Digitalisierung in der Pflege
EDV in der Pflege
Lösungen für die Digitalisierung in der Pflege
Eine digitale Software fürs Pflege- oder Altenheim, welche die EDV in der Pflege und Verwaltung voranbringt, eröffnet vielseitige Möglichkeiten, um Abläufe effizient zu gestalten sowie Ressourcen optimal einzusetzen. Verschiedene Lösungen digitalisieren administrative Verwaltungstätigkeiten ganzheitlich und unterstützen bei der Bereitstellung von Informationen des Klienten sowie einer reibungslosen Kommunikation.
Verwaltungsabläufe (im unteren Schaubild grün dargestellt), Tätigkeiten und Arbeitsweisen lassen sich digital abbilden. Darunter die Rechnungsverarbeitung, das Vertragsmanagement sowie Personalprozesse.
Alle Klientendaten auf einen Blick: Pflege- und Verwaltungsdokumente
Digitale Klientenakten sammeln und archivieren alle relevanten Daten und Unterlagen von Klienten:innen. Sie machen die Daten jederzeit und von überall aus abrufbar und ermöglichen eine standortübergreifende Zusammenarbeit. Per Trefferlisten verschaffen sie allen Berechtigten einen sofortigen Überblick über Informationen, Stammdaten und Dokumente von Klienten:innen. Durch ihre intuitive Struktur gewährleisten digitale Klientenakten einen reibungslosen Arbeitsablauf und sparen Zeit durch sekundenschnelles Finden gesuchter Unterlagen.
- Sicherer als Papierakten
- Alle Informationen an einem Ort
- Standortübergreifender Zugriff
Rechnungen digital verarbeiten
Das manuelle Erfassen, Bearbeiten und Verwalten von Eingangsrechnungen bedeutet nicht nur enormen Zeitaufwand, sondern auch hohe Kosten. Aufgrund langer Liege- und Bearbeitungszeiten verpassen Pflegeeinrichtungen wertvolle Skontofristen. Und nicht nur das: Auch eine ausreichende Transparenz, z.B. bei welchem Sachbearbeiter sich die Rechnung gerade befindet, fehlt.
Durch die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung in der Pflege vereinfachen Sie den Rechnungsverarbeitungsprozess:
- Schnelle Rechnungsprüfung
- Nahtlose Integration in Bestandssysteme (ERP, Fibu & WaWi)
- GoBD-konforme Archivierung
Verträge erfolgreich verwalten
Das Vertragsmanagement ist eine zeitaufwendige und manchmal mühselige Arbeit. In vielen Pflegeeinrichtungen ist unklar, wie vertragliche Verpflichtungen verwaltet, ausgewertet und aktiv zur Steuerung der Einrichtung genutzt werden. Mitarbeitende aus fast allen Abteilungen haben Berührungspunkte zu den Verträgen.
Das digitale Vertragsmanagement ist ein zentraler Bestandteil der Digitalisierung von Pflegeheimen und bietet viele Vorteile:
- Alle Verträge im Blick und keine Fristen mehr verpassen
- Schnellere Erstellung, Bearbeitung und Auswertung von Verträgen
- Keine Verträge mehr verlieren und abteilungsübergreifend arbeiten
Automatisierte Personalprozesse
Mit der digitalen Personalakte von d.velop optimieren Sie die Personalprozesse in Pflegeeinrichtungen. Dazu verwaltet die Akte – von den Bewerbungsunterlagen über das Vertragswerk und die Gehaltsabrechnungen bis hin zur Krankmeldung – sämtliche Personaldokumente und beschleunigt die Abwicklung der HR-Prozesse.
Mit d.velop postbox stellen Sie Mitarbeitenden Dokumente wie Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsdokumente kosteneffizient und rechtssicher zu. Die Zustellung erfolgt verschlüsselt und mit einem Zustellnachweis – ganz im Gegensatz zu den gängigen Portalen.
d.velop sign ist eine elektronische Signatur Software, die Menschen aus allen Bereichen dabei hilft, Unterschriftenprozesse vollständig zu digitalisieren. Durch die Digitalisierung reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Einholung von Unterschriften durch das Pflegepersonal. Die Realisierung einer volldigitalen Klienten-Journey senkt die Kosten durch entfallendes Papierhandling.
d.velop Care App – Kommunikation vereinfachen und Informationen für alle verfügbar machen
Die wachsende Vielfalt an Kommunikationskanälen erschwert es Pflegekräften und Klienten:innen zunehmend, schnell auf relevante Informationen zuzugreifen. Mit der care–App von d.velop lösen Sie dieses Problem ganz einfach durch die zentrale Digitalisierung von Informationen, die sich rund um die Pflegeeinrichtung ergeben.
