Unter dem Namen Microsoft 365 fasst Microsoft seit dem 21.04.2020 alle seine Office-Anwendungen sowie Cloud-Dienste und Sicherheitsfunktionen zusammen. Im Rahmen einer Business Lizensierung (z.B. einer E3 oder E5 Lizenz) steht vielen Unternehmen diese Plattform bereits zur Verfügung. Und damit auch die Microsoft Content Services.
Was sind die Microsoft Content Services?
Innerhalb von Microsoft 365 fassen die Microsoft Content Services alle Bereiche zusammen, die für die Verwaltung von Dokumenten relevant sind und als Basis für dokumentenzentrierte Prozesse dienen. Dies sind z.B. SharePoint Online, OneDrive aber auch Teile von Microsoft Azure.
Angekündigte Produkte, wie „Project Cortex“, ergänzen ab Mitte des Jahres Microsoft 365 um Wissensmanagement-Funktionalitäten und bietet eine KI-gestützte Erfassung von Informationen sowie eine automatisch generierte, transparente Darstellung des vorhandenen Unternehmenswissens.
Welche Mehrwerte bieten Microsoft Content Services Unternehmen und Anwendern?
Seit Jahren bietet Microsoft mit den SharePoint–Produkten eine Plattform zur Zusammenarbeit in dokumentenbasierten Prozessen und zur Ablage von Dokumenten und Informationen.
Mit SharePoint Online stehen diese Funktionen auch in Microsoft 365 zur Verfügung und wurden und werden stetig ausgebaut. Erst kürzlich habe ich im Video-Interview mit der Office 365 Akademie ausführlich über die zahlreichen Möglichkeiten – aber auch Grenzen – der Microsoft-Produkte gesprochen.
Gemeinsames und gleichzeitiges Arbeiten an Office Dokumenten, Versionierung und die Klassifizierung von Dokumenten durch sogenannte Metadaten (Dokumenteigenschaften) sind nur einige der Funktionen, die SharePoint im Bereich des Dokumentenmanagements bietet. Eine tiefe Integration in die klassischen Office-Anwendungen sowie auch in Microsoft Teams sorgt dafür, dass den Anwendern die Funktionen direkt in ihren täglich genutzten Applikationen zur Verfügung stehen. Da es sich um eine Cloud-Lösung handelt, stehen diese Funktionen den Mitarbeitern von jedem Ort und zu jeder Zeit zur Verfügung.
Die gemeinsame Arbeit erstreckt sich dabei über die Unternehmensgrenzen hinaus, da Dokumente sehr einfach mit externen Personen geteilt und bearbeitet werden können. Berechtigungen können dabei direkt beim Teilen zugewiesen werden.
Zum Dokumentenlebenszyklus gehört neben der gemeinsamen Erstellung der Dokumente auch die Archivierung. Hier bietet Microsoft 365 entsprechende Grundlagen mit den Retention Labels. Erst kürzlich haben wir die Frage, ob SharePoint revisionssicher ist, hier im Blog geklärt.
Die Basis für ganzheitliches Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 geschaffen
Ergänzt wird das Dokumentenmanagement in Microsoft 365 durch die ebenfalls enthaltenen Produkte der „PowerPlattform“. Mit Power Automate können dokumentenbasierte digitale Geschäftsprozesse umgesetzt werden, mit Power Apps können einfache und flexible Applikationen für den Browser oder mobile Endgeräte erstellt werden.
Effizientes Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 und SharePoint.
Intelligentes Dokumentenmanagement mit d.velop und Microsoft 365
Auf Basis von Microsoft 365 und der Microsoft Content Services bietet d.velop mit „d.velop documents for Microsoft 365“ Services als Erweiterungen für das Dokumentenmanagement an, um innovative DMS-Funktionalitäten und digitale Aktenstrukturen abzubilden.
Kollaboration findet häufig in dezentralen Teamseiten statt. Jedes Team kann so optimal entsprechend seiner Bedürfnisse gemeinsam arbeiten. Mit den d.velop Erweiterungen bilden wir flexible Strukturen auf Basis der Informationen in den verschiedenen Seiten ab und bieten so einen 360°-Blick auf die gesamten Informationen in Microsoft 365 an einer zentralen Stelle.
Integrationen und Schnittstellen zu SAP, Salesforce und den Microsoft Dynamics Produkten
Durch Integrationen und Schnittstellen zu SAP, Salesforce und natürlich den Microsoft Dynamics Produkten ermöglichen wir die Ablage von Informationen in den Microsoft Content Services als zentralen Ablageort und integrieren unsere Ansichten in die führenden Applikationen, sodass die Anwender einfach auf die vollständigen Dokumentenstrukturen zugreifen können.
Die d.velop Plattform hält weitere nützliche Cloud-Apps bereit
Ergänzt werden diese Schnittstellen um weitere Produkte der d.velop Plattform, wie z.B. den Inbound Scan zur einfachen und unkomplizierten Verarbeitung von per Post oder E-Mail eingehenden Dokumenten.
Fachprozesse als SaaS stehen bereit
Für Fachprozesse wie die Verarbeitung von Eingangsrechnungen oder die Verwaltung von Verträgen bieten wir Standardlösungen, die durch die intuitive Anwendungsoberfläche und die Bereitstellung als Software–as–a–Service schnell in Betrieb genommen werden können.
Microsoft und d.velop: better together
Mit d.velop documents for Microsoft 365 bietet d.velop seit Jahren erfolgreiche Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für die strategische Plattform Microsoft 365 bzw. SharePoint On Premises an. Als langjähriger Microsoft-Partner ist d.velop permanent in enger Abstimmung mit dem Softwarekonzern aus Redmond. Auch auf Content Services Summit haben wir im Video-Interview mit Microsoft Senior Product Manager Chris McNulty über das d.velop Lösungsportfolio und dessen Mehrwerte für den Anwender gesprochen.
Im Rahmen der Content Services Partnerschaft können wir als d.velop AG jetzt die Verbindung zu Microsoft intensivieren und erhalten zukünftig bereits frühzeitig Einblick in die aktuellsten Entwicklungen.
So können wir d.velop Produkte optimal an Microsoft 365 und die Content Services anpassen.
Zudem können wir durch direkte Abstimmung mit dem Produktmanagement unsere Anregungen und Ideen beisteuern und dabei die Wünsche unserer Kunden einfließen lassen.
Sollten bei Ihnen jetzt Fragen oder Ideen aufkommen, lassen Sie uns diese doch in den Kommentaren da 👇 oder fügen Sie mich zu Ihrem LinkedIn-Netzwerk hinzu.
Zuverlässigkeit Microsoft 365 und SharePoint Online als revisionssicheres DMS.