Die Digitalisierung von Papierdokumenten hat unsere Arbeitsweise revolutioniert. In dieser Ära der fortschreitenden Technologie wird die Bedeutung effizienter Dokumentenverwaltung immer deutlicher. Eine herausragende Methode, um diesen Wandel zu unterstützen, ist die Stapelverarbeitung im Dokumentenmanagement.
In diesem Artikel werden wir genauer betrachten, was Stapelverarbeitung ist. Dabei beleuchten wir, wie du durch den gezielten Einsatz dieser innovativen Technologie nicht nur Zeit einsparen kannst, sondern auch deine Produktivität steigerst und mögliche Fehler minimierst. Außerdem erfährst du aus erster Hand, welche Aufgaben sich in modernen Dokumentenmanagement-Systemen wie d.velop documents mithilfe der Stapelverarbeitung effizient verarbeiten lassen.
Was ist eigentlich eine Stapelverarbeitung im Dokumentenmanagement?
Die Stapelverarbeitung, auch als Stapelscan oder Batch-Scan bekannt, ermöglicht es, mehrere Dokumente gleichzeitig zu scannen und in digitale Dateien umzuwandeln. Im Dokumentenmanagement-System d.velop documents bieten wir eine intuitive und benutzerfreundliche Funktion zur Stapelverarbeitung an.
Anwender legen eine Vielzahl von physischen Dokumenten entweder in einen speziellen Dokumenteneinzug oder auf das Scannerglas. Anschließend starten sie den Stapelvorgang, und die Software scannt automatisch die Seiten und legt einen Stapel an. Nach dem Stapelscan werden die Dokumente durch eine fortschrittliche Dokumentenmanagementlösung mit OCR-Technologie ausgelesen, sodass sie durchsuchbar sind.
Welche Vorteile bietet die Stapelverarbeitung?
Die Stapelverarbeitung bietet viele Vorteile für die effiziente Verarbeitung von Dokumenten:
Zeitersparnis & Skalierbarkeit: Unternehmen sparen Zeit und reduzieren den Arbeitsaufwand ihrer Mitarbeitenden durch das Scannen mehrerer Dokumente und die automatische Trennung. Die Stapelverarbeitung ist besonders vorteilhaft für Organisationen mit einem hohen Dokumentenaufkommen, da sie leicht skalierbar ist. Die Technologie kann problemlos an die steigenden Anforderungen angepasst werden.
Produktivitätssteigerung: Die Stapelverarbeitung steigert die Produktivität, indem sie große Mengen von Dokumenten schnell digitalisiert und in kürzester Zeit elektronisch ablegt, sodass sie für alle Mitarbeitenden mit entsprechender Berechtigung zugänglich sind.
Reduzierung von Fehlern: Durch die OCR-Erkennung werden Texte kopierbar, wodurch Eigenschaftsfelder durch einfaches Kopieren und Einfügen befüllt werden können. Dies verhindert Fehler, die durch die manuelle Eingabe entstehen können.
Welche Arten von Aufgaben können stapelweise verarbeitet werden?
Dokumententrennung
Viele DMS-Anbieter bieten eine Dokumententrennung an. Bei der Stapelverarbeitung werden so einzelne Dokumente automatisch, z.B. durch eine KI, erkannt und getrennt. Das vereinfacht die spätere Indexierung und Ablage der Dokumente im Archiv.
Indexierung & Belegen von Eigenschaften
Die Indexierung beschreibt die Aufnahme von Informationen in einen Index. In diesem Fall vom Stapelscan ist die Indexierung bei Dokumenten dann ebenfalls die Verknüpfung und Erfassung von Eigenschaften, Schlagwörtern oder Kriterien mit dem zu indexierenden Dokument.
Aktenerstellung
Bei der Stapelverarbeitung und späteren Indexierung können Akten entweder manuell oder automatisch angelegt werden, um z.B. im System für jeden Kunden eine eigene Akte zu erstellen und somit Dokumente strukturiert abzulegen und zu indexieren.
Optische Zeichenerkennung
Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition-Technologie / zu Deutsch „optische Zeichenerkennung“) ermöglicht die automatische Erkennung von Text in digitalen Dokumenten. Dank dieser Erkennung in der Stapelverarbeitung werden die Texte nun durchsuchbar, und Dokumente oder Textpassagen lassen sich noch einfacher auffinden.
Kann durch Konfiguration die Stapelverarbeitung optimiert werden?
In den meisten Dokumentenmanagement-Systemen lässt sich die Stapelverarbeitung durch entsprechende Konfiguration weiter optimieren. Das System ermöglicht die Einrichtung von Eingangspostfächern, Barcodes oder Importprofilen, um bestimmte Aufgaben, wie das automatische Indexieren, ablaufen zu lassen. Auch eine automatische Anlage von Akten für Dokumente, die keinem Kunden oder Fall zugeordnet werden können, ist kein Problem.
Dadurch wird der manuelle Eingriff minimiert und die Effizienz der Dokumentenverarbeitung maximiert. Die Automatisierung der Stapelverarbeitung trägt dazu bei, dass Routineaufgaben schnell und präzise erledigt werden, wodurch die Produktivität gesteigert wird und die Zeit der Mitarbeitenden für wertvollere Aufgaben frei bleibt.