Dokumentenmanagement für Hochschulen und Universitäten
Dokumentenmanagement-System (DMS) für Hochschulen und Universitäten
Ob Bewerbungen, Leistungsnachweise, Klausuren oder Anträge und Rechnungen – in deutschen Hochschulen und Universitäten fallen täglich unzählige Dokumente und Informationen aller Art an. Kein Wunder, dass in den Fakultäten und Instituten flexiblere Möglichkeiten zur effizienten Bearbeitung, Verwaltung sowie Archivierung von Unterlagen unerlässlich geworden sind. Auch das Wissensmanagement gewinnt damit immer mehr an Bedeutung. Mit dem Dokumentenmanagement-System für die moderne Hochschule oder Universität erhalten Sie eine Integrationsplattform, die zugleich über vielfältige Schnittstellen verfügt, wie z. B.
- HIS
- CAMPUSonline
- d.velop Archivelink
Maßgeschneiderte Fachlösungen für die Anforderungen in Ihrer Hochschule
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WEBINAR
Das Kompetenzzentrum eAkte.NRW als Partner: So profitieren Hochschulen von der eStudierendenakte
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REFERENZEN
5 Fallbeispiele für die Digitalisierung im Public Sector: Lernen Sie von den Erfahrungen anderer
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BROSCHÜRE
Die elektronische Akte für Hochschulen und Universitäten: Bildung in bester Ordnung
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WEBINAR
Zentrale Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) für Ihre Organisation
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WHITEPAPER
Das 1×1 digitaler Prozesse: Straffen & optimieren Sie die Verwaltungsprozesse in Ihrer Organisation
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WEBINAR
Digitales Vertragsmanagement mit 2b UStG-Prüfung: Behalten Sie alle Fristen & Pflichten im Blick
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WEBSEITE
Schnittstellen vom DMS zu relevanten Fachverfahren für Hochschulen und Universitäten
Mit den speziellen Anforderungen von Hochschulen und Universitäten kennen wir uns bestens aus. Deshalb gilt bei uns: Erst mit passgenauen Lösungen ist eine Digitalisierung Ihrer Prozesse möglich. Unser langjähriges Wissen lassen wir stets in unsere Projekte und Fachlösungen einfließen. Denn nur so erhalten Sie innovative und praxisnahe Anwendungen für den täglichen Gebrauch.
WEBINAR: Das Kompetenzzentrum eakte.nrw als Partner
So profitieren Hochschulen von der eStudierendenakte
Die elektronische Studierendenakte gewinnt im Zuge der digitalen Transformation an Hochschulen immer mehr an Bedeutung. Erfahren Sie in diesem Webinar, wie die Zusammenarbeit zwischen dem Kompetenzzentrum eAkteCC.NRW und der d.velop die Hochschulen bei der Einführung und Nutzung der eStudierendenakte unterstützt.
Auszug unserer Themen
- Vorstellung eStudierendenakte: d.velop-Standard
- Vorstellung eStudierendenakte: eAkteCC.NRW
- Herausforderungen bei der Einführung: eAkteCC.NRW & d.velop
Digitalisierung der Akten für eine effiziente Hochschulverwaltung
Abbildung aller Prozesse des gesamten studentischen Lebenszyklus
Die Basis einer elektronischen Studierendenakte ist die vorgangsbezogene Ablagestruktur. Sie können alle Geschäftsprozesse während des gesamten studentischen Lebenszyklus in einer ganzheitlichen Studierendenakte abbilden. Dadurch haben berechtigte Benutzende die Möglichkeit, eine effiziente Recherche in der Studierendenakte, den zugeordneten Dokumenten, Prüfungsunterlagen oder Abschlussdokumenten von aktiven oder exmatrikulierten Studierenden durchzuführen. Das hinterlegte Berechtigungsprofil steuert, welche Personengruppen auf welche Dokumente und Informationen den Zugriff erhalten.
Die Studierendenakte ist ein Lösungstemplate, das projektbezogen angepasst werden kann. Es umfasst u.a. folgende Funktionalitäten:
- Automatisierte und vorgangsbezogene Erfassung von E-Mails
- Automatisiertes Anlegen & Aktualisieren einer Studierendenakte
- Workflows zur Vorgangsbearbeitung von Prozessen
- Zentrale Erfassung von Studierendendokumenten
- Dokumentenrecherche und -anzeige
Transparente Verwaltung von Drittmittelprojekten
Die Einführung einer digitalen Drittmittelprojektakte auf Basis eines DMS erfordert den Aufbau einer ganzheitlichen Ablagestruktur, um Dokumente für die verschiedenen Prozesse der Drittmittelbewirtschaftung einer Universität oder Hochschule ablegen zu können. Bei Strukturierung der Aktenablage spielen die sogenannte „Akten- und Dokumentenarten“ eine zentrale Rolle. Diese stellen gleichzeitig auch den Ausgangspunkt für die Zuordnung der unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen und der Verarbeitung dar.
