Digitale Vertragsunterzeichnung – von der Erstellung bis zur Unterschrift

In Zeiten der digitalen Transformation wird die digitale Vertragsunterzeichnung immer relevanter für Unternehmen, denn Verträge sind die Grundlage einer jeden geschäftlichen Beziehung. Laut einer Studie von der International Association for Contract and Commercial (IACCM) haben

• Mittelständische Unternehmen mit einem Umsatz zwischen 100 Millionen und einer Milliarde US-Dollar durchschnittlich 5.000 aktive Verträge im Einsatz,
• Kleine Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 100 Millionen US-Dollar haben durchschnittlich 1.000 aktive Verträge.  

Diese enorm hohe Anzahl an Verträgen verursacht bei vielen Unternehmen hohe Kosten in der Erstellung und in der Verwaltung der Verträge. Mithilfe von digitalen Lösungen lassen sich für Unternehmen enorme Kosten einsparen, die in dem Prozess einer Vertragserstellung und -unterzeichnung entstehen können. Das Einsparpotenzial mithilfe einer digitalen Signatur liegt bei 9.534,- Euro Druckkosten pro Jahr. Die Lösung rettet somit umgerechnet 20 Bäume, die bei einem 30-köpfigen Unternehmen an Druckpapier benötigt werden.

d.velop contracts in Kombination mit d.velop sign erleichtern dabei die Prozesse und sorgen dafür, dass es rechtsgültig abläuft. In diesem Blogbeitrag erfährst Du alles von der standardisierten Vertragserstellung, bis hin zur finalen Vertragsunterzeichnung und wie dieser Prozess vollständig digital für Vertragsparteien möglich ist.

Der Weg zur digitalen Vertragsunterzeichnung

Das digitale Vertragsmanagement von d.velop unterstützt im gesamten Vertragslebenszyklus von der Erstellung, über die fristgerechte Bearbeitung von Aufgaben, bis hin zur Speicherung und Auswertung der Verträge. So ist eine kollaborative Arbeit im Team möglich und alle Beteiligten behalten den Überblick. Folge Funktionen unterstützen bei der digitalen Vertragsunterzeichnung:

Vertrags-Anlage-Assistent

Mithilfe der intuitiven Navigation unterstützt der Vertrags-Anlage-Assistent bei der Erstellung von Verträgen. Per Mausklick kann eine vordefinierte Vertragsart ausgewählt werden, um eine Vorlage zu erhalten. Hinterlegte Stammdaten und weitere Informationen aus dem führendem System können beim Ausfüllen der Vertragsmaske verwendet werden und werden bei der Vertragsanlage mit gepflegt.

Fristenmanager

Um nie wieder eine Frist zu verpassen, gibt es die Möglichkeit, die Laufzeit und den Kündigungsstichtag direkt in der Software berechnen zu lassen. Zusätzlich können automatische Benachrichtigungen per E-Mail in einem individuellen Intervall eingestellt werden und die Fristbenachrichtigung wird im Dashboard von d.velop contracts angezeigt.

Digitale Zusammenarbeit – Prüfung & Freigabe

Sobald der Vertrag erstellt wurde, muss er von relevanten Personen zum Beispiel Legal, Kolleg:innen aus dem Finance oder der Abteilungsleitung geprüft werden. Die Zusammenarbeit kann durch die Nutzung der umfangreichen Möglichkeiten von Microsoft 365 oder d.velop documents erleichtert werden. Hierbei können berechtigte Personen Änderungen und Anmerkungen direkt im Dokument platzieren.

Abwicklung der digitalen Vertragsunterzeichnung mit dem Signaturumlauf

Sobald alle relevanten Personen den Vertrag geprüft haben und keine Änderungen mehr vornehmen möchten, kann dieser freigegeben und der digitale Signaturumlauf kann angestoßen werden. Um die Vertragsunterzeichnung so effizient wie möglich und ohne großen Aufwand zu gestalten, kommt d.velop sign zum Einsatz. d.velop sign ist eine eIDAS- und DSGVO-konforme E-Signatur-Software, mit der Unternehmen Verträge und Dokumente jeder Art digital und rechtssicher unterzeichnen können.

Der Signaturumlauf in 6 Schritten

1. Wähle zunächst die internen und externen Empfänger:innen des Vertrags aus und lege einen Signaturstandard fest

2. Zudem kannst Du eine Signaturreihenfolge festlegen, um Abhängigkeiten oder Hierarchien zwischen den Empfänger:innen besser abbilden zu können 

3. Lege Signatur- und Textfelder für die Empfänger:innen fest und nehme ihnen so weitere Arbeit ab

4. Nutze zusätzliche Funktionen, wie z.B. eine automatische Erinnerung, um den Umlauf weiter zu individualisieren

5. Füge schließlich noch eine persönliche Nachricht hinzu, um die Empfänger:innen über Dein Anliegen und die Signaturaufforderung zu informieren. 

6. Starte den Signaturumlauf und verfolge den aktuellen Status des Vertrages 

Nachdem alle Personen den Vertrag unterschrieben haben, wird der Vertrag automatisch jedem zur Verfügung gestellt. Das spart zusätzliche Zeit und befreit von manuellem Aufwand.

Vollständig digitaler Prozess bis zur Vertragsunterzeichnung

Mithilfe von Softwarelösungen, wie einem digitalen Vertragsmanagement oder einer digitalen Signatur, können viel Zeit, Geld und Ressourcen in dem gesamten Prozess gespart werden. Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Papier-, Druck und Versandkosten sparen 
• Medienbrüche abschaffen und Vertragsabschluss  beschleunigen 
• Orts- und Zeitunabhängigkeit / keine Notwendigkeit von Vor-Ort-Meetings 
• Natürliche Ressourcen schonen 

Bei der Unterzeichnung eines Vertrags hört es aber nicht auf – es folgt die Verwaltung der Verträge, Auswertungen und abschließend die Archivierung.