Die Verwaltung von Dokumenten und Informationen ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Geschäftsprozesses. Da viele dieser Prozesse über verschiedene IT-Systeme übergreifend ablaufen, können an vielen unterschiedlichen Stellen Dokumente entstehen und gespeichert werden. Für einen reibungslosen Geschäftsprozess ist es jedoch entscheidend, dass alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Informationen haben – unabhängig davon, ob sie Zugang zum ursprünglichen IT-System besitzen. Ein effizientes Dokumentenmanagement-System unterstützt diesen Ansatz und trägt somit maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei.
Was bedeutet Salesforce DMS?
DMS steht für Dokumentenmanagement-System. Unter Salesforce DMS-Software versteht man eine Lösung, die eine automatisierte und umfassende Verwaltung von Dokumenten und Informationen ermöglicht und in Salesforce integriert ist. Ein DMS läuft datenbankgestützt, ermöglicht eine hohe applikationsübergreifende Zugänglichkeit und sorgt für eine sichere Archivierung von Dokumenten innerhalb einer Organisation, die an Salesforce angebunden ist. Dies verbessert die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen leicht auffindbar und verwaltbar sind.
Warum ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS) in Salesforce unverzichtbar?
Durch viele unterschiedliche IT-Systeme innerhalb eines Unternehmens entstehen Dokumente an vielen Orten. Damit systemübergreifend Zugriff auf alle Dokumente gewährleistet wird, sollte ein Dokumentenmanagement-System (DMS) eingesetzt werden. Nutzer von DMS-Systemen schaffen mit einem DMS einen 360 Grad-Blick auf alle Geschäftsprozesse. Nachfolgend werden Beispiele für Abteilungen erläutert, die mithilfe eines DMS optimal organisiert werden können:
Vertrieb
Unternehmen nutzen ein DMS beispielsweise für elektronische Kundenakten, in denen alle Dokumente, Verträge und Aufträge eines Kunden gebündelt sind. Vertriebsmitarbeiter:innen haben schnellen Zugriff auf wichtige E-Mails, Verträge und Auftragsdokumente aus verschiedenen Systemen, um alle relevanten Informationen an einem Ort zu finden.
Rechnungswesen
Im Rechnungswesen dient das DMS zur Eingangs- und Ausgangsrechnungsverarbeitung. Papier- und PDF-Rechnungen werden gescannt, die Daten extrahiert und automatisch ins ERP-System übertragen. Ein elektronischer Workflow ersetzt manuelle Freigabeprozesse, was Zeit spart, und Transparenz schafft.
Unternehmensübergreifend
DMS wird auch für Freigabeprozesse wie Urlaubsanträge oder Reiseplanungen genutzt, besonders wenn nicht alle Mitarbeiter:innen eine Salesforce-Lizenz haben, wodurch papierbasierte Abläufe digitalisiert werden.
Ein Salesforce DMS hilft, große Herausforderungen zu überwinden:
- Unstrukturierte Ablage und Duplikate:
In Salesforce werden Dokumente oft von verschiedenen Anwender:innen genutzt und abgelegt, was Duplikate und Misskommunikation verursachen kann. Ein DMS nutzt vordefinierte Ordnungsstrukturen (zum Beispiel eine digitalen Akte), die eine einheitliche Ablage ermöglichen und Mitarbeiter:innen jederzeit Zugriff auf benötigte Informationen erleichtern. - Eingeschränkte Suchmöglichkeiten:
In herkömmlichen Dateisystemen sind komplexe Suchen nach Dokumenten, z.B. „Rechnungen von ACME LTD vor dem 01.01.2014“, nicht möglich. Ein DMS bietet hingegen erweiterte Suchfunktionen, wie die Volltextsuche, sowie die Option, Suchvorgänge zu speichern. - Fehlende Schutzfunktionen gegen unzulässige Manipulationen und attributbasierte Zugriffsrechte:
Moderne DMS-Lösungen bieten revisionssichere Archivierung, um unzulässige Änderungen während der Aufbewahrungsfristen zu verhindern. Dabei wird durch Versionierung sichergestellt, dass bei Änderungen stets eine neue Version erstellt wird, anstatt die alte Version unwiederbringlich zu überschreiben. Attributbasierte Zugriffsrechte erlauben die Differenzierung von Lese- und Schreibrechten. In Salesforce sind Berechtigungen jedoch nur auf Datensatz-Ebene möglich.
Native Salesforce DMS Funktionalitäten
Salesforce bietet bereits eine Reihe von unterschiedlichen Bereichen an, in dem Dokumente verwaltet werden können. Dazu zählen:
- Files Home: Im Files Home Bereich können (private) Dokumente vom Benutzer hochgeladen werden und diese anschließend mit Team-Mitgliedern zur gemeinsamen Benutzung geteilt werden. Die hochgeladenen Dateien lassen sich von allen Endgeräten aus betrachten und anpassen.
