Reisekosten fallen bei jeder dienstlich veranlassten Fahrt an. Egal, ob es sich um eine Tagestour oder eine mehrtägige Geschäftsreise handelt, reisende Mitarbeiter:innen haben fast immer Ausgaben für Verpflegung und Unterkunft sowie für Tank- und Parkquittungen zu verzeichnen. Im Anschluss an die Dienstreise ist eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, in der sämtliche Aufwendungen der Reise aufgeführt sind. Im Folgenden werden die Anforderungen und die Komponenten einer Reisekostenabrechnung einzeln aufgeführt und erläutert. Wir zeigen, wie mit der Reisekosten-App von Declaree mit wenigen Klicks eine komplette Reisekostenabrechnung erstellt werden kann.
Anspruch auf Erstattung tatsächlicher Reisekosten
Reisekosten sind auf einer Geschäftsreise nicht zu vermeiden, egal, ob der Reisende den Geschäftswagen, das eigene Auto oder öffentliche Verkehrsmittel benutzt. Es wird zwischen zwei Arten von Reisekosten unterschieden: tatsächlich anfallenden Kosten und pauschalen Kosten. Pauschale Kosten muss der Arbeitgeber nicht erstatten, dies ist eine freiwillige Leistung. Auf die Erstattung tatsächlich angefallener Kosten hat der Reisende Anspruch. Meist geschieht diese Erstattung unmittelbar nach der Reise durch den Arbeitgeber.
Abrechnung anhand von Reisekostenpauschalen
Zahlt der Arbeitgeber Reisekostenpauschalen (auf freiwilliger Basis), werden zwei Arten von Pauschalen abgerechnet: Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen. Die aktuellen Werte für Deutschland und das Ausland werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben und jedes Jahr für alle Länder aktualisiert. Alle Höchstwerte für das Ausland für 2023 sind in der aktuellen Tabelle des BMF nachzulesen und natürlich auch in der Declaree Reisekosten-App hinterlegt. Mithilfe der hinterlegten Werte kann der Mehraufwand für Mitarbeiter:innen automatisch berechnet werden.
Verpflegungspauschalen
In Deutschland gibt es zwei Spesensätze. Bei einer dienstlich veranlassten Abwesenheit vom Wohnort von mehr als acht Stunden wird die kleine Verpflegungspauschale verwendet, diese beträgt derzeit für Deutschland € 14. Ist der Reisende länger als 24 Stunden unterwegs, darf er € 28 geltend machen. Ist er beispielsweise drei Tage unterwegs, wird für den An- und Abreisetag jeweils der kleine Spesensatz und für den Zwischentag der große Spesensatz angewandt.
Die Werte für Deutschland haben sich für 2023 nicht geändert. Die Pauschalen für das Ausland wurden für einige Länder angepasst.
Übernachtungspauschalen
Auch die Höchstwerte für Übernachtungen sind in der BMF-Tabelle zu finden. Die Pauschalen für das Ausland liegen teilweise deutlich über denen des Inlands. Jeder Reisende hat Anspruch auf die Übernachtungspauschale – spätestens beim Ausfüllen seiner jährlichen Einkommensteuererklärung kann er diese geltend machen.
Zahlt der Arbeitgeber Mitarbeiter:innen eine Übernachtungspauschale für die Unterkunft und ist in dieser beispielsweise eine Mahlzeit enthalten, wird die Verpflegungspauschale bei einem Frühstück um 20 % und bei einem Mittag- oder Abendessen um 40 % gekürzt.
Die Werte für Deutschland haben sich für 2023 nicht geändert. Die Pauschalen für das Ausland wurden für einige Länder angepasst.
Sachbezugswerte
Neben den genannten Reisekostenpauschalen sind auch Höchstwerte für Sachbezüge festgelegt. Auch die Sachbezugswerte werden jährlich an die Entwicklung der aktuellen Verbraucherpreise angepasst. Der monatliche Sachbezugswert für die Verpflegung wurde für 2023 auf € 288 erhöht. Die Höchstwerte betragen im Einzelnen:
- Pro Frühstück: € 2,00
- Pro Mittagessen: € 3,80
- Pro Abendessen: € 3,80
- Für eine Vollverpflegung: € 9,60
Der Höchstwert für eine freie Unterkunft beträgt 2023 € 265. Steht eine Unterkunft im Haushalt des Arbeitgebers oder in einer Gemeinschaftsunterkunft zur Verfügung, beträgt der monatliche Höchstwert € 225,25.
Die oben genannten Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft beziehen sich auf volljährige Arbeitnehmer:innen.
Belegerfassung für die Reisekostenabrechnung gemäß GoBD
Früher reichten Reisende Nachweise der Auslagen (Tankquittungen, Hotelrechnungen, Parktickets usw.) ein, die der Arbeitgeber 10 Jahre aufbewahren musste. Seit langem werden Belege nicht mehr manuell verbucht und in Papierform abgeheftet, sondern digital verwaltet. Papier kann verblassen oder abhandenkommen. Bereits auf der Dienstreise dürfen Mitarbeiter:innen seit der Neufassung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) Rechnungen und Belege mobil scannen. Die Belegdaten werden mittels OCR (Optical Character Recognition) erfasst und in Echtzeit an den heimischen Server gesendet.
Eine digitale Speicherung ermöglicht zeitlich unbegrenzten Zugriff auf alle Dokumente. Sämtliche Belege sind jederzeit abrufbar, einsehbar und fälschungssicher. Dies sind einige der Anforderungen der Steuerbehörde an eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation. Sowohl Arbeitgeber als auch Steuerprüfer müssen jederzeit auf jeden Beleg zugreifen können.
Dank der Neufassung der GoBD ist das mobile Scannen kein Problem mehr und rechtlich dem regulären Scannen gleichgestellt. Der Reisende darf seine Belege von jedem erdenklichen Ort im In- und Ausland mit seinem mobilen Endgerät scannen und zur weiteren Verarbeitung an das heimische Computersystem senden. Zudem müssen viele Belege nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden; es reicht die digitale Speicherung.
Belegerfassung mit der Reisekosten App
Declaree erleichtert die Arbeit rund um die Belegerfassung und im Hinblick auf eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation gemäß GoBD. Die Declaree App ermöglicht das ortsunabhängige Scannen und Digitalisieren von Belegen. Die Datenerkennung und -erfassung erfolgt direkt auf dem mobilen Endgerät, in Echtzeit, ohne Verzögerung und ohne Internetverbindung. Die App arbeitet mit OCR (Optische Datenerkennung in Echtzeit), so können eingegebene Daten sofort kontrolliert werden, bevor die Eingabe per Smartphone oder Tablet bestätigt wird.
Reisekosten-App mit Kreditkartenfunktion
Die Reisekosten-App von Declaree kann mehr als nur Reisekosten erfassen. Dank integrierter Kreditkartenfunktion können sämtliche Zahlungen, die Mitarbeiter:innen auf der Dienstreise tätigen, automatisch den entsprechenden Belegen zugeordnet werden.
Reisekostenabrechnung mit Declaree
Reisekosten können anhand der Tabelle des BMF manuell berechnet werden. Bei einer Vielzahl von reisenden Mitarbeiter:innen, mit unterschiedlichen Verkehrsmitteln und Reisezielen und in verschiedene Zeitzonen stellt eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung jedoch eine Herausforderung dar. Die Declaree Reisekosten-App bietet eine benutzerfreundliche Komplettlösung zur Digitalisierung des Reisekostenmanagements. Die App arbeitet mit den aktuellen Werten des BMF und ist somit immer auf dem neuesten Stand.
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