E-Mail in Unternehmen & Organisationen

So beherrscht und archiviert Ihr Unternehmen E-Mails sicher und erfolgreich!

E-Mail-Archivierung mit d.velop Software

Wussten Sie, dass Sie einige Ihrer E-Mails im Original speichern und aufbewahren müssen? Ohne Softwareunterstützung, belastet das auf Dauer die Postfächer – und ein Postfach ist keine rechtssicherere Archivierung. Eine Software für E-Mail-Archivierung ist die Lösung für diese Anforderung.

Definition E-Mail

Was ist eine E-Mail?

Eine E-Mail ist eine elektronische, briefähnliche Nachricht, die sich heute zu einer unverzichtbaren Methode des Schriftverkehrs entwickelt hat und am fortschreitenden Digitalisierungsprozess als eine regelrechte Ablösung von Briefen und Faxnachrichten beteiligt ist.


Der Begriff „E-Mail“ ist eine Abkürzung für „electronic mail“ und bezeichnet den digitalen Schriftverkehr über das Internet, der kostenfrei versendet und empfangen werden kann. E-Mails ermöglichen einen weltweiten und zeitunabhängigen Zugriff über E-Mail-Programme oder Browser. Sie ermöglichen zahlreiche Vorteile wie eine unbegrenzte Zeichenanzahl, Dokumente anzuhängen, direkte Terminvereinbarungen und die problemlose Integration in andere Programme.

Bestandteile einer professionellen E-Mail

  • Betreffzeile: Im Betreff wird der Inhalt der Nachricht in einer prägnanten Headline zusammengefasst, damit Empfänger:innen die E-Mail unmittelbar zuordnen können.
  • Kopfzeile: Hier ist die E-Mail-Adresse des jeweiligen Absendenden und des Empfangenden platziert. Die Kopfzeile kann auch ein selbst vergebenes Synonym statt der E-Mail-Adresse sein, zum Beispiel „Vorname, Name“.  
  • CC/BCC: Es besteht die Möglichkeit, eine Kopie der E-Mail an weitere Empfänger: innen zu senden. E-Mail-Adressen im CC („carbon copy“) können von anderen gesehen werden, wobei Adressen im BCC („blind carbon copy“) eine Blindkopie darstellen und somit nicht einsichtig sind. Letzteres findet etwa Einsatz, um die Privatsphäre der Empfänger: innen zu schützen.
  • Textkörper/Body: Der Textkörper enthält die zu übermittelnde Nachricht, den Inhalt der E-Mail. Eingeleitet wird in einer geschäftlichen E-Mail mit einer passenden Begrüßung und einer kurzen Erläuterung zum Grund der Nachricht. Es folgt der Hauptteil, indem alle Informationen enthalten sind, gefolgt von einem Schlusssatz mit Grußformel.
  • E-Mail-Signatur: Sie befindet sich am Ende einer jeden E-Mail und muss in geschäftlichen E-Mails bestimmte gesetzliche Rahmenbedingungen einhalten. Sie ist nach der Abschiedsformel platziert und enthält neben allen wichtigen Kontaktinformationen wie Namen, Berufsbezeichnung, Telefonnummer weitere verpflichtende Informationen zum Unternehmen. Es können auch Links zur Webseite oder zu Social-Media-Kanälen platziert sein.

Gesetzliche Regularien beim Versand von E-Mails

Grundlegend gilt: Gesetzliche Regularien sollten beachtet werden. So gehen auch mit dem Versand von E-Mails verschiedene Pflichten einher, die sowohl rechtliche als auch ethische Aspekte berühren.

  • GoBD einhalten

    Gemäß der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), sind in der Geschäftswelt bestimmte E-Mails aufbewahrungspflichtig.  Die GoBD referenzieren dabei das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO), aus denen hervorgeht, dass E-Mails, die Geschäfts- bzw. Handelsbriefe sind oder einen steuerlichen Bezug haben, zwingend archiviert werden müssen. Zudem können noch weitere spezifische Gesetze gelten, die in unserem Blogbeitrag zum Thema genauer behandelt werden.

