Vorteile einer Lohnabrechnung-App: So profitieren Mitarbeitende & Unternehmen

Der papierbasierte Prozess der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist nicht nur zeitaufwendig und für Unternehmen kostenintensiv, sondern ebenfalls sperrig für Mitarbeiter:innen. Immer mehr Unternehmen entdecken daher die Vorteile der Digitalisierung. Um auch den eigenen Mitarbeiter:innen Mehrwerte zu bieten und ihnen die Verwaltung ihrer persönlichen Dokumente zu vereinfachen, können digitale Lösungen wie der Erhalt der monatlichen Lohnabrechnung per App entscheidend sein.

In diesem Blogartikel erfährst du, welche alternativen Empfangsmöglichkeiten es für Personaldokumente gibt, welche Gesetze hierfür gelten und wie deine Mitarbeiter:innen durch den Empfang ihrer Lohnabrechnungen per App profitieren.

Lohnabrechnungen empfangen: gängige Prozesse

Ob postalisch, per Hauspost, digital per Mail, abrufbar in einem Portal oder per App – die Möglichkeiten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu erhalten, sind vielfältig. Im Folgenden werfen wir daher einen Blick auf traditionelle und moderne Lösungen.

Traditionelle Methoden

Die papierbasierte Lohnabrechnung ist in einigen Unternehmen nach wie vor Standard. Erhalten Mitarbeiter:innen ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen per Post nach Hause oder aber per Hauspost in ihr Büro, können einige Stolperstellen im Prozess auftreten:

1. Verzögerung: Der Versand von Lohnabrechnungen per Post kann zu Verzögerungen führen. Insbesondere Feiertage oder Streiks können für einen verspäteten Zugang der Entgeltabrechnungen sorgen. Neue Vorgaben im Postgesetz sehen außerdem vor, dass 95% der Briefe ab 2025 drei statt wie bisher zwei Tage nach Einlieferung bei den Empfänger:innen ankommen müssen. (Deutsche Post) Auch der Zugang der Lohnabrechnung per Hauspost kann unter Umständen lange dauern, wenn der oder die Kolleg:in nur selten im Büro ist.
2. Kosten und manuelle Prozesse für das Unternehmen: Bis ein:e Mitarbeiter:in das Dokument empfängt, fallen (Personal-)Kosten und manuelle Aufwände für den Druck, die Kuvertierung, das Sortieren und den Versand der Papierdokumente an.
3. Umweltbelastung: Es ist längst nicht mehr notwendig, für die Übermittlung von Lohnabrechnungen Kilometer auf der Straße, Schiene oder sogar mit dem Flugzeug zurückzulegen. Zudem verbraucht auch das Papier hierfür eine Menge CO₂. Mit gutem Beispiel geht die Signal Iduna voran. Denn durch die digitale Zustellung ihrer Gehalts- und Außendienstabrechnungen werden jedes Jahr 550.000 Blatt Papier eingespart, was 2,8 Tonnen CO₂ und somit einem Flug von Frankfurt nach Miami entspricht. Wer also auf den papierbasierten Empfang der eigenen Lohnabrechnung verzichtet, tut gleichzeitig Gutes für die Umwelt.
4. Sicherheitsrisiken: Die eigene Lohnabrechnung kann auf dem postalischen Weg verloren gehen oder aber in falsche Hände geraten. Auch bei der Übermittlung per Hauspost sind die eigenen, schützenswerten Daten auf der Lohnabrechnung unkompliziert für Dritte zugänglich.
5. Zugänglichkeit: Mitarbeiter:innen, die häufig unterwegs sind, haben möglicherweise keinen schnellen Zugang zu ihren Lohnabrechnungen auf Papier. Möchte man etwa kurz überprüfen, ob die Lohnabrechnung bereits eingetroffen ist, oder benötigt man unterwegs einen Nachweis über die eigene Zahlungsfähigkeit, ist man auf diese Weise immer auf den Ort des Papierdokuments angewiesen.
6. Aufbewahrung: Wer noch riesige Aktenschränke und prall gefüllte Ordner zuhause hat, der weiß, wie umständlich eine ad hoc Suche eines spezifischen Dokuments sein kann. Darüber hinaus ist auch hier wieder die Sicherheit ein wichtiges Thema. Im Worst Case können Dokumente bspw. bei einem Umzug oder durch Diebstahl verloren gehen oder durch höhere Gewalt vernichtet werden.

