Digitale Mobilität neu definiert – wie d.velop die mobile Arbeitswelt transformiert

Mobiles Arbeiten ist heute in einigen Berufen üblich. In einer zunehmend mobilen Gesellschaft, in der schätzungsweise 75 % aller Arbeitnehmer:innen in Deutschland als Non-Desk-Worker agieren¹ und auch Desk-Worker vermehrt ortsunabhängig arbeiten, steht die Transformation der Arbeitswelt hin zu einer vollständig digitalisierten und mobilen Zukunft im Mittelpunkt.  

Wie d.velop die mobile Arbeitswelt transformiert​  

In ihrem Vortrag auf dem d.velop summit berichteten Pascal Jordin, Senior Product Manager und Christian Hemker, Senior Product Owner bei der d.velop mobile services GmbH von einer zukunftsorientierten Strategie, die sich auf mobile Anwendungsfälle unserer Kunden konzentriert und durch die Apps d.velop connect und d.velop mobile sowie die fortlaufende Optimierung der mobilen Nutzung unserer Produktlandschaft realisiert wird. Wie unsere Lösungen die Kommunikation und Kollaboration in Unternehmen revolutionieren und dabei nicht nur Effizienz und Benutzerfreundlichkeit steigern, sondern auch strengen Datenschutzrichtlinien durch Hosting in deutschen Rechenzentren der Open Telekom Cloud gerecht werden, erfährst du in diesem Blogbeitrag.  

Allgemeine Trends der digitalen Mobilität

Zunächst warfen Sie einen Blick auf verschiedene Themen der digitalen Mobilität und Trends der Kommunikation und Kollaboration in Unternehmen, die sich heute beobachten lassen: 

1. Räumliche Distanz überwinden: Non-Desk-Worker überall erreichen – Operative Mitarbeiter:innen ohne festen PC-Zugang sind in praktisch jeder Branche vorhanden und müssen mobil erreicht werden und arbeiten können. Denken wir beispielsweise an Pflegekräfte, Produktionsmitarbeitende oder LKW-Fahrer:innen. Damit Arbeitsprozesse reibungslos stattfinden können, sollte die gesamte Belegschaft, inkl. der Mitarbeiter:innen ohne PC-Arbeitsplatz, mobil einbezogen werden. 
2. Mobiles Arbeiten steigt auch bei Desk-Workern – „Rund 70 Prozent der [an der Studie] teilnehmenden Betriebe verfügen über eine Betriebsvereinbarung mit der Möglichkeit zum ortsflexiblen Arbeiten. Weitere 24 Prozent arbeiten an einer betrieblichen Regelung.“ (Fraunhofer-Institut). Unternehmen haben nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie gelernt, dass räumliche Distanzen keine Hürde für die Handlungsfähigkeit ihrer Mitarbeiter:innen sein dürfen. Mobile digitale Kommunikations- und Kollaborations-Tools räumen auch Mitarbeiter:innen, deren Arbeitsalltag meist am PC stattfindet, eine räumliche Flexibilität ein. Beispielsweise können sie damit auch auf Dienstreise, im Homeoffice oder bei einem Kunden vor Ort Aufgaben unkompliziert erledigen. 
3. Workstations verschwinden – Klassisch fest platzierte Arbeitsplätze verschwinden. Desktop-Computer sind heute die Ausnahme, denn Laptops bieten mehr Flexibilität in einer modernen Geschäftswelt. Jedoch geht der Trend weiter zu Tablets und Smartphones, die immer mehr Teil des täglichen Arbeitens werden. Kein Wunder, denn mit diesen digitalen Tools können Mitarbeiter:innen überall und unkompliziert produktiv sein. 
4. GenZ erwartet mobile Lösungen von ihrem Arbeitgeber – Heute betritt eine Generation den Arbeitsmarkt, die mit digitalen Lösungen aufgewachsen und vertraut ist und daher gewisse Anforderungen an ihren Arbeitgeber stellt: „[Bei der Frage, was die GenZ von Arbeitsmitteln erwartet], führt die Studie zwei Begeisterungsmerkmale an, die eine überproportionale Zufriedenheit in der GenZ schaffen können:  

• Die Verfügbarkeit innovativer und neuer Tools​ 
• Die Befähigung der Mitarbeitenden, diese auch effektiv zu nutzen“​² 

Was bringen die besten digitalen Tools, wenn sie nicht für jede:n Kolleg:in aufgrund des Arbeitsortes anwendbar sind? Effektive Kommunikations- und Kollaborationslösungen sollten daher für die gesamte Belegschaft auch mobil zugänglich sein. 