Die App ermöglicht es Einrichtungen und Pflegediensten, allen Beteiligten Informationen digital zur Verfügung zu stellen und das unabhängig von Zeit und Ort.
- Alle Neuigkeiten und wichtigen Informationen auf einen Blick
- Schnelle Kommunikation mit allen Mitarbeitenden, Klienten:innen und Angehörigen
- DSGVO-konform
Digitalisierung im Sozialwesen
Für eine effiziente Verwaltung
Das Sozialwesen ist vom demographischen Wandel doppelt betroffen. Auf der einen Seite der Fachkräftemangel, der sich auf jede Branche auswirkt und zum anderen steigt die Nachfrage nach Betreuungsangeboten für pflegebedürftige Menschen. Ein möglicher Lösungsansatz ist die Digitalisierung von Prozessen. Genauso vielfältig wie das Sozialwesen selbst ist auch die d.velop plattform. Das Kurzvideo zeigt, welche Möglichkeiten sich im Sozialwesen auftuen, um administrative Aufgaben effizient zu bewältigen.
Medienbruchfreies Arbeiten
Schnittstellen zu Ihren Fachlösungen
Umfangreiche Schnittstellen auf Basis internationaler Standards sowie fortgeschrittene Sicherheitsfunktionalitäten ermöglichen die einrichtungsübergreifende Integration der d.velop Lösungen in Ihre bestehenden Systeme. Dadurch können Sie d.velop Technologien in Ihrer gewohnten Oberfläche nutzen und die Digitalisierung Ihrer Pflegeeinrichtung integrativ vorantreiben.
REFERENZGUIDE
6 Best-Practices für Sie!
- Rechnungsverarbeitung & Vertragsmanagement bei der Stiftung Haus Hall
- DMS & Klientenakten bei der Nieder-Ramstädter Diakonie
- Mitarbeiter App bei der Stiftung Liebenau
- ECM bei der Johannes-Diakonie Mosbach
- Rechnungsworkflow bei der Diakonischen Stiftung Wittekindshof
- Prozessdigitalisierung bei Dienste für Menschen
Blogartikel, Whitepaper & Webinare
Toolkit für den digitalen Wandel
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DMS in Connext Vivendi integrieren
Michael Schwanzer, IT-Leiter bei der GFDE berichtete über die Einführung vom Dokumentetenmanagement
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Mehr Zeit für’s Wesentliche!
Digitalisierung schafft mehr Zeit für die Pflege! Erfolgsgeschichten & Digitalisierungsmöglichkeiten
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Digitaler SIS-Bogen
Formulare wie der SIS-Bogen lassen sich mit dem process studio digital erstellen und ausfüllen
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Digitale Rechnungsverarbeitung
Einfacher Einstieg in die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung für Pflegeeinrichtungen
Digitalisierung im Sozialwesen
Möglichkeiten für verschiedene Einrichtungen
Für verschiedene Einrichtungen wie Pflegeheime, Wohlfahrtsverbände, Hilfsorganisationen, Komplexeinrichtungen und Stiftungen gibt es zahlreiche Möglichkeiten, durch Digitalisierung die Prozesse zu verbessern:
Pflegeheime
Häufig sind Mängel oder fehlende Strukturen in der Ablauforganisation Gründe für die Arbeitsüberlastung und den Zeitdruck. Es bleibt daher kaum noch Zeit für die eigentlichen Aufgaben. Durch Digitalisierung in Pflegeheimen werden die Mitarbeitenden entlastet. Mit den d.velop Lösungen zur digitalen Abbildung von Fachprozessen und Verwaltungsabläufen unterstützen wir die Organisationsprozesse in allen stationären Pflegeheimen für eine effiziente Planung und Durchführung.