Innerhalb der digitalen Drittmittelakte werden zentral alle relevanten Projektinformationen in Form von Anwendungsdateien, zum Beispiel Word, Excel, E-Mail, und digitalisierter Dokumente sowie Belege (Rechnungen oder Ministeriumsschreiben) strukturiert und revisionssicher im DMS abgelegt und gespeichert. Die Revisionssicherheit des DMS bietet dabei eine Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle an der Drittmittelverwaltung beteiligten Personen und Stellen.
Rechtssichere, strukturierte Ablage von allen Personaldokumenten
Die elektronische Personalakte bietet Ihnen eine rechtssichere, strukturierte Ablage von allen dazugehörigen Personaldokumenten, welche in unterschiedlichen Personalregistern abgelegt und abgebildet werden. Die Ablage kann sowohl manuell als auch als auch über das führende Personalfachverfahren erfolgen.
Die Personalakte ermöglicht sowohl die automatisierte Ablage der erzeugten elektronischen Dokumente (z. B. Verdienst- und Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsbescheinigungen, Gehaltskonten) als auch das individuelle Erfassen der Personaldokumente (z. B. Arbeitsvertrag, Bewerbungsunterlagen, Aus- und Fortbildungsnachweise, Zeugnisse, Beurteilungen).
Elektronische Studierendenakte in Ihrem DMS
In diesem kurzen Video zeigen wir Ihnen, wie Sie mithilfe der elektronischen Studierendenakte alle Prozesse während des gesamten studentischen Lebenszyklus in Ihrem DMS abbilden können.
Spannende Software für Hochschulen und universitäre Einrichtungen
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Dokumentenmanagement
automatisiert und revisionssicher – vom Scannen bis zum Archivieren
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Sitzungsmanagement
Gremien strukturieren, organisieren und digitalisieren
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Rechnungsverarbeitung
elektronische Verarbeitung für einen optimierten Rechnungsworkflow
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Digitale Unterschrift
gesetzeskonforme Signatur auf elektronischem Wege
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Vertragsmanagement
zentraler Zugriff auf alle Verträge mit Übersicht der Fristen
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Digitale Postzustellung
digitaler Versand & Zustellung von Gehaltsabrechnungen
Das Vertragsmanagement ist für die gesamte Fachhochschule Münster bedeutsam, besonders vor dem Hintergrund der Einführung des § 2b UStG, nach dem die Umsatzsteuerpflicht grundsätzlich für alle juristischen Personen des öffentlichen Rechts in den Bereichen gilt, in denen selbstständig und nachhaltig Einnahmen erzielt werden. Das Vertragsmanagementsystem soll die eigenständige Prüfung erleichtern, ob Verträge § 2b-relevant sind.
Häufige Fragen zum DMS für Hochschulen und Universitäten
Eine eStudierendenakte ist eine elektronische Akte auf Basis eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) für eine revisionssichere, datenschutzkonforme und medienbruchfreie Ablage, Verarbeitung und Aufbewahrung der Daten und Dokumente von z. B. Bewerbenden, Immatrikulationen, Studierenden, Prüfungen und Exmatrikulationen. So kann mithilfe einer eStudierendenakte der gesamte studentische Lebenszyklus in einer ganzheitlichen Akte abgebildet werden.
1. Verbesserte Kommunikation zwischen den Studierenden und der Studierendenverwaltung
2. Vereinfachte, datenschutzkonforme Bewerbungs-, Zulassungs- und Immatrikulations-Prozesse
3. Ortsunabhängige, schnelle Suche von Dokumenten – ob in der Fakultät, im Institut oder im Fachbereich; je nach von Zugriffsrechten
4. Reduzierung von Rückfragen zum Bearbeitungsstand eines Vorgangs seitens Mitarbeitenden, Bewerbenden oder Studierenden
5. Revisionssichere Archivierung studierendenrelevanter Dokumente
– Fachlichkeit liegt weiterhin im Fachverfahren.
– Automatische Übernahme der Vorgänge aus dem CaMS in das DMS (Studierendenakte/Bewerbendenakte), sodass vom Fachverfahren geführte Akten im DMS liegen.
– Akten werden anschließend durch unterschiedliche Quellen mit Dokumenten gefüllt. Nicht alle Dokumentquellen sind in den CaMS abgebildet. Hier ist der Vorteil, dass es einen zentralen Anlaufpunkt für die Akte/Dokumente gibt.
– CaMS muss Dokumente nicht mehr direkt vorhalten, sondern nur noch Verweise auf das DMS.
– Prozesse/Teilprozesse, die nicht im CaMS abgebildet werden können/sollen, können auf Basis der Akte/Dokumente im DMS abgebildet werden.
– Zugänglichkeit von Dokumenten/Akten abseits vom CaMS für „externe“ Personen (z. B. Prüfende von Abschlussarbeiten oder die Rechtsabteilung bei Klageverfahren).
eStudierendenakte
ePersonalakte
eBeschaffungsakte
eBeschaffungsakte inkl. Rechnungseingangsbearbeitung
Vertragsmanagement
Vorlagenmanagement
Digitale Unterschrift
Schriftgutverwaltung
eDrittmittelakte
Sitzungsmanagement
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Einblicke in die d.velop Software
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