E-Mail in Unternehmen & Organisationen
Definition E-Mail
Was ist eine E-Mail?
Eine E-Mail ist eine elektronische, briefähnliche Nachricht, die sich heute zu einer unverzichtbaren Methode des Schriftverkehrs entwickelt hat und am fortschreitenden Digitalisierungsprozess als eine regelrechte Ablösung von Briefen und Faxnachrichten beteiligt ist.
Der Begriff „E-Mail“ ist eine Abkürzung für „electronic mail“ und bezeichnet den digitalen Schriftverkehr über das Internet, der kostenfrei versendet und empfangen werden kann. E-Mails ermöglichen einen weltweiten und zeitunabhängigen Zugriff über E-Mail-Programme oder Browser. Sie ermöglichen zahlreiche Vorteile wie eine unbegrenzte Zeichenanzahl, Dokumente anzuhängen, direkte Terminvereinbarungen und die problemlose Integration in andere Programme.
Bestandteile einer professionellen E-Mail
- Betreffzeile: Im Betreff wird der Inhalt der Nachricht in einer prägnanten Headline zusammengefasst, damit Empfänger:innen die E-Mail unmittelbar zuordnen können.
- Kopfzeile: Hier ist die E-Mail-Adresse des jeweiligen Absendenden und des Empfangenden platziert. Die Kopfzeile kann auch ein selbst vergebenes Synonym statt der E-Mail-Adresse sein, zum Beispiel „Vorname, Name“.
- CC/BCC: Es besteht die Möglichkeit, eine Kopie der E-Mail an weitere Empfänger: innen zu senden. E-Mail-Adressen im CC („carbon copy“) können von anderen gesehen werden, wobei Adressen im BCC („blind carbon copy“) eine Blindkopie darstellen und somit nicht einsichtig sind. Letzteres findet etwa Einsatz, um die Privatsphäre der Empfänger: innen zu schützen.
- Textkörper/Body: Der Textkörper enthält die zu übermittelnde Nachricht, den Inhalt der E-Mail. Eingeleitet wird in einer geschäftlichen E-Mail mit einer passenden Begrüßung und einer kurzen Erläuterung zum Grund der Nachricht. Es folgt der Hauptteil, indem alle Informationen enthalten sind, gefolgt von einem Schlusssatz mit Grußformel.
- E-Mail-Signatur: Sie befindet sich am Ende einer jeden E-Mail und muss in geschäftlichen E-Mails bestimmte gesetzliche Rahmenbedingungen einhalten. Sie ist nach der Abschiedsformel platziert und enthält neben allen wichtigen Kontaktinformationen wie Namen, Berufsbezeichnung, Telefonnummer weitere verpflichtende Informationen zum Unternehmen. Es können auch Links zur Webseite oder zu Social-Media-Kanälen platziert sein.
Gesetzliche Regularien beim Versand von E-Mails
Grundlegend gilt: Gesetzliche Regularien sollten beachtet werden. So gehen auch mit dem Versand von E-Mails verschiedene Pflichten einher, die sowohl rechtliche als auch ethische Aspekte berühren.
DSGVO beim Versand von E-Mails
Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist die Grundlage für die datenschutzrechtliche Verwendung personenbezogener Daten. Dementsprechend sind folgende wichtige Aspekte zu beachten:
Einwilligung
Empfänger: innen müssen vor dem E-Mail-Erhalt zustimmen (besonders bei Marketing-E-Mails), es sei denn, andere rechtliche Grundlagen bestehen.
Transparenz
Es liegt in der Verantwortung von Unternehmen, ihre Kunden oder Nutzer klar und verständlich über sämtliche Aspekte der Datenverarbeitung zu informieren.
Datensicherheit
Strenge Sicherheitsmaßnahmen für personenbezogene Daten, einschließlich E-Mail-Verschlüsselung und Zugriffskontrollen.
Rechte der betroffenen Personen
Im Umgang mit personenbezogenen Daten hat die betroffene Person das Recht auf Information, Berichtigung, Löschung und Widerspruch.
Meldepflicht
Datenschutzverletzungen müssen innerhalb von 72 Stunden gemeldet werden, es sei denn, das Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen ist gering.
