Am 5. und 6. September 2023 lädt die d.velop AG zu ihren public sector days 2023 in das Kongress Palais Kassel ein. Das jährliche Branchenevent vermittelt Digitalisierung hautnah und bietet spannende Praxiseinblicke aus Kundenprojekten rund um Themen für die digitale Verwaltung und moderne Hochschule.
Eine Teilnehmerin mit Leidenschaft ist Jill Zachhuber, Fachbereichsleiterin Zentrale Verfahren bei der Stadt Rostock. Für sie ist die Veranstaltung ein Muss und dies seit nunmehr fünf Jahren, die sie sich in Rostock um Digitalisierungsthemen kümmert. Wir wollten von ihr wissen, warum.
Frau Zachhuber, was macht für Sie den besonderen Reiz der public sector days aus?
Die Veranstaltung ist eine ideale Plattform, um uns mit IT-Teams aus anderen Kommunen auszutauschen: Welche Module nutzt ihr? Wie funktioniert der Umstieg auf den Web Client, der jetzt für alle ansteht? Welche Erfahrungswerte gibt es mit der neuen Version von d.velop documents usw.? Wir bekommen hautnah mit, wo welche Lösungen im Einsatz sind. Hier findet einfach ein sehr intensiver Know-how-Transfer statt. Den gibt es zwar auch auf landeseigenen DMS-Anwendertreffen, aber dort halt eben nicht so konkret auf das Produkt bezogen. Um sich softwarebezogen auszutauschen, gibt es keinen besseren Rahmen als die jährlichen public sector days.
Ihre größte Anregung in den vergangenen Jahren?
Dass wir uns die Verfügungs-Workflowmodule näher anschauen konnten, war schon extrem hilfreich. Damit stehen wir in Rostock nun kurz vor der Produktivsetzung. Mir gefällt außerdem, dass man über die d.velop-Perspektive hinaus auch Infrastrukturthemen sehr gut diskutieren kann. Wir arbeiten z.B. noch mit Windows 2012 Servern, die ja mittlerweile abgekündigt sind. Auf den letzten public sector days haben wir wertvolle Anregungen dazu mitgenommen, wie andere Kommunen mit dieser technischen Herausforderung umgehen und ihre Systemlandschaft umstellen. Dafür ist auf dem Event genau die richtige Mischung aus Tekkies und Projektverantwortlichen anwesend. Hier nehmen wir von allen Seiten etwas mit.
Was haben Sie selbst in das Event eingebracht?
Unter anderem durfte ich bereits selbst Referentin sein. Ich habe eine unserer neuen Lösungen auf Basis von d.velop documents zur Postverteilung innerhalb der Stadt vorgestellt. Wir beschäftigen uns vornehmlich mit der Einführung der Sachakte für die allgemeine Schriftgutverwaltung und wollen die einzelnen Ämter mit 2.400 Anwender:innen zügig daran anschließen. Dokumente gehen über die zentrale Scanstelle ein und werden von dort digital verteilt. d.velop hat uns hier ein kleines Formular mit angehängtem Workflow programmiert. Daraufhin kamen prompt einige Anfragen aus Mecklenburg-Vorpommern, aus verschiedenen Arbeitskreisen.
Was halten Sie von der Integration des Branchen-Events in die Hauptveranstaltung der d.velop AG?
Natürlich versuchen wir schon, uns auf die Themen mit Kommunalbezug zu konzentrieren. Auf der anderen Seite ergeben sich durch die Kombination mit anderen Themen, im letzten Jahr zum Beispiel Life Science, interessante und neue Einblicke, die auch wir letztlich für unsere Arbeit nutzen können. Letztes Jahr habe ich etwa einen Kollegen aus einer ganz anderen Branche und auch Organisationsgröße kennengelernt – es war spannend zu sehen, wie d.velop documents hier auch einmal in anderen Zusammenhängen eingesetzt werden kann.
Und die Mischung aus Vor-Ort- und Online-Event?
Das seit der Pandemie etablierte hybride Konzept gefällt uns sehr gut. Unser Projektteam in Rostock ist recht groß und in den Jahren zuvor konnten wir nie alle mitnehmen. Dadurch, dass einige Inhalte des Events nun digital übertragen werden, können auch die zu Hause Gebliebenen an den für sie interessanten Vorträgen teilnehmen. So schließen wir niemanden aus.
Auf welche Themen sind Sie in diesem Jahr besonders gespannt?
In meinen Bereich fällt auch die Umsetzung der OZG-Formulare und die Portal-Integration, d. h. wie bekommt man Onlineanträge von Länderportalen in das System hinein. Rostock ist Pilotkommune für die Einbindung von d.velop documents an das MV-Service-Portal. Von daher sind wir besonders gespannt, was es dazu Neues geben wird. Mich interessiert auch die d.velop-Strategie hinsichtlich Schnittstellen zu H&H und anderen Systemen, ob diese gegebenenfalls mehr zentralisiert werden etc. Wie kann die Administration der Schnittstellen vereinfacht werden? Auf solche Fragen erwarten wir uns den public sector days unmittelbare Antworten.
Was wünschen Sie sich für die Zukunft des Events?
Die Vielfalt der Veranstaltung mit ihren vielen Vorträgen zu unterschiedlichsten Themen ist auf jeden Fall ein sehr großes Plus. Manchmal waren die vorgestellten Lösungen in der Vergangenheit unter Umständen etwas zu speziell und nicht auch für andere Verwaltungen ohne weiteres zu erwerben. Ich könnte mir deshalb für die Zukunft gut einen Marktplatz einzelner Kommunen vorstellen, die auf dem Event Lösungen vorstellen, die sie mit den Modulen von d.velop selbst entwickelt haben und erfolgreich einsetzen. Davon könnten dann alle anderen noch einmal mehr profitieren.
Wir bedanken uns ganz herzlich bei Frau Zachhuber für das spannende Interview!
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