- Salesforce CRM Content: In diesem Tool können Anwender eine Reihe von Dokumenten unterschiedlicher Dokumenttypen erstellen, mit anderen Team-Mitgliedern teilen & zusammen bearbeiten oder mit externen Anwendern teilen.
- Salesforce Knowledge: In diesem Tool können Artikel, die zum Wissenstransfer geschrieben werden, in thematische Bibliotheken aufgeteilt werden. Diese lassen sich anschließend über ein Web-Portal mit Kollegen oder externen Anwendern teilen.
- Documents Tab: In diesem Speicher können Visualforce Dateien gespeichert werden (z.B. Logos).
- Attachments: Diese Funktionalität kann genutzt werden, um diverse Dateitypen an Datensätze anzuhängen (z.B. Verträge, Angebote, etc.).
Die Dateien, die in den einzelnen Bibliotheken hochgeladen werden, können danach über die Global Search von Salesforce gefunden werden. Dabei können Dateien geranked werden oder anhand von den Metadaten, wie z.B. Titel, Beschreibung oder Tags einfacher auffindbar gemacht werden. Das Dokumentenmanagement, wie z.B. Freigabe-Prozesse lassen sich dabei lediglich über den Process Builder oder Flows und eigener Logik implementieren. Salesforce bietet über die Funktionalität „Salesforce Files Connect“ die Möglichkeit an über native Wege Storage-Systeme, wie z.B. Google Drive, OneDrive, Box oder weitere Dienste anzubinden. Diese Funktionalität kommt allerdings mit diversen Beschränkungen einher. Für die Kollaboration zwischen Mitarbeitern bei Dokumenten bietet Salesforce im Standard die Funktion Chatter an, mit der man Dokumente in einem Chat-Feed verlinken und andere Kollegen so auf diese aufmerksam machen kann.
Sobald eine Datei in den Speicher von Salesforce übertragen wurde, stehen dem Anwender eine Reihe von Funktionalitäten auf der Dokumenten-Ebene zur Verfügung:
- Viewer: Der Standard-Viewer von Salesforce zeigt die Dokumente in der Vorschau. Weitere Möglichkeiten, wie z.B. Zoomen gibt es nicht
- Download: Der einfache Datei-Download
- Share: Das Teilen von Dokumenten mit internen Salesforce-Mitarbeitern
- Public Link: Mit dem Public Link kann ein öffentlicher Link erzeugt werden, mit dem auch außerhalb von Salesforce auf das Dokument zugegriffen werden kann
- Neue Version hochladen: Das Hochladen einer neuen Dokumentversion
- File Details: Hier können einige Metadaten am Dokument gespeichert werden (Standard ist Titel & Beschreibung)
Zusätzlich kann man Dateien noch mit anderen Benutzern teilen und diese können Änderungen an der Datei per „Follow“ nachverfolgen. Dabei gibt es besonders auf mobilen Endgeräten noch einige Einschränkungen, die das Bearbeiten von Dateien noch etwas beeinträchtigen.
Third-Party Salesforce Document Solutions
Salesforce stellt den Nutzer:innen bereits diverse Funktionen zur Dokumentenverwaltung zur Verfügung. Eine strukturierte Ablage oder der externe Zugriff auf Dokumente erweisen sich jedoch oft als Herausforderung. Daher gibt es zahlreiche Third-Party-Plugins, die das Dokumentenmanagement wesentlich effizienter gestalten als die Standardfunktionen von Salesforce.
Wieso d.velop documents for Salesforce dein Dokumentenmanagement aufwertet:
Das Archiv ist nahtlos in Salesforce integriert und unterstützt sowohl Standard- als auch benutzerdefinierte Objekte. Es bietet einen umfassenden Dokumentenviewer sowie OCR-Volltexterkennung (Global Search).
Zusätzlich können sämtliche Funktionen der d.velop cloud, wie Workflows, digitale Signaturen und Akten, genutzt werden. Dokumente können mit mehreren Datensätzen verknüpft und Verwaltungsaufgaben mittels Salesforce Flow automatisiert werden, um den manuellen Aufwand zu reduzieren und Prozesskonsistenz zu gewährleisten. Darüber hinaus lassen sich Salesforce Berichte mit DMS-Informationen ergänzen. Durch die integrierte Revisionssicherheit sind alle Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar. Bei Bedarf kann eine ältere Version dank der einfachen Datei-Versionierung problemlos wiederhergestellt werden.
Außerdem ist die d.velop zertifizierter AI Specialist für generative KI und deren Einsatz in Salesforce. Die Salesforce AI Specialist-Zertifizierung ist eine tiefgehende Zertifizierung im Bereich der generativen KI und ihrer Anwendung innerhalb von Salesforce. Die Zertifizierten sind in der Lage, die Einstein AI-Tools in Salesforce zu konfigurieren und anzuwenden sowie die Funktionen und Vorteile der Einstein Trust Layer zu vermitteln. So ist euer Unternehmen mit d.velop documents for Salesforce schon jetzt optimal auf die Zukunft der künstlichen Intelligenz vorbereitet und kann von den neuen Aspekten der effizienten Arbeit profitieren.