E-Mails intelligent im Unternehmen verwalten
So geht zeitgemäßes E-Mail-Management
In den letzten Jahren stieg die Zahl der E-Mail-Nachrichten kontinuierlich an. Doch der Posteingang eines E-Mail-Programms eignet sich nicht zur dauerhaften Speicherung geschäftlicher Korrespondenz. Gemäß den GoBD müssen seit 2015 geschäftliche E-Mails rechtskonform archiviert werden. Das d.velop Dokumentenmanagement-System ermöglicht eine revisionssichere E-Mail-Archivierung und lässt sich nahtlos in Anwendungen wie Microsoft Outlook oder SharePoint integrieren. Weitere Lösungen der d.velop platform unterstützen Sie E-Mails effizient im Unternehmen zu verwalten – von der Klassifizierung bis zur Unterschrift.
Ablauf einer revisionssicheren E-Mail-Archivierung
E-Mail-Server entlasten
Durch die Speicherung von E-Mails im digitalen Archiv werden die E-Mail-Server sowie deren Postfächer entlastet und die benötigte Speicherkapazität sowie die Speicherkosten erheblich reduziert.
E-Mail-Client integrieren
Die Integration von d.velop documents in Ihren E-Mail-Dienst wie MS Outlook oder HCL Notes ermöglicht es, E-Mails aus verschiedenen Softwaresystemen zu archivieren. Die nahtlose Einbindung erlaubt es zudem, E-Mails aus verschiedenen Konten an einem Ort zu organisieren und abzurufen. Dadurch wird die Suche nach Informationen oder passenden Ablageorten im Kontext einer E-Mail für Ihre Mitarbeiter:innen erleichtert.
E-Mail digital archivieren
Mit d.velop documents archivieren Sie ein- und ausgehende E-Mails direkt beim Versenden oder Empfangen rechtskonform. Dadurch entlasten Sie später die Benutzerpostfächer und sparen Speicher, da eine automatische Dublettenprüfung stattfindet. Viele Unternehmen bevorzugen diese sofortige Archivierung aufgrund der gesetzlichen Vorgaben. Dabei wird die Journal-Funktion des E-Mail-Servers aktiviert, um alle E-Mails ungefiltert und rechtskonform im Archiv zu speichern – eine sogenannte Journalarchivierung.
Webinar / On-Demand
Mit E-Mail-Archivierung Postfach und Mitarbeiter :innen entlasten
Archivieren Sie Ihre E-Mail zukünftig einfach und sicher – mit der passenden Software!
- Rechtssicher archivieren
- Entlastung der Mail-Server
- Wissen und Informationen verwalten
E-Mails suchen und finden
Eine Ablage der E-Mails in digitale Akten ermöglicht eine bequeme und schnelle Recherche sowie eine übersichtliche Navigation im Archiv. Eine intelligente Volltext- oder Stichwortsuche verkürzt die Suchzeit erheblich und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf relevante E-Mails. d.velop documents gewährleistet zudem eine fristgerechte Entsorgung, um das Vergessen von E-Mails im Postfach zu verhindern.
E-Mail im Workflow verwenden
E-Mail-Management ermöglicht die effiziente Verwaltung von Wissen und Prozessen: E-Mails können nicht nur unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden, sondern auch direkt Vorgängen und Akten zugeordnet werden. Die Implementierung von Prozessautomatisierung fördert die nahtlose Digitalisierung von Geschäftsabläufen, was zu einer beschleunigten und transparenteren Arbeitsweise führt. Workflows im E-Mail-Management steigern somit nicht nur die Effizienz der Prozesse, sie gewährleisten gleichzeitig eine effektive Kommunikation.
E-Mail ordnungsgemäß löschen
Die Einhaltung von Löschfristen gemäß der DSGVO ist entscheidend, um die Privatsphäre und Rechte von Einzelpersonen zu schützen. Dies bedeutet, dass personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie für ihren ursprünglichen Zweck erforderlich. Geschäfts- und Handelsbriefe sowie steuerlich relevante Dokumente können entsprechend ihren Aufbewahrungsfristen vernichtet werden. Ein DMS erleichtert nicht nur die Archivierung, sondern auch die Einhaltung dieser Löschfristen durch einen integrierten Fristenkalender, der individuelle Datenarten berücksichtigt.
Leistungssteigerung durch E-Mail-Archivierung bei der IVV
Unsere ursprünglichen Probleme wurden gelöst: Der Mailserver ist entlastet und wir haben keine weiteren Festplatten benötigt. Das DMS-System auf der Basis von d.velop documents ließ sich im Projekt quasi nebenbei einrichten.
