Der SAP Business Workflow ist das leistungsstarke Tool von SAP, welches den Arbeitsalltag für Anwender:innen erheblich erleichtert. In diesem Artikel wird die Bedeutung dieses Tools detailliert beleuchtet. Außerdem werden die Vorteile der Nutzung verständlich für jedermann erläutert, sodass auch Leser ohne tiefgehende Vorkenntnisse die Potenziale sowie den Nutzen des SAP Business Workflows nachvollziehen können.
Was versteht man unter einem „Workflow“?
Ein Workflow ist ein definierter Ablauf von Aufgaben und Prozessen, die nacheinander oder parallel ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Dabei werden die einzelnen Vorgänge oft automatisiert und durch spezifische Regeln sowie Bedingungen koordiniert, um Effizienz und Konsistenz zu gewährleisten.
Was genau ist der SAP Business Workflow?
Der SAP Business Workflow hilft Unternehmen, ihre individuellen Prozesse zu definieren und zu koordinieren. Vom grundlegenden Freigabe- oder Genehmigungsverfahren bis hin zu komplexen Geschäftsprozessen, an denen zahlreiche Abteilungen beteiligt sein können, bietet der SAP Business Workflow umfassende Unterstützung. Er ermöglicht die Gestaltung und Ausführung verschiedener Geschäftsprozesse innerhalb der SAP-Umgebung. Dabei können nicht nur die von SAP bereitgestellten Workflows erweitert, sondern auch eigene Workflows erstellt werden.
Wozu benötige ich den SAP Business Workflow?
Der SAP Business Workflow bietet besonders dann enorme Vorteile, wenn er zur Abwicklung von regelmäßig wiederkehrenden Arbeitsabläufe eingesetzt wird. Dadurch kann ein hoher Automatisierungsgrad der entsprechenden Vorgänge erreicht werden. Bei Geschäftsprozessen, die eine Vielzahl von Bearbeiter:innen in einer genau definierten Reihenfolge benötigen, kann der SAP Business Workflow die Prozessschritte intelligent koordinieren, sodass sich die Prozessdurchlaufzeiten maximal reduzieren. Eine weitere Einsatzmöglichkeit besteht darin, auf Fehler und Ausnahmesituationen in anderen Geschäftsprozessen hinzuweisen oder darauf entsprechend zu reagieren. In diesem Fall wird der Workflow aktiviert, sobald ein vorher definiertes Ereignis eintritt.
Die praktische Anwendung des SAP Business Workflows
Hierzu bietet sich folgende Beispielsituation an: Eine Reklamation eines Kunden geht in einem Unternehmen ohne SAP Business Workflow ein. Wie wird nun vorgegangen? Der Mitarbeitende, der die Reklamation in Empfang nimmt, füllt ein Formblatt aus, auf dem sowohl die Informationen des Kunden als auch alle internen Informationen zur Zuordnung der Reklamation vermerkt sind. In diesem Beispiel handelt es sich bei der Reklamation um beschädigt angelieferte Ware. Als Nächstes wird das Formblatt an die Abteilung Logistik weitergeleitet, die dafür zuständig ist, den Sachverhalt und ggf. eine Haftung für den Transportschaden mit dem Spediteur zu klären. Ist die Klärung abgeschlossen, wird dies auf dem Formblatt vermerkt und intern an die zuständige Abteilung weitergeleitet. Je nach Ergebnis kann das die Finanzbuchhaltung zur Erstellung einer Gutschrift oder der Vertrieb zur Kommunikation mit dem Kunden sein. Das Formblatt bleibt so lange im Unternehmen im Umlauf, bis die Reklamation abgeschlossen und bei den Kundeninformationen abgelegt ist.
Dieser Ablauf ist sehr langatmig und undurchsichtig, obwohl gerade für solch einen Prozess eine schnelle Klärung nötig ist. Und genau an dieser Stelle kommt der SAP Business Workflow zum Einsatz.
