Wie revolutioniert die Signal Iduna mit der digitalen Postzustellung traditionelle Gehaltszustellungsprozesse? Auf dem d.velop summit berichtete die Signal Iduna über ihre Umstellung von analogen hin zu digitalen Gehaltsabrechnungen. Der Blick hinter die Kulissen zeigt, wie sie dadurch nicht nur Kosten sparen, sondern auch die Arbeitsweise nachhaltig verbessern. Die wichtigsten Erkenntnisse findest du in diesem Blogartikel.
Die Signal Iduna: Ein Überblick
Die Signal Iduna Gruppe, entstanden 1999 aus dem Zusammenschluss der Iduna Nova Gruppe in Hamburg und den Signal Versicherungen in Dortmund entstanden, ist ein Konzern, der ein großes Spektrum an Vorsorge- und Finanzdienstleistungen aus einer Hand anbietet. Das Angebot reicht von der klassischen Versicherung über das Bausparen und die Immobilienfinanzierungen bis hin zu Investmentanlagen.
Mit Hauptverwaltung in Dortmund und Hamburg sowie zahlreiche Tochtergesellschaften und Geschäftsstellen in Europa betreut die Signal Iduna Gruppe über 12 Millionen Kunden
Der Anstoß zur Digitalisierung
Die Signal Iduna Gruppe ist mit Direktionen und Geschäftsstellen in ganz Deutschland und Teilen Europas vertreten. Mehr als 10.000 Mitarbeiter:innen und Außendienstpartner:innen sorgen dafür, dass sich die Kundinnen und Kunden in Versicherungs- und Finanzfragen gut beraten und betreut fühlen. Diese Dezentralität brachte eine entscheidende Herausforderung mit sich: Das Unternehmen musste seit jeher einen erhöhten Aufwand betreiben, um den Nutzer:innen ihre Gehaltsabrechnungen und Außendienstabrechnungen zuzustellen.
Als Erstes haben wir darüber nachgedacht: Was wollen wir nicht mehr? Wir wollen keine Sicherheitsprobleme mehr, unsere Kosten senken und natürlich Rechtssicherheit herbeiführen.
Dr. Jannis Andrae
Signal Iduna stellt spezifische Projektanforderungen
Für die Umsetzung hatten die Verantwortlichen bereits sehr konkrete Vorstellungen davon, was die zu beschaffende Software leisten sollte.
- Einfaches Berechtigungsmanagement: Keine komplexen Rechtevergaben nötig.
- Zugriff für Außendienstmitarbeiter: innen und Betriebsrentner:innen: Einfache und sichere Erreichbarkeit der notwendigen Dokumente.
- Rechtssicherer Zustellung: Sicherstellung der Dokumentenzustellung gemäß rechtlichen Vorgaben.
- Hohe IT-Sicherheitsstandards: insbesondere die doppelte Verschlüsselung (2FA) zum Schutz sensibler Daten.
- Cloud-Server in Deutschland: Einhaltung strenger, deutscher Datenschutzbestimmungen.
- Mobiler Zugriff: Ermöglichung des sicheren Zugriffs auf Dokumente von überall.
Zusammenfassend war uns Effizienz, Innovation und Modernität des Projektes am wichtigsten
Dr. Jannis Andrae
Success Story der Signal Iduna 🚀
Die Signal Iduna setzt mit der d.velop postbox auf digitale Effizienz und Nachhaltigkeit.
Erfolge der Signal Iduna mit der digitalen Postzustellung
Durch die Implementierung einer digitalen Postzustellung hat die Signal Iduna Gruppe beeindruckende Erfolge erzielt. Die Umstellung auf digitale Gehaltsabrechnungen hat es ermöglicht, auf das Drucken, Kuvertieren und Verteilen von Tausenden Blatt Papier zu verzichten. Insgesamt spart die Signal Iduna jährlich rund 550.000 Blatt Papier für die 3.000 digitalen Nutzer im Außendienst ein.
Die Umstellung führte nicht nur zu bedeutenden Kosteneinsparungen, sondern reduzierte auch die den manuellen Aufwand erheblich. Insbesondere konnte der Anteil manueller bearbeitender Briefrückläufer um beeindruckende 95 % gesenkt werden.
Wir haben substanzielle Kosteneinsparungen und Einsparungen an wertvoller Lebenszeit erzielt. Durch die Minimierung von Rückläufern haben wir die Prozesseffizienz gesteigert. Zudem positionieren wir uns insbesondere bei jüngeren, anspruchsvollen Mitarbeitenden als moderner Arbeitgeber, der großen Wert auf eine vernünftige Umweltbilanz in den internen Prozessen legt.
Dr. Jannis Andrae
Insgesamt hat die Einführung der digitalen Postzustellung nicht nur erheblichen Kosteneinsparungen und einer Reduzierung des Papierverbrauchs geführt, sondern auch die Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen gesteigert.
Es ist in der Versicherungsbranche nicht leicht, Nachhaltigkeitsfälle zu finden, in denen Themen wie Profitabilität und echter Umwelt-Impakt und zudem noch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit Hand in Hand gehen
Dr. Jannis Andrae
d.velop postbox als Schlüssel zur nachhaltigen Effizienz
Die digitale Transformation bei der Signal Iduna Gruppe durch die Einführung der d.velop postbox hat deutliche Vorteile aufgezeigt. Durch die Umstellung auf digitale Arbeitsabläufe konnten erhebliche Kosteneinsparungen erzielt, der Papierverbrauch drastisch reduziert und die Effizienz der Prozesse gesteigert werden. Gleichzeitig hat sich das Unternehmen als moderner und umweltbewusster Arbeitgeber positioniert, was hauptsächlich bei jüngeren Mitarbeitenden gut ankommt. Die d.velop postbox hat sich somit als wichtiger Schritt in Richtung einer nachhaltigen und zukunftsorientierten Arbeitsweise erwiesen.
Die Proaktivität der Betriebskollegen von d.velop, sowie das situationsspezifische Eingehen auf die konkreten Bedürfnisse wurde als sehr positiv wahrgenommen
Dr. Jannis Andrae -Leiter Produktstrategie Signal Iduna