Microsoft Dynamics AX Rechnungsverarbeitung mit Teams und SharePoint

Derzeit stecken viele Organisationen in dem Dilemma, dass der Trend in Richtung Cloud-Lösungen unaufhaltbar ist, jedoch wichtige organisationale Kernprozesse in Software bereitgestellt werden, die noch On-Premises betrieben wird. So wie auch das ERP-System Microsoft Dynamics AX.
Auch wenn mit Dynamics 365 Finance & Operations (F&O) bereits ein cloud-basierender Nachfolger des ERP-Systems bereitsteht, so ist der Weg, dieses System einzuführen, oft langwierig und mit Kosten verbunden.

Was also tun in Zeiten, in denen der Trend eindeutig zum mobilen Arbeiten und Home-Office geht?
Eine On-Premises Lösung einrichten und diese bei Einführung von F&O ebenfalls durch eine cloud-basierte Lösung ablösen? Das wären wiederum zwei Projekte, um eine reibungslose Verarbeitung von Eingangsrechnungen sicherzustellen. Zwei Mal Investitionen und Zwei Mal Eingewöhnungsphasen für Mitarbeiter:innen.

Effektiver wäre es, gleich auf einen cloud-basierten Eingangsrechnungsprozess zu setzen und diesen mit dem On-Prem betriebenen AX zu verbinden. Dieser Artikel zeigt einen Ansatz, mit welchem genau dies möglich ist:

Der cloud-basierten Eingangsrechnungsprozess mit Anbindung an Dynamics AX

Neben Microsoft Dynamics AX ist heutzutage vor allem Microsoft 365 mit Teams und SharePoint in vielen Organisationen zu finden. Microsoft Teams und SharePoint bringen bereits wichtige Grundlagen mit sich, wie z.B. einen cloud-basierten Speicher, in dem Dokumente inklusive Metadaten und Versionskontrolle verwaltet werden können. Neben diesen und weiteren wichtigen Grundlagen fehlen Teams und SharePoint jedoch auch einige wichtige Voraussetzungen, um die Dynamics AX Rechnungsverarbeitung möglich zu machen.
Wie kann also Dynamics AX z.B. mit Teams und SharePoint verbunden werden?
Wie können Rechnungsdokumente automatisch klassifiziert, gegen die Bestelldaten abgeglichen und dann an den richtigen Bearbeiter weitergeleitet werden?

Folgende Grafik zeigt eine Übersicht der fehlenden Funktionalitäten, um Dynamics AX Rechnungsverarbeitung mit Teams und SharePoint abzubilden:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Basis in Teams und SharePoint vorhanden ist. Sobald es jedoch in Prozessdetails geht, reichen die vorhandenen Möglichkeiten oft nicht aus. Auch die in Teams und SharePoint vorhandenen Standard-Werkzeuge, wie z.B. Power Automate Workflow, stoßen in Bezug auf den Dynamics AX Rechnungsverarbeitungsprozess schnell an ihre Grenzen.

Funktionale Lücken von Teams und SharePoint müssen für die Dynamics AX Rechnungsverarbeitung geschlossen werden

Nachdem wir nun einen Überblick über funktionale Lücken in Teams und SharePoint für die Dynamics AX Rechnungsverarbeitung erhalten haben bleibt die Frage offen, wie diese Lücken geschlossen werden können.

Das Team der d.velop Gruppe beschäftigt sich seit Jahren mit den Themen SharePoint und Dynamics AX. So sind entsprechende Standard-Lösungen entwickelt worden, die diese Lücken schließen können.

Wie kann das ganz konkret aussehen?

In einem ersten Schritt ist es sinnvoll, wenn E-Mail-Rechnungen und Papierrechnungen unkompliziert und einfach einzulesen, um direkt in Teams und SharePoint abgelegt werden zu können. Im Falle von Papierrechnungen sollten die Rechnungen im Idealfall bereits nach dem Scan als solche erkannt werden. Das lästige Aufkleben von Barcodes zur Dokumententrennung wird an dieser Stelle der Vergangenheit angehören.