Die mögliche Abwicklung einer Reklamation mit dem SAP Business Workflow
Der Mitarbeitende erfasst die Reklamation des Kunden direkt im SAP-System. Über den zuvor definierten SAP Business Workflow kann die Reklamation dann sofort intern an die zuständigen Personen weitergeleitet und umgehend von diesen bearbeitet werden. Der SAP Business Workflow ermöglicht nicht Weiterleitung der Reklamation an die richtigen Bearbeiter:innen in der richtigen Reihenfolge. Zudem können vordefinierte Auswahlmöglichkeiten und Fristen zur Bearbeitung mitgegeben werden. Dies spart erheblich Zeit und Kosten und sorgt zusätzlich für Transparenz, da jede am Workflow beteiligte Person jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand einsehen kann.
Fazit ist, dass durch den Einsatz des SAP Business Workflows eine hohe Prozesstransparenz und eine optimierte Kommunikation zwischen den beteiligten Personen geschaffen wird. Außerdem wird der Zugriff auf Dokumente erleichtert und administrative Kosten werden durch die Automatisierung reduziert.
Die Grenzen beim Einsatz des SAP (Business) Workflows
Der SAP Business Workflow ist allein bereits von großem Nutzen, stößt jedoch auch an seine Grenzen. Dieser ist bei den unterschiedlichen Workflow-Szenarien auf die im SAP-System vorhanden Funktionen beschränkt und bietet keine zusätzlichen Optionen, die für eine umfassende Abbildung bestimmter Dokumenten- und Geschäftsprozesse notwendig sind.
Positiv ist, dass sich der SAP Business Workflow mithilfe von externer Software erweitern lässt. Es gibt unzählige Anbieter auf dem Markt, die Produkte zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen in verschiedensten Bereichen anbieten. Von Beschaffungsprozessen, über Wareneingangsprozesse bis hin zu Finanzbuchhaltungs- und Freigabeprozessen – nahezu für jeden Geschäftsprozess gibt es eine digitale, in SAP abbildbare, Lösung.
Aber wie funktioniert die angebundene Softwarelösung?
Jede dieser Softwarelösungen arbeitet auf ähnliche Weise, weist jedoch dennoch auch deutliche Unterschiede auf. In den meisten Fällen ist die SAP-Workflow-Engine (also der SAP Business Workflow) die Basis, auf der die Softwarelösung zur Digitalisierung des jeweiligen Prozesses aufsetzt. Man nutzt also den von SAP vorgegebenen Standard und ergänzt diesen um weiterführende Funktionen. Beispielsweise der klassische Prozess des digitalen Rechnungsworkflows: Eine entsprechende Softwarelösung ermöglicht eine digitalisierte und zum Teil auch automatisierte Abwicklung der Prozessschritte, die im manuellen Prozess händisch ablaufen. Je nach dem für welche Software man sich entscheidet, kann der komplette Prozess der Vorerfassung, Prüfung und Freigabe der Rechnungen bereits im SAP-System erfolgen. Die Software bedient sich dabei an den vom SAP Business Workflow vorgegeben Funktionen und erweitert diese.
Die Potenziale Ihrer SAP Rechnungsverarbeitung
Native Lösungen von d.velop auf Basis des SAP Business Workflows
d.velop bietet mit Hilfe einer Workflowplattform auf Basis des SAP Business Workflows native Lösungen innerhalb des SAP ERP R/3 & S/4 Hana-Systems, um individuelle Geschäftsprozesse durchgängig digital zu gestalten und einzelne Schritte miteinander zu verbinden. Im Rahmen zahlreicher Projekte hat d.velop Best-Practice-Templates auf Basis der SAP Business Workflow-Technologie entwickelt, die bei der optimalen Gestaltung von Geschäftsprozessen unterstützen.
So kann etwa der gesamte P2P-Prozess einzeln mit den Bausteinen Beschaffungsantrag, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Eingangsrechnungen oder als Gesamtprozess in Reihe geschaltet, digitalisiert und auf Basis des SAP Business Workflows umgesetzt werden. Aber auch die Abwicklung eines O2C-Prozesses, bestehend aus der Digitalisierung von Kundenaufträgen und Reisekosten, kann dadurch effizienter gestaltet werden.
Der digitale Purchase to Pay-Prozess in SAP
Diese Templates sind Ready-to-Use und können einzeln, nacheinander oder kombiniert implementiert werden:
Software Demo buchen
Neugierig? Dann lerne die d.velop Software in einer individuellen Live-Demo kennen. Einfach einen unverbindlichen Termin anfordern.