Digitale Mobilität in der Praxis

Um diese Trends etwas greifbarer zu machen, schauen wir uns im Folgenden an, wie sich das Ganze in der Praxis umsetzen lässt. 

Mobile Zusammenarbeit: Es gibt häufig nicht mehr den einen Arbeitsort

Nehmen wir als Beispiel eine Ingenieurin: Diese arbeitet sowohl vor Ort im Büro als auch flexibel an der Produktionsanlage, am Projektstandort oder etwa im Homeoffice. Als zweites Beispiel könnten wir einen Projektleiter aufführen, der hin und wieder auf Dienstreise ist, ebenfalls im Homeoffice oder beispielsweise in Co-Working-Spaces arbeitet. Egal, wo sich Kolleg:innen gerade befinden, sollte es ihnen nicht nur aus Effizienzgründen möglich sein, Aufgaben flexibel von dort aus zu erledigen. Häufig müssen dafür Informationen ortsunabhängig zugänglich sein oder Prozesse unterwegs in Gang gesetzt werden. An dieser Stelle kommt die mobile Nutzung der d.velop Cloud – d.velop mobile – ins Spiel. 

Dokumente immer griffbereit

Dank dieser mobilen Lösung kannst du deine Arbeit genau da erledigen, wo sie gerade anfällt. Mit d.velop mobile hast du auch unterwegs direkten Zugang zu unternehmensrelevanten Dokumenten. 

• Mobiler (Offline-)Zugriff auf die Funktionen des d.velop ECM-Systems
• Dokumente in digitalen Akten direkt mobil einsehen, bearbeiten oder freigeben
• Sicherer Zugriff auf Unternehmensinformationen​

Durch eine Suchfunktion wird das Wiederfinden bestimmter Dokumente auch unterwegs zum Kinderspiel. Befindet sich ein:e Kolleg:in beispielsweise auf der Baustelle, kann er oder sie in Sekundenschnelle auf relevante Baupläne oder ähnliches mobil zugreifen. Der persönliche Bereich von d.velop mobile beinhaltet Favoriten-Listen und Suchvorlagen, die die Effizienz im mobilen Dokumenten(such)prozess steigern. Mit der Offline-Funktion von d.velop mobile können Mitarbeiter:innen darüber hinaus per Klick Dokumente und Akten für die Offline-Bearbeitung markieren und im Hintergrund herunterladen – sollte vor Ort mal keine Internetverbindung verfügbar sein.  

Auch das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten bspw. in Form von Kommentaren ist möglich. Dazu kann das entsprechende Dokument per Aufgabe an den oder die richtige:n Ansprechpartner:in weitergeleitet werden. Im Eigenschaftsbereich des Dokuments ist ersichtlich, wer wann etwas am Dokument geändert hat. Neue Fotos oder Dokumente können Mitarbeitende bequem an der richtigen Stelle im ECM-System ablegen.  

Aufgaben unterwegs erledigen

Nehmen wir an, dem Projektleiter fällt beim Kunden auf, dass ein Bauteil fehlt. Anstatt lange herumzutelefonieren, kann dieser einen mobilen Beschaffungsantrag stellen und die Aufgabe somit vor Ort anstoßen. Eine Woche später fällt er bspw. krankheitsbedingt aus. Auch hier kann er seine Kolleg:innen von Zuhause aus über d.velop mobile informieren und den Projektplan anpassen, sodass seine Kolleg:innen Aufgaben in seiner Abwesenheit übernehmen können. Auch weitere, dringende Aufgaben wie etwa die Eingangsrechnungsprüfung können mobil und schnell erledigt und Wartezeiten somit überbrückt werden. 

Neu: Mobile Mehrfachablage von Dateien

Häufig haben Mitarbeitende unterwegs mehrere Dokumente oder Fotos auf dem Smartphone, die sie mobil im DMS ablegen möchten. Um hieraus keine zeitliche Mammutaufgabe zu machen, können diese nun durch die neue Mehrfachablage gebündelt mit d.velop mobile geteilt werden. 

Alle diese modernen Funktionen leisten einen wesentlichen Beitrag dazu, dass Mitarbeitende am Ort des Arbeitsgeschehens nicht durch nervige Suche, lange Wartezeiten oder mangelnde Informationen an ihrer eigentlichen Arbeit gehindert werden. Mit d.velop mobile haben sie das ECM-System im mobilen Zugriff und bleiben überall handlungsfähig. 

Digitale Mobilität in der Kommunikation von Unternehmen

Neben den ganzen dokumentenbasierten Prozessen gibt es auch Kommunikationsprozesse, die heute mobil, effizient und sicher stattfinden müssen. d.velop hat bereits über acht Jahre Erfahrung mit ihrer Mitarbeiter-App. Pascal Jordin hat nun die neue Mitarbeiter-App d.velop connect auf dem d.velop summit vorgestellt, mit der Mitarbeitende immer und überall Zugang zu neuesten Informationen und Unternehmensnews haben. 

