Dokumentenmanagement für Hochschulen und Universitäten

Die Einführung einer digitalen Drittmittelprojektakte auf Basis eines DMS erfordert den Aufbau einer ganzheitlichen Ablagestruktur, um Dokumente für die verschiedenen Prozesse der Drittmittelbewirtschaftung einer Universität oder Hochschule ablegen zu können. Bei Strukturierung der Aktenablage spielen die sogenannte „Akten- und Dokumentenarten“ eine zentrale Rolle. Diese stellen gleichzeitig auch den Ausgangspunkt für die Zuordnung der unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen und der Verarbeitung dar.

Innerhalb der digitalen Drittmittelakte werden zentral alle relevanten Projektinformationen in Form von Anwendungsdateien, zum Beispiel Word, Excel, E-Mail, und digitalisierter Dokumente sowie Belege (Rechnungen oder Ministeriumsschreiben) strukturiert und revisionssicher im DMS abgelegt und gespeichert. Die Revisionssicherheit des DMS bietet dabei eine Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle an der Drittmittelverwaltung beteiligten Personen und Stellen.

Die elektronische Personalakte bietet Ihnen eine rechtssichere, strukturierte Ablage von allen dazugehörigen Personaldokumenten, welche in unterschiedlichen Personalregistern abgelegt und abgebildet werden. Die Ablage kann sowohl manuell als auch als auch über das führende Personalfachverfahren erfolgen.

Die Personalakte ermöglicht sowohl die automatisierte Ablage der erzeugten elektronischen Dokumente (z. B. Verdienst- und Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsbescheinigungen, Gehaltskonten) als auch das individuelle Erfassen der Personaldokumente (z. B. Arbeitsvertrag, Bewerbungsunterlagen, Aus- und Fortbildungsnachweise, Zeugnisse, Beurteilungen).

Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden oder Lieferanten wichtige Dokumente wie z. B. Gehaltsabrechnungen oder Geschäftspost einfach, digital und vor allem rechtssicher zu: Die Zustellung erfolgt verschlüsselt und mit einem Zustellnachweis.

• Mitarbeitende und Lieferanten binden: Sie greifen schnell und bequem per PC, Tablet oder Smartphone auf Ihre Dokumente zu.
• Geld und Zeit sparen: zum Beispiel 1,50 € pro digitale Gehaltsabrechnung.
• Höchste Sicherheitsstandards: Nachweise, Transport- und Ablageverschlüsselung für die gesamte Zustellung der digitalen Post.
• Einmalige Registrierung und lebenslange Nutzung: Die Nutzung ist für die Empfänger:innen komplett kostenfrei.

Endlose Papierstapel, aufwendige Prozesse, unzureichender Datenschutz? Vor diesen Herausforderungen stehen zahlreiche Hochschulen und Universitäten täglich. Die Lösung d.velop sign ist eine deutsche eSignatur, welche Menschen aus allen Branchen dabei hilft, den langwierigen Unterschriftenprozess vollständig zu digitalisieren und damit zu optimieren. Für ihre Nutzung ist keine Hard- oder Softwareinstallation notwendig, da d.velop sign komplett cloudbasiert funktioniert.

• Zeitersparnis: Kein Gang zum Drucker, keine langen Wartezeiten
• Kostensenkung: Papier, Druck- und Versandkosten werden merklich reduziert
• Ortsunabhängig: Dokumente standortunabhängig unterzeichnen

Die elektronische Vertragsakte ist eine Lösung für das ganzheitliche Vertragsmanagement. Sie unterstützt Ihre Mitarbeitenden über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg. Bereits in der Anbahnungsphase lassen sich Dokumente, Informationen und alle Aktivitäten in einer digitalen Vertragsakte zusammenfassen und jederzeit finden. Bei der Erstellung von Verträgen, Anlagen und weiteren Schriftstücken können Sie auf zentral verwaltete Dokumentenvorlagen zurückgreifen.

Im weiteren Verlauf gilt es, den Überblick über bevorstehende Fristen (z. B. Kündigungsfristen, Verlängerungsoptionen) zu behalten: Hierzu werden Übersichten und proaktive Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen zur Verfügung gestellt. Das Vertragsmanagement lässt sich leicht in führende Anwendung, wie den E-Mail-Client oder das ERP-System, integrieren.