  • DIN 5008 bedenken

    Weiterhin ist die DIN 5008 eine Norm, die verschiedene Schreib- und Gestaltungsregeln für elektronische Geschäftsbriefe und andere schriftliche Korrespondenz festlegt und vorrangig für E-Mails gilt. Sie gliedert die oben genannten Bestandteile einer professionellen E-Mail und stellt Anforderungen für eine klare und präzise Formulierung. Sie regelt ebenfalls die Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen zur E-Mail-Signatur, die in geschäftlicher Korrespondenz zwingend den Namen der Firma, die Rechtsform, die Anschrift, das Registergericht inklusive der Registrierungsnummer im Handelsregister, die Namen der Geschäftsführer sowie gegebenenfalls der Vorstandsmitglieder und des Aufsichtsratsvorsitzenden enthalten muss.

  • UWG und BDSG nicht vergessen

    Das UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) enthält Bestimmungen zum Spamming und zur unerwünschten Werbung per E-Mail. Der Versand von E-Mails zu Werbezwecken ist nur zulässig, wenn die Einwilligung des Empfängers vorliegt oder eine bestehende Geschäftsbeziehung besteht.

    Das BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten in Deutschland und enthält spezifische Bestimmungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Telemedien, einschließlich E-Mail-Kommunikation.

DSGVO beim Versand von E-Mails

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist die Grundlage für die datenschutzrechtliche Verwendung personenbezogener Daten. Dementsprechend sind folgende wichtige Aspekte zu beachten:

Einwilligung

Empfänger: innen müssen vor dem E-Mail-Erhalt zustimmen (besonders bei Marketing-E-Mails), es sei denn, andere rechtliche Grundlagen bestehen.

Transparenz

Es liegt in der Verantwortung von Unternehmen, ihre Kunden oder Nutzer klar und verständlich über sämtliche Aspekte der Datenverarbeitung zu informieren.

Datensicherheit

Strenge Sicherheitsmaßnahmen für personenbezogene Daten, einschließlich E-Mail-Verschlüsselung und Zugriffskontrollen.

Rechte der betroffenen Personen

Im Umgang mit personenbezogenen Daten hat die betroffene Person das Recht auf Information, Berichtigung, Löschung und Widerspruch.

Meldepflicht

Datenschutzverletzungen müssen innerhalb von 72 Stunden gemeldet werden, es sei denn, das Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen ist gering.

E-Mails intelligent im Unternehmen verwalten

So geht zeitgemäßes E-Mail-Management

In den letzten Jahren stieg die Zahl der E-Mail-Nachrichten kontinuierlich an. Doch der Posteingang eines E-Mail-Programms eignet sich nicht zur dauerhaften Speicherung geschäftlicher Korrespondenz. Gemäß den GoBD müssen seit 2015 geschäftliche E-Mails rechtskonform archiviert werden. Das d.velop Dokumentenmanagement-System ermöglicht eine revisionssichere E-Mail-Archivierung und lässt sich nahtlos in Anwendungen wie Microsoft Outlook oder SharePoint integrieren. Weitere Lösungen der d.velop platform unterstützen Sie E-Mails effizient im Unternehmen zu verwalten – von der Klassifizierung bis zur Unterschrift.

Infografik zeigt Übersicht einer E-Mail im Unternehmen

Ablauf einer revisionssicheren E-Mail-Archivierung

E-Mail-Server entlasten

Durch die Speicherung von E-Mails im digitalen Archiv werden die E-Mail-Server sowie deren Postfächer entlastet und die benötigte Speicherkapazität sowie die Speicherkosten erheblich reduziert.

Infografik zeigt schematisch, dass Server durch die E-Mail-Archivierung mit d.velop Software entlastet werden können

E-Mail-Client integrieren

Die Integration von d.velop documents in Ihren E-Mail-Dienst wie MS Outlook oder HCL Notes ermöglicht es, E-Mails aus verschiedenen Softwaresystemen zu archivieren. Die nahtlose Einbindung erlaubt es zudem, E-Mails aus verschiedenen Konten an einem Ort zu organisieren und abzurufen. Dadurch wird die Suche nach Informationen oder passenden Ablageorten im Kontext einer E-Mail für Ihre Mitarbeiter:innen erleichtert.