Wohlfahrtsverbände
d.velop bietet Ihnen die Möglichkeit, die Prozesse in Ihrem Verband zu digitalisieren. Für einen wertvollen Austausch in Ihrem Team, zur Motivation Ihrer Mitarbeitenden und Ehrenamtlichen und für Interessierte, die mehr über Ihren Verband wissen möchten. Informationen, Daten und Prozesse werden zur Verfügung gestellt und sorgen somit für einen reibungslosen Ablauf.
Hilfsorganisationen
Unsere Lösungen unterstützen die Verwaltungs- und Arbeitsabläufe von Hilfsorganisationen in ihrer täglichen Arbeit. Dokumente, Belege oder Projektdokumentationen werden digital allen Berechtigten zur Verfügung gestellt und sorgen damit für mehr Transparenz und Sicherheit in Ihrer Organisation.
Komplexeinrichtungen
Durch die Verwaltung mehrerer Einrichtungen, unterschiedlichster Servicebereiche und Dienste bestehen hohe Anforderungen an die Organisation und Führung von Komplexeinrichtungen. Die Lösungen von d.velop unterstützen Sie im übergreifenden Austausch und bei der Gestaltung von digitalen Prozessen zwischen verschiedenen Einrichtungen, Standorten und Bereichen. Komplexe Arbeitsabläufe werden durch die Digitalisierung einfacher und Sie haben mehr Zeit für Ihre eigentliche Arbeit, der Pflege und Betreuung von Menschen.
Stiftungen
Verabschieden Sie sich von der Papierverarbeitung. Erstellen und speichern Sie Ihre Dokumente direkt digital. So reduziert sich Ihr Aufwand und alle Informationen sind jederzeit verfügbar. Mit automatisierten Workflows und digitalen Prozessen sorgen wir dafür, dass Ihnen mehr Ressourcen für Ihre eigentliche Stiftungsarbeit zur Verfügung stehen.
Förderung
Förderprogramme für die Digitalisierung der Pflege
Das Pflegepersonal-Stärkungsgesetz (PpSG) fördert die Digitalisierung in der Pflege, indem es die Finanzierung digitaler Anwendungen erleichtert. Dadurch können Pflegeeinrichtungen moderne Technologien nutzen, wie z. B. digitale Dokumentation und elektronische Pflegeakten. Dies verbessert die Effizienz und entlastet das Pflegepersonal, da Verwaltungsaufgaben automatisiert und vereinfacht werden. Zudem ermöglicht das Gesetz den Zugriff auf digitale Hilfsmittel, was den Pflegealltag verbessert und die Qualität der Versorgung erhöht.
REFERENZSTORYS
Erfolgsgeschichten aus dem Sozialwesen
GFDE
Michael Schwanzer, IT-Leiter bei der Gesellschaft für diakonische Einrichtungen (GFDE) berichtete über die Einführung vom Dokumentenmanagementsystem. Im Fokus seines Vortrags standen die Schnittstellen zu Connext Vivendi und Diamant. Dieser Beitrag beschreibt, wie das Digitalisierungsprojekt in den letzten 6 Jahren bei der GFDE vorangeschritten ist.
Bei uns war es so: Wir wollten Schnittstellen.
Stiftung Liebenau
Einen Teil der Lösung des Problems kannte man bei der Stiftung Liebenau bereits: d.velop. „Mit ihnen haben wir bereits unser DMS eigeführt“, erklärt Annika Maier. „So sind wir mit ihnen in den Austausch gekommen und sie haben uns Ihre Mitarbeiter-App vorgestellt. Da waren wir uns sicher, dass das auch eine gute Sache für uns wäre.“ Nach internen Abstimmungen fiel die Entscheidung, die App, die später den Namen „Mein Liebenau“ tragen sollte, konzernweit auszurollen.
Von unseren 8.000 Mitarbeitenden hat nur ein Drittel Zugriff auf einen PC und somit auf sämtliche Informationen, die per E-Mail oder im Intranet geteilt werden. Jede:r jedoch hat ein Smartphone und so kamen wir auf die Idee der Mitarbeiter-App.
