber keine weitere Software.
Durch die digitale Zustellung fallen Kosten für Druck, Kuvertierung, Porto sowie Arbeitsaufwände weg. Schauen wir uns nur die Druckkosten an, können bei 500 Mitarbeitenden und durchschnittlich 6.000 gedruckten Seiten pro Jahr insgesamt 5.260€ Druckkosten jährlich eingespart werden. Bezieht man alle Kosten mit ein, so lassen sich durch die Einführung der digitalen Zustellung etwa 50 % der Kosten einsparen. Kalkulieren Sie jetzt Ihr persönliches Einsparpotential mit unserem ROI-Rechner.
Software Demo zur digitalen Lohnabrechnung
Digitale Lohnabrechnung live erleben
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