Infografik zeigt schematisch, dass E-Mail clients in

E-Mail digital archivieren

Mit d.velop documents archivieren Sie ein- und ausgehende E-Mails direkt beim Versenden oder Empfangen rechtskonform. Dadurch entlasten Sie später die Benutzerpostfächer und sparen Speicher, da eine automatische Dublettenprüfung stattfindet. Viele Unternehmen bevorzugen diese sofortige Archivierung aufgrund der gesetzlichen Vorgaben. Dabei wird die Journal-Funktion des E-Mail-Servers aktiviert, um alle E-Mails ungefiltert und rechtskonform im Archiv zu speichern – eine sogenannte Journalarchivierung.

Infografik zeigt schematisch, wie man E-Mails mit d.velop Software archivieren kann
Zwei Mitarbeiter arbeiten am Laptop in ihrem Modern Workplace

Webinar / On-Demand

Mit E-Mail-Archivierung Postfach und Mitarbeiter :innen entlasten

Archivieren Sie Ihre E-Mail zukünftig einfach und sicher – mit der passenden Software!

  • Rechtssicher archivieren
  • Entlastung der Mail-Server
  • Wissen und Informationen verwalten

E-Mails suchen und finden

Eine Ablage der E-Mails in digitale Akten ermöglicht eine bequeme und schnelle Recherche sowie eine übersichtliche Navigation im Archiv. Eine intelligente Volltext- oder Stichwortsuche verkürzt die Suchzeit erheblich und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf relevante E-Mails. d.velop documents gewährleistet zudem eine fristgerechte Entsorgung, um das Vergessen von E-Mails im Postfach zu verhindern.

Infografik zeigt schematisch, dass E-Mails durch die d.velop Software schnell gesucht und gefunden werden können

E-Mail im Workflow verwenden

E-Mail-Management ermöglicht die effiziente Verwaltung von Wissen und Prozessen: E-Mails können nicht nur unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden, sondern auch direkt Vorgängen und Akten zugeordnet werden. Die Implementierung von Prozessautomatisierung fördert die nahtlose Digitalisierung von Geschäftsabläufen, was zu einer beschleunigten und transparenteren Arbeitsweise führt. Workflows im E-Mail-Management steigern somit nicht nur die Effizienz der Prozesse, sie gewährleisten gleichzeitig eine effektive Kommunikation.

Infografik zeigt schematisch, wie man E-Mais im Workflow verwenden kann

E-Mail ordnungsgemäß löschen

Die Einhaltung von Löschfristen gemäß der DSGVO ist entscheidend, um die Privatsphäre und Rechte von Einzelpersonen zu schützen. Dies bedeutet, dass personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie für ihren ursprünglichen Zweck erforderlich. Geschäfts- und Handelsbriefe sowie steuerlich relevante Dokumente können entsprechend ihren Aufbewahrungsfristen vernichtet werden. Ein DMS erleichtert nicht nur die Archivierung, sondern auch die Einhaltung dieser Löschfristen durch einen integrierten Fristenkalender, der individuelle Datenarten berücksichtigt.

Infografik zeigt schematisch die ordnungsgemäße Löschung nach Fristen
IVV Logo

Leistungssteigerung durch E-Mail-Archivierung bei der IVV

Unsere ursprünglichen Probleme wurden gelöst: Der Mailserver ist entlastet und wir haben keine weiteren Festplatten benötigt. Das DMS-System auf der Basis von d.velop documents ließ sich im Projekt quasi nebenbei einrichten.

Dr. Jörg Kasten
Projektleiter
Informationsverarbeitung für Versicherungen GmbH (ivv)

FAQ

Häufige Fragen zur E-Mail in Unternehmen

Was bedeutet E-Mail-Archivierung?

E-Mail-Archivierung bezeichnet die langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung von elektronischen Nachrichten. Spezialisierte Software ermöglicht diese Art der rechtssicheren Archivierung und erleichtert den Zugriff darauf.

Welche E-Mails müssen aufbewahrt werden?