Dienste für Menschen
In der Personalabteilung ist die Umstellung auf die neue digitale Personalakte von d.velop ziemlich gut angekommen. „Schon nach der Präsentation waren die Kollegen:innen sehr positiv eingestellt und begeistert“, sagt Ron Sliacky. „Als sie merkten, dass die Umsetzung auch noch relativ schnell funktioniert, war die letzte Skepsis verflogen.“
Die Vorstellung der digitalen Personalakte fand im Januar statt. Mitte Februar hatten wir die Testversion und am 1. April sind wir gestartet. Wenn man das betrachtet, 3 Monate, muss ich schon sagen, das ist echt super.
DRK-Kreisverband Düsseldorf
„Ich kann nur sagen, dass die ERV der richtige Schritt gewesen ist, und d.velop der richtige Partner“, resümiert Till Nagelschmidt. „Das läuft alles ganz problemlos, und wenn doch mal etwas sein sollte, steht d.velop wirklich schnell zur Verfügung und löst das Problem.“ IT-Systeme, nennt Nagelschmidt ein Beispiel, seien schließlich sehr komplex und da könne es schon mal passieren, dass ein Dienst stehenbleibe. „Da bin ich sehr zufrieden. Ich weiß, dass ja auch noch andere DRK-Verbände und sogar der Bundesverband das d.velop-Rechnungsbearbeitungssystem einsetzt, und ich persönlich kann das nur empfehlen.“
Das ist eine große Verbesserung. Die Papiere sind weg, hier kann nichts mehr verschwinden oder bleibt irgendwo liegen, und die Zeitersparnis ist enorm.
FAQ
Das Wichtigste in Kürze
Setzt eine soziale Einrichtung digitale Klientenakten ein, werden alle Schriftstücke zum jeweiligen Klienten innerhalb einer digitalen Akte gesammelt. Genauso wie eine analoge Akte auch kann die digitale Akte in verschiedene Gruppen kategorisiert werden. Ein gewünschtes Dokument ist so nur wenige Klicks entfernt. Die logische Ordnerstruktur hilft beim schnellen Wiederfinden wichtiger Dokumente.
Jedes Pflegeheim ist individuell und setzt ganz eigene Prioritäten. Einrichtungen, die ganz am Anfang der Digitalisierung stehen, mögen sich fragen: „Wo fangen wir eigentlich an?“ Ein bewährter Start in die Digitalisierung sind ein Dokumentenmanagement-System (DMS), die digitale Rechnungsverarbeitung sowie ein Vertragsmanagement.
Personelle Engpässe durch Fachkräftemangel und Fluktuation führen zu einem Zeitdefizit. Durch die Digitalisierung der Pflegeeinrichtung holen Sie ein wenig dieser Zeit auf, denn Daten von Klienten:innen (beispielsweise Medikamentenpläne und Angehörigeninformationen) stehen Ihnen digital, zentral und vor allem schnell zur Verfügung. Auch repetitive Prozesse können digital angestoßen und automatisiert ausgeführt werden.
Pflegeeinrichtungen zu digitalisieren, hilft dabei, den Arbeitsalltag des Pflegepersonals zu entzerren. Durch die Digitalisierung ist eine zielgerichtetere Kommunikation zwischen Pflegepersonal und Klienten:innen möglich. Das Pflegepersonal wird deutlich entlastet und hat mehr Zeit sich den Menschen zu widmen und sie zu pflegen. Das wiederum kann die Zufriedenheit des Pflegepersonals erheblich steigern.
Die Kosten für die Anschaffung der EDV-Lösungen hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Anzahl der Nutzer, den benötigten Funktionen und der technischen Infrastruktur. Da die Lösungen modular aufgebaut sind, können die Preise flexibel gestaltet werden. Durch gesetzliche Förderprogramme wie das Pflegepersonal-Stärkungsgesetz (PpSG) kann unter bestimmten Voraussetzungen ein Teil der Anschaffungskosten erstattet werden.
Software Demo
Lernen Sie die d.velop Software kennen
Fordern Sie mit wenigen Klicks Ihre individuelle Demo zur Software von d.velop an. Lassen Sie sich die Lösungen zur Digitalisierung in der Pflege live vorführen und stellen Sie direkt Ihre Fragen. Einfach Formular ausfüllen und wir melden uns bei Ihnen.