Dr. Jörg Kasten
Projektleiter
Informationsverarbeitung für Versicherungen GmbH (ivv)
FAQ
Häufige Fragen zur E-Mail in Unternehmen
E-Mail-Archivierung bezeichnet die langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung von elektronischen Nachrichten. Spezialisierte Software ermöglicht diese Art der rechtssicheren Archivierung und erleichtert den Zugriff darauf.
Die Archivierung von E-Mails ist erforderlich, wenn es sich um Geschäfts- oder Handelskorrespondenz handelt oder wenn die E-Mails einen steuerlichen Bezug aufweisen. Weitere Informationen zu den rechtlichen Anforderungen finden Sie unter: https://www.d-velop.de/blog/compliance/e-mail-archivierung-gesetz/
Um eine E-Mail zu unterschreiben, besteht zum einen die Möglichkeit, eine E-Mail-Signatur am Ende der Nachricht zu platzieren. Diese Art der Signatur kann in Form eines dekorativen Textblocks gestaltet sein und enthält neben den Kontaktinformationen des Absenders auch weitere wichtige Informationen wie den Namen, die Berufsbezeichnung, die Telefonnummer und weitere Unternehmensdetails. Außerdem können Links zur Webseite oder zu Social-Media-Kanälen eingefügt werden. Die Signatur kann im E-Mail-Programm als Standard hinterlegt werden, sodass sie automatisch am Ende jeder neuen E-Mail hinzugefügt wird.
Alternativ ermöglicht eine zertifikatsbasierte digitale Signatur eine rechtssichere und schnelle Unterzeichnung von Dokumenten in nur wenigen Klicks. Unsere Empfehlung: Optimieren Sie Ihre Zeit und senken Sie Ihre Prozesskosten durch die Verwendung der elektronischen Signatur von d.velop sign. Der automatisierte Prozess stellt sicher, dass das Dokument sowohl innerhalb als auch außerhalb der Organisation verschlüsselt an die relevanten Personen zur Unterzeichnung zugestellt wird und Ihre Mitarbeiter: innen und Kunden im hektischen Alltag entlastet werden können.
Ja, in den meisten Fällen ist es rechtlich zulässig, Geschäftsbriefe wie Rechnungen per E-Mail zu versenden, indem sie entweder als Anhang in Form einer PDF- oder Bild-Datei oder als Downloadlink in der E-Mail eingebettet werden. Dies setzt jedoch voraus, dass der Empfangende dem Versand per E-Mail zugestimmt hat und Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen eingehalten werden. Mehr erfahren: Blog: Rechnungen per E-Mail: Auf diese 5 Punkte müssen Sie achten (d-velop.de)
Achtung: Im Rahmen der E-Rechnungspflicht werden Unternehmen ab dem 01. Januar 2025 gesetzlich dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu empfangen. Dies bedeutet, dass E-Rechnungen nicht mehr als PDF oder Word-Dokument versendet werden dürfen, sondern in einem Format, das von Rechnungsverarbeitungssystemen direkt eingelesen werden kann.
Um eine E-Mail mit weiteren Empfänger :innen zu teilen, öffnen Sie die erhaltene oder gesendete E-Mail in Ihrem E-Mail-Client oder -Dienst und suchen nach der Option „Weiterleiten“, die möglicherweise durch ein Pfeil-Symbol gekennzeichnet ist. Tragen Sie zuletzt einfach die E-Mail-Adresse des zusätzlichen Empfangenden ein, bearbeiten Sie optional den E-Mail-Text und senden Sie die E-Mail ab.
Es besteht auch die Möglichkeit einer automatischen Weiterleitung bei Abwesenheit. Um automatische Weiterleitungen einzurichten, öffnen Sie Ihre E-Mail-Einstellungen, suchen Sie nach der Option für Regeln, erstellen Sie eine neue Weiterleitungsregel, geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Sie weiterleiten möchten, und speichern Sie die Einstellungen.
Ja, einige E-Mail-Dienste ermöglichen, gesendete E-Mails nachträglich zu bearbeiten oder zurückzurufen. Outlook bietet etwa die Option, eine gesendete E-Mail nach der Öffnung über das Menü „Aktionen“ zu bearbeiten oder zurückzurufen.