Die Archivierung von E-Mails ist erforderlich, wenn es sich um Geschäfts- oder Handelskorrespondenz handelt oder wenn die E-Mails einen steuerlichen Bezug aufweisen. Weitere Informationen zu den rechtlichen Anforderungen finden Sie unter: https://www.d-velop.de/blog/compliance/e-mail-archivierung-gesetz/

Wie kann ich eine E-Mail unterschreiben/signieren?

Um eine E-Mail zu unterschreiben, besteht zum einen die Möglichkeit, eine E-Mail-Signatur am Ende der Nachricht zu platzieren. Diese Art der Signatur kann in Form eines dekorativen Textblocks gestaltet sein und enthält neben den Kontaktinformationen des Absenders auch weitere wichtige Informationen wie den Namen, die Berufsbezeichnung, die Telefonnummer und weitere Unternehmensdetails. Außerdem können Links zur Webseite oder zu Social-Media-Kanälen eingefügt werden. Die Signatur kann im E-Mail-Programm als Standard hinterlegt werden, sodass sie automatisch am Ende jeder neuen E-Mail hinzugefügt wird.
 
Alternativ ermöglicht eine zertifikatsbasierte digitale Signatur eine rechtssichere und schnelle Unterzeichnung von Dokumenten in nur wenigen Klicks. Unsere Empfehlung: Optimieren Sie Ihre Zeit und senken Sie Ihre Prozesskosten durch die Verwendung der elektronischen Signatur von d.velop sign. Der automatisierte Prozess stellt sicher, dass das Dokument sowohl innerhalb als auch außerhalb der Organisation verschlüsselt an die relevanten Personen zur Unterzeichnung zugestellt wird und Ihre Mitarbeiter: innen und Kunden im hektischen Alltag entlastet werden können.

Darf ich Geschäftsbriefe, wie Rechnungen per E-Mail versenden?

Ja, in den meisten Fällen ist es rechtlich zulässig, Geschäftsbriefe wie Rechnungen per E-Mail zu versenden, indem sie entweder als Anhang in Form einer PDF- oder Bild-Datei oder als Downloadlink in der E-Mail eingebettet werden. Dies setzt jedoch voraus, dass der Empfangende dem Versand per E-Mail zugestimmt hat und Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen eingehalten werden.  Mehr erfahren: Blog: Rechnungen per E-Mail: Auf diese 5 Punkte müssen Sie achten (d-velop.de)
 
Achtung: Im Rahmen der E-Rechnungspflicht werden Unternehmen ab dem 01. Januar 2025 gesetzlich dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu empfangen. Dies bedeutet, dass E-Rechnungen nicht mehr als PDF oder Word-Dokument versendet werden dürfen, sondern in einem Format, das von Rechnungsverarbeitungssystemen direkt eingelesen werden kann.

Wie kann ich eine E-Mail weiterleiten?

Um eine E-Mail mit weiteren Empfänger :innen zu teilen, öffnen Sie die erhaltene oder gesendete E-Mail in Ihrem E-Mail-Client oder -Dienst und suchen nach der Option „Weiterleiten“, die möglicherweise durch ein Pfeil-Symbol gekennzeichnet ist. Tragen Sie zuletzt einfach die E-Mail-Adresse des zusätzlichen Empfangenden ein, bearbeiten Sie optional den E-Mail-Text und senden Sie die E-Mail ab.
 
Es besteht auch die Möglichkeit einer automatischen Weiterleitung bei Abwesenheit. Um automatische Weiterleitungen einzurichten, öffnen Sie Ihre E-Mail-Einstellungen, suchen Sie nach der Option für Regeln, erstellen Sie eine neue Weiterleitungsregel, geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Sie weiterleiten möchten, und speichern Sie die Einstellungen.

Kann ich E-Mails nachträglich bearbeiten oder zurückrufen?

Ja, einige E-Mail-Dienste ermöglichen, gesendete E-Mails nachträglich zu bearbeiten oder zurückzurufen. Outlook bietet etwa die Option, eine gesendete E-Mail nach der Öffnung über das Menü „Aktionen“ zu bearbeiten oder zurückzurufen.

Software Demo

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