Lieferschein
Definition Lieferschein
Was ist ein Lieferschein?
Der Lieferschein ist ein Dokument, welches Auskunft über die gelieferten Waren gibt. Der Absender, in der Regel der Hersteller des Produkts oder ein Händler, erstellt den Lieferschein und legt diesen meist in Papierform der Sendung bei. Er ist für den Empfänger bestimmt und, anders als die Rechnung, die auch separat versendet werden kann, begleitet das Dokument die Warenlieferung auf dem gesamten Versandweg. Daher wird der Lieferschein auch als Warenbegleitschein bezeichnet.
Für Unternehmen erfüllt der Lieferschein wichtige Zwecke, insbesondere in den Bereichen Warenwirtschaft, Buchhaltung und Kundenbeziehung:
- Rechtliche Dokumentation: Ein Lieferschein dient als rechtliches Dokument, das den Versand und die Lieferung von Waren dokumentiert. Er enthält wichtige Informationen wie den Namen und die Adresse des Absenders und des Empfängers, eine Beschreibung der gelieferten Waren, die Menge, das Gewicht und gegebenenfalls den Wert der Waren sowie das Lieferdatum.
- Nachweis der Lieferung: Der Lieferschein dient als Nachweis dafür, dass die bestellten Waren ordnungsgemäß geliefert wurden. Dies ist wichtig, um Streitigkeiten über Lieferungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass Kunden die bestellten Waren erhalten haben.
- Buchhaltung und Inventarmanagement: Lieferscheine sind auch für die Buchhaltung und das Inventarmanagement entscheidend. Sie helfen Unternehmen, den Bestand zu verfolgen, indem sie den Versand von Waren aus dem Lager dokumentieren. Außerdem dienen sie als Grundlage für Rechnungen und Zahlungen an Lieferanten.
- Kundenbeziehungen: Lieferscheine können auch dazu beitragen, die Kundenbeziehungen zu stärken, indem sie einen professionellen und zuverlässigen Eindruck vermitteln. Ein ordnungsgemäß ausgefüllter Lieferschein zeigt, dass das Unternehmen Wert auf eine genaue und effiziente Abwicklung von Bestellungen legt.
- Rückverfolgbarkeit und Qualitätskontrolle: Lieferscheine ermöglichen es Unternehmen, den Versand von Waren zu verfolgen und sicherzustellen, dass die richtigen Produkte an die richtigen Kunden geliefert wurden. Sie dienen auch als Grundlage für Qualitätskontrollen, indem sie Informationen über die gelieferten Waren und deren Zustand enthalten.
Der Lieferschein hat in Unternehmen oft Berührungspunkte mit mehr als nur einer Fachabteilung und begleitet die Ware über den gesamten Lieferprozess bis hin zum Empfänger.
Herausforderungen beim Verwalten von Lieferscheinen
Der Umgang mit Lieferscheinen ist bei vielen Organisationen noch stark papierbasiert. Das liegt häufig daran, da das Dokument der Lieferung noch physisch beiliegt. Hieraus entstehen manuelle und intransparente Prozesse. Mitarbeitende müssen die Angaben und Daten, die auf den Lieferscheinen vermerkt sind, manuell in das System eingeben und prüfen. Im weiteren Prozess verbergen sich noch weitere Gesichtspunkte, die es zu bedenken gilt.
Risiko von Verlust oder Beschädigung
Effizienz und Kosten
Archivierung und Aufbewahrung
Lieferscheine digital im Unternehmen verwalten
Lieferscheine digital im Unternehmen verwalten
Ein digitaler Prozess rund um den Lieferschein kann für viele Unternehmen aus den verschiedensten Branchen relevant sein. Durch eine Digitalisierung des Dokuments wird eine hohe Transparenz erreicht, da alle relevanten Daten zentral erfasst und leicht zugänglich sind. Die digitale Verwaltung verbessert nicht nur die Daten, Genauigkeit und Nachverfolgbarkeit, sondern den gesamten Ablauf im Unternehmen.
Digitaler Lieferschein-Prozess für Versender
Lieferschein digital verwalten
Mithilfe eines ERP-Systems wird der Lieferschein erstellt. Durch die nahtlose Integration an d.velop documents kann das erzeugte Dokument direkt der entsprechenden digitalen Akte anhand der ausgelesenen Informationen zugewiesen und dort abgelegt werden. Somit entsteht unternehmensweit eine vollständige und transparente Übersicht aller Dokumente – ortsunabhängig und papierlos.
Lieferschein unterschreiben
Sparen Sie sich Zeit und Prozesskosten mit der elektronischen Signatur Software. Mithilfe von d.velop sign können Dokumente rechtssicher und ortsunabhängig in wenigen Klicks unterschrieben werden. Der Lieferschein kann mithilfe eines automatisierten Prozesses durch die Organisation laufen und von den relevanten Personen digital unterzeichnet werden.
