Nach der Corona-Pandemie kehrt langsam, aber sicher die Normalität zurück. Wir haben die Vorteile des remote Arbeitens erkannt, dennoch gibt es auch einige Aspekte, die nach der Pandemie wieder so werden, wie es zuvor war. Gerade Geschäftsreisen sind in Zeiten der Pandemie fast komplett weggefallen. Der Vorteil: Durch Remote-Gespräche eine enorme Zeitersparnis. Der Nachteil: sehr viel Persönlichkeit geht verloren. An der einen oder anderen Stelle machen Remote-Gespräche sicherlich weiterhin Sinn, jedoch steht der persönliche Austausch im Interesse aller Beteiligten. Es gibt einen Weg, persönliche Geschäftsgespräche nach der Pandemie weiterzuführen und trotzdem dabei die Zeiteffizienz zu erhöhen. Wie die SAP Reisekostenabrechnung helfen kann, erklären wir im folgenden Blogartikel.
Definition Reisekosten
Reisekosten stehen in Verbindung mit Ausgaben für Geschäftsreisen, wie zum Beispiel Transportkosten, Unterkunftskosten oder die Verpflegung. Sie müssen abzugsfähig sein, das heißt, es muss einen nachweislichen Beleg für die Aufwendung geben. Der Arbeitnehmer hat die Verantwortung für den Nachweis der angefallenen Reisekosten. Es gibt in dem Rahmen sogenannte Tages- und Spesensätze, die im Unternehmen individuell festgelegt sind, dabei orientieren sich jedoch viele Unternehmen an den steuerlichen Sätzen.
SAP Reisekostenabrechnung: Ein großes Optimierungspotenzial
Es beginnt bei den Belegen: Alle Belege müssen gesammelt, sortiert und aufbewahrt werden. Zusätzlich wird häufig eine Tabelle angelegt, welche die Ausgaben neben den Belegen beinhaltet. Die Tabelle inklusive aller Belege gehen dann an die Buchhaltung, welche sich um die Buchung kümmert. Hier kommt es bereits zu ersten Medienbrüchen. Die Buchhaltung tippt die Daten manuell ins System, wo erste Fehler oder Datenlücken entstehen können. Teilweise müssen Mitarbeitende aus der Buchhaltung Rückfragen stellen, was einen weiteren Zweitaufwand bei der Abrechnung darstellt.
Die Stellschrauben für einen schlankeren und optimierten Prozess liegen somit auf der Hand: Eine Digitalisierung der gesamten Prozesskette innerhalb der Reisekostenabrechnung, damit Medienbrüche verhindert werden, Transparenz geschaffen, Fehler vermieden wird und effizienter verarbeitet werden kann. Von folgenden zentralen Vorteilen profitieren wir mithilfe der digitalen SAP Reisekostenabrechnung:
Automatisierte Prozesse
Diese sorgen für rechtzeitige Benachrichtigung prozessrelevanter Personen und stellen somit einen zeiteffizienteren Prozess sicher. Durch den digitalen Durchlauf der Daten gehen zudem keine relevanten Informationen verloren.
Einfacher Zugang für alle Beteiligten
Sowohl die Buchhaltung als auch Reisende steuern die Reisekostenabrechnung innerhalb eines Systems. So sind alle relevanten Informationen und Benachrichtigungen gebündelt und unmittelbar zugänglich.
Vermeidung von Fehlern
Das System ist so konzipiert, dass beispielsweise Spesensätze oder die Zeiterfassung in Form eines Formulars eingegeben werden können. So können keine fehlerhaften Angaben passieren.
Bessere Kostenkontrolle
Die zentrale und transparente Bündelung aller Reisekosten des Unternehmens in einem System stellt eine Übersicht aller Ausgaben dar.
Die SAP Reisekostenabrechnung – so geht’s digital
Falls erforderlich, kann die Reise vorher digital beantragt werden, die reisebezogenen Belege werden im Nachgang eingereicht, es ist auch eine Kombination aus beiden Varianten möglich. Zudem besteht die Auswahl, bei andauernder Reisetätigkeit, die Reisekosten und Auslagen sukzessive während der Reise digital zu erfassen oder im Anschluss nach abgeschlossener Reise in einem Schritt abzurechnen. Das Ganze kann sowohl in der SAP GUI, als auch über einen Mobile-Client abgebildet werden.
Mitarbeiter:innen sind somit in der Lage, am Arbeitsplatz vor dem Bildschirm ihre Reisekosten anzugeben oder bequem vom Smartphone über den Mobile-Client. Dabei werden die Mitarbeiter:innen formularbasiert durch das System geführt, in dem sie die Reisedaten, Reiseländer, Wegstrecken uns vieles mehr angeben können. Im Anschluss an die Informationen können die Mitarbeiter:innen ihre Belege hochladen und die Reisekosten werden gebündelt in Form eines Cockpits dargestellt. So können die Kosten, Bearbeiter und Prozessstatus zentral von allen Beteiligten überwacht werden.
Die Freigabeworkflows können individuell gestaltet werden, je nach Anzahl der Bearbeitenden, Prüfschritte oder ob die Reisekosten vor Antritt der Reise oder im Nachgang bearbeitet und genehmigt werden sollen. Im Anschluss wird automatisch ein Workflowprotokoll erstellt. Die Auszahlung der Reisekosten können über FI, das HCM oder einen externen Dienstleister erfolgen.
Zentraler Dreh- und Angelpunkt Finanzbuchhaltung
Geschäftsreisen sind ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor in Unternehmen. Gerade was die Liquiditätsplanung angeht, ist es wichtig, Transparenz über noch anfallende und vergangene Kosten zu haben. Ungeplant hohe Reisekosten beeinträchtigen die Liquidität eines Unternehmens erheblich. Daher ist es von großer Relevanz, die Buchhaltung eng mit den Prozessen im Rahmen der Reisekosten zu verketten und einen fließenden Prozess zu schaffen. Auch was die Verarbeitung betrifft, profitiert die Finanzbuchhaltung von digitalen und transparenten Prozessen mithilfe der SAP Reisekostenabrechnung erheblich.