In Teams oder SharePoint angekommen, werden Belege automatisch im Hintergrund klassifiziert und die auf dem Beleg erkannten Informationen gegen bereits bestehende Informationen im Dynamics AX abgeglichen.

Folgende Grafik zeigt einen Ansatz, wie der Prozess von Import bis zur Klassifizierung einer Rechnung aussehen kann:

Ist der Import als auch die Klassifizierung erfolgreich, lassen sich Belege direkt in den Workflow überführen. Mitarbeiter:innen erhalten eine automatische Benachrichtigung über anstehende Aufgaben. Alternativ öffnet man die zentrale Aufgabenübersicht. Prozessual könnte ein solcher Workflow wie folgt aussehen:

Obige schemenhafte Zeichnung berücksichtigt noch nicht, dass es Sonderfälle geben kann.

Wie ist der Workflow, wenn die Rechnungssumme > 10.000 EUR ist?

In welchen Fällen die Clearingstelle, die oftmals aus der Buchhaltung besteht, zum Einsatz kommt, kann von Organisation zu Organisation unterschiedlich sein. In einigen Organisationen könnte die geringfügige Überlieferung beispielsweise dafür sorgen, dass die Rechnung abgelehnt oder die AX-Bestellung angepasst werden muss, bevor der Workflow weiterlaufen kann. In anderen Organisationen mag das in Ordnung sein und die Bestellung kann im abschließenden Buchhaltungsschritt angepasst werden.

Aus Sicht von Anwender:innen kann eine Workflowfreigabemaske wie in folgendem Beispiel aussehen:

Die Kopf- und Positionsdaten des Belegs werden im linken Bereich angezeigt. Der in Teams oder SharePoint abgelegte Beleg wird hingegen im rechten Bereich angezeigt.

Ist der Workflow abgeschlossen, so werden die Daten aus dem Workflow in der Regel als Buchungsdatensatz an Microsoft Dynamics AX übergeben werden.

Microsoft Dynamics AX mit Teams & SharePoint verbinden

Kurze Reflektion: Eine Verbindung zwischen Dynamics AX mit Teams und SharePoint in der Klassifizierung von Rechnungsdokumenten ist mindestens an zwei Stellen notwendig:

Der Teams- und SharePoint-Rechnungsverarbeitungsworkflow der d.velop läuft vollständig cloud-basiert und bietet eine umfassende Integration in Dynamics 365 F&O. Dennoch kann er unter bestimmten Voraussetzungen auch mit Dynamics AX genutzt werden. Um dies zu realisieren kann der d.velop Workflow bereits auf die Dynamics AX Stammdaten zurückgreifen. Somit bleibt der Rückübertrag von Buchungsdatensätzen aus dem Workflow an Dynamics AX. Über ein Application Programming Interface (API) kann auf die Daten des abgeschlossenen Workflows zugegriffen werden. d.velop Kunden, die Microsoft Dynamics AX im Einsatz haben, lassen diese Daten oftmals durch Ihren AX-Dienstleister übertragen. Da die d.velop Software lediglich lesend auf Dynamics AX Stamminformationen zugreift und der Rückübertrag durch den Dynamics AX Dienstleister umgesetzt wird, bleibt das System vollständig in der Wartungshoheit des Dynamics AX Dienstleisters. Außerdem ist es Organisationen mit existierenden On-Premises Lösungen auf diese Art und Weise möglich, die Dynamics AX Rechnungsverarbeitung bereits frühzeitig in der Cloud abzubilden. Bei dem späteren Upgrade auf Dynamics 365 F&O oder auf ein anderes ERP-System wird somit Arbeit eingespart und Mitarbeiter müssen sich nicht mehrfach umgewöhnen.