Lieferschein quittieren
Der beigelegte Lieferschein ist beim Empfänger angekommen und Sie erhalten im Rücklauf den quittierten Lieferschein. Dieser findet automatisiert seinen Weg, mithilfe des ausgelesenen Barcodes, in die entsprechende digitale Akte und ordnet sich dem im Anfang erstellten Lieferschein zu. So erhalten Sie eine vollständige und digitale Dokumentation des Versandprozesses.
Whitepaper
ECM-Strategie erfolgreich im Unternehmen einführen
In diesem Whitepaper klären wir Sie über mögliche Risiken und Stolpersteine auf, um für Sie einen reibungslosen Projektstart zu ermöglichen. Darüber hinaus geben wir Ihnen wertvolle Tipps für die erfolgreiche Einführung einer Enterprise-Content-Management-Strategie. Zudem erhalten Sie eine Checkliste an Fragen, die Sie sich vor der Implementierung einer ECM-Software stellen sollten, um auch langfristig erfolgreich zu sein.
Inhalte des Whitepapers
- Was bedeutet die Einführung einer ECM-Strategie für Unternehmen?
- Was ist eine ECM-Strategie?
- Warum ist eine ECM-Strategie wichtig?
- Die Basis für eine erfolgreiche Einführung
- 8 Tipps für die erfolgreiche Einführung von ECM
- Einführung in kleinen Schritten: Was ist zu beachten?
- Roadmap in die Zukunft
Digitaler Lieferschein-Prozess für Empfänger
Lieferschein empfangen und digitalisieren
Ob Sie Ihren Lieferschein in Papierform oder per Mail erhalten: verarbeiten Sie mithilfe unserer Scan- und Klassifizierungsmöglichkeiten, die ein fester Bestandteil von d.velop documents sind, das eingegangene Dokument. Lassen Sie sich die Daten, mithilfe von OCR-Erkennung, zuverlässig auslesen und digitalisieren Sie die Informationen sekundenschnell.
Lieferschein verarbeiten und ablegen
Das Dokument wird automatisch klassifiziert und die relevanten Daten werden für Folgesysteme bereitgestellt. Durch nahtlose Integration kann im SAP-System ein digitaler Lieferscheinworkflow gestartet werden. Falls die Ware bisher nicht erfasst wurde, aber der Lieferschein per E-Mail eingegangen ist, wird er in eine Warteschlange verschoben. Nach Wareneingang und Prüfung wird der Lieferschein automatisch in der digitalen Aktenstruktur verfügbar gemacht und kann zeit- und ortsunabhängig eingesehen werden. Dieser Prozess ist anpassbar an verschiedene Szenarien.
Lieferschein verwalten und archivieren
Verwalten und archivieren Sie Ihre Lieferscheine langfristig mit einem Dokumentenmanagement-System. Mit Enterprise Search und Künstlicher Intelligenz lassen sich Informationen schnell im digitalen Archiv suchen und finden. So sind all ihre Lieferscheine revisionssicher und GoBD-konform archiviert.
d.velop Blog
Weitere Artikel zum Thema gibt es hier
FAQ Lieferschein
Häufige Fragen zum Lieferschein
Grundsätzlich besteht für kein Unternehmen eine gesetzliche Vorschrift zur Erstellung von Lieferscheinen. Dennoch hat es sich in der Unternehmenspraxis als Standard etabliert. Er dient als Nachweis für die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen und wird oft benötigt, um den Erhalt und den Inhalt einer Lieferung zu bestätigen. In vielen Geschäftstransaktionen ist ein Lieferschein obligatorisch, um den ordnungsgemäßen Ablauf des Lieferprozesses zu dokumentieren.
Folgende Funktionen übernimmt dieser im Warenverkehr:
– Nachweis über ordnungsgemäße Warenzustellung
– Informationsgrundlage über Umfang und Art der eingetroffenen Güter
– Kontrollbeleg über Menge, Art und Qualität der gelieferten Güter
Auch wenn Lieferscheine optional sind, sollten sie dennoch bestimmte wichtige Informationen enthalten, ähnlich wie Angaben auf Rechnungen. Dies hilft, Missverständnisse sowohl für den Absender als auch für den Kunden zu vermeiden. Folgende Angaben sind daher wichtig:
· Verkäufername und -adresse
· Kundenname und -adresse
· Ausstellungsdatum
· Lieferdatum
· Beschreibung der bestellten Waren
· Mengenangaben der einzelnen Waren
· Optional: Kundenunterschrift und -stempel zur Bestätigung der Lieferung
Da es grundsätzlich keine gesetzliche Vorschrift zur Erstellung von Lieferscheinen gibt, kann man ihn vernichten, sobald der entsprechende Rechnungseingang beim Empfänger erfolgt ist. Man darf ihn jedoch nicht vernichten, wenn das Dokument eine Belegfunktion hat. In folgendem Blogartikel erfahren Sie die wichtigsten Fakten rund um die Aufbewahrungsfrist von Lieferscheinen.
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