Mobile Informationsverbreitung

Angefangen beim Startbild bzw. Dashbord der App, erhalten Mitarbeiter:innen per Firmen-App alle wichtigen Informationen auf einen Blick und können von dort aus in weitere Details und Funktionen absteigen. Die News sind hierbei in die Kategorien „Neu für mich“ und „Neuigkeiten“ unterteilt, wobei erstere nur die Informationen aufführt, die für die spezielle Person, Arbeit und Rolle relevant sind. Auf diese Weise werden Mitarbeiter:innen auch unterwegs schnell mit denen für sie relevanten Informationen und Updates versorgt und können sich auch über weitere Unternehmensneuigkeiten informieren, falls gewünscht. 

Interaktion und Feedback

Die aktive Einbindung der gesamten Belegschaft – sowohl kaufmännischer als auch operativer Kolleg:innen – wird durch Interaktionsmöglichkeiten innerhalb der App gefördert. Mitarbeiter:innen können im Social Intranet auf die Beiträge ihrer Kolleg:innen in Form von Kommentaren oder Emojis reagieren.  

Mobile Arbeits- und Terminkoordination

Damit Arbeitsabläufe nahtlos und effizient ablaufen können, kommen Unternehmen häufig nicht an Meetings vorbei. Aber auch andere Events finden in Unternehmen statt, über die gewisse oder alle Personen informiert werden müssen. Diese Termine können ebenfalls einfach per Mitarbeiter-App koordiniert, zu- oder abgesagt werden. Auch die mobile (Zusammen)-Arbeit mit Checklisten wird durch die App gefördert. Hierbei können Mitarbeiter:innen sowohl für sich selbst als auch für ein Team oder andere Personen Aufgaben in Form von Checklisten herunterschreiben und abhaken. 

Mitarbeiter-App: Datenschutz und -sicherheit an erster Stelle

Dass eine Mitarbeiter-App zum einen betriebsinterne und zum anderen personenbezogene Daten beinhaltet, ist kein Geheimnis. Wir bei d.velop schreiben Mitarbeiter-App-Datenschutz und -sicherheit groß. Angesichts dessen wurde auch bei der Umsetzung von d.velop connect großer Wert hierauf gelegt, indem die App folgende Punkte abdeckt:

• Zugriff über eine verschlüsselte Verbindung ​
• Zugriff ausschließlich mit Authentifizierung auf betriebsinterne Inhalte
• Kein Auslesen des Smartphones
• Kein Zugriff auf das eigene Handy-Kontaktbuch
• Eingeschränkter Zugriff auf zuvor ausgewählte private Dateien auf dem eigenen Smartphone
• DSGVO-konforme Nutzung der privaten Endgeräte (geeignet für BYOD)
• Hosting in einem deutschen, ISO-zertifizierten Rechenzentrum der Open-Telekom​-Cloud

Die beiden Lösungen d.velop mobile und d.velop connect leisten bereits einen wertvollen Schritt in Richtung der digitalen Transformation der Arbeitswelt. Die mobile Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmen lassen sich hierdurch effizient und sicher gestalten. Doch das soll es noch nicht gewesen sein.

Wie geht die Reise der digitalen Mobilität weiter?

Wir bei der d.velop mobile services GmbH lieben Apps und deren Benutzer:innenfreundlichkeit. Um das Nutzer:innenerlebnis bei der Zusammenarbeit und Kommunikation von Unternehmen gemäß der digitalen Mobilität noch weiter zu optimieren, gehen wir die Extrameile, denn „Wir streben eine nahtlose und kohärente Nutzererfahrung über alle mobilen Anwendungsfälle hinweg an.“ 

Was bedeutet das konkret?

Unsere Vision ist, einen „digital Workplace“ zu schaffen, der innerhalb einer App verschiedene Anwendungsfälle rund um den Mitarbeiterlebenszyklus unter einer gemeinsamen Oberfläche vereint. Hierbei geht es um verschiedene (teils wiederkehrende) Prozesse, wie etwa die digitale Zustellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Bereitstellung von Onboarding-Unterlagen, interne und externe Kommunikations- und Dokumentenprozesse, Workflows wie bspw. Krankmeldungen und Urlaubsanträge und vieles mehr. Natürlich entworfen nach dem Mobile-First-Ansatz.

Auf diese Weise werden nicht nur die mobilen und nahtlosen Nutzer:innenerfahrungen verbessert, sondern auch die Nähe zur d.velop platform geschaffen. Du darfst gespannt sein, wie es weitergeht.