Digitale Lösungen

Briefpost und Fax weichen in Unternehmen immer mehr digitalen Lösungen wie E-Mails oder Kommunikation per Telefon, Smartphone oder über Portale. Bei 90 % der Unternehmen kommt das Smartphone „sehr häufig“ oder „häufig“ zum Einsatz. Was jedoch auch auffällt, ist, dass eigene Apps des Unternehmens bisher nicht stark etabliert sind.

Werfen wir einen Blick auf gängige, digitale Empfangsmöglichkeiten von Lohnabrechnungen und deren Vor- und Nachteile:

E-Mail-Empfang

• Vorteile: Empfangen Mitarbeiter:innen ihre monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen per E-Mail, so bringt dies eine Zeitersparnis mit sich im Vergleich zum Postversand. Sie können auf die Abrechnungen zudem über verschiedene Devices zugreifen.
• Nachteile: Der Versand und Empfang von Lohnabrechnungen per E-Mail birgt jedoch hohe Sicherheitsrisiken. E-Mails könnten gehackt oder versehentlich an falsche Personen zugestellt werden. Ein Tippfehler in der Empfänger:innenadresse reicht aus, um sensible, personenbezogene Daten in Gefahr zu bringen. Daher sollten – wenn überhaupt – verschlüsselte E-Mails zur Übertragung der personenbezogenen Daten genutzt werden, wobei bei dieser Übermittlungsform auch immer die Einhaltung der DSGVO geprüft werden muss, um hohe Strafen zu vermeiden. Was die optimale Aufbewahrungsfrist von Lohnabrechnungen angeht, ist es empfehlenswert, auch ältere Dokumente privat zu speichern, denn sie dienen als langfristiger Einkommensnachweis in den unterschiedlichsten Lebenslagen – von der Wohnungssuche über Elterngeld oder BAföG bis zum Kreditantrag bei der Bank. E-Mail-Postfächer hingegen können schnell voll werden oder die Unterlagen in der Masse anderer E-Mails untergehen bzw. versehentlich gelöscht werden.

Abruf der Lohnabrechnungen in einem Online-Portal

• Vorteile: Rufen Mitarbeiter:innen ihre Lohnabrechnungen in einem Online-Portal ab, sind diese zentral an einem Ort gespeichert. Geschützte Portale bieten darüber hinaus hohe Sicherheitsstandards.
• Nachteile: Viele Unternehmen nutzen die geschäftlichen E-Mail-Adressen der Mitarbeiter:innen, um den Zugang zum Portal zu verwalten und sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter:innen Zugriff haben. Hat ein:e Mitarbeiter:in keine geschäftliche E-Mail-Adresse oder keinen VPN-Firmenzugang, da er oder sie nicht vorwiegend im Büro arbeitet, wird die Zugänglichkeit zum Portal erschwert. Ein weiterer Nachteil ist das Fehlen eines bidirektionalen Austauschs. Dokumente werden lediglich vom Arbeitgeber einseitig bereitgestellt. Da das Konto dem Unternehmen gehört, müssen sich Mitarbeiter:innen nach Ausscheiden aus dem Unternehmen ihre Unterlagen eigenständig herunterladen. Wird dies vergessen, muss die Personalabteilung die Dokumente nachsenden, was mit zusätzlichem Aufwand verbunden ist.

Lohnabrechnung-App

• Vorteile: Die Zustellung bzw. der Empfang der Abrechnungen in einer Lohnabrechnung-App des Unternehmens bietet zahlreiche Vorteile, sowohl für Mitarbeiter:innen als auch für Unternehmen. Mitarbeiter:innen haben ortsunabhängig Zugriff auf ihre privaten Dokumente. Eine cloudbasierte Lohnabrechnung-App wie d.velop postbox gehört den Empfänger:innen. Sie können sich zudem mit ihren privaten E-Mail-Adressen in der App registrieren. Hier sorgt eine 2-Faktor-Authentifizierung für zusätzliche Sicherheit. Die Nutzung ist für Mitarbeiter:innen komplett kostenfrei und unbefristet. Sollte ein:e Mitarbeiter:in aus dem Unternehmen ausscheiden, bleiben alle Dokumente in der Lohnabrechnung-App enthalten, da sie sich im Eigentum der jeweiligen Person befindet. Auch der bidirektionale Austausch ist mit einer Lohnabrechnungs-App möglich.
• Nachteile: Lohnabrechnung-Apps sind im Vergleich zu traditionellen Empfangsmethoden noch nicht so weit verbreitet. Damit einher geht die Akzeptanz dieser Lösungen. Diese hängt zudem von der technologischen Affinität der Mitarbeiter:innen zusammen. Gleichzeitig können Sorgen seitens der Unternehmen bzgl. rechtlicher Anforderungen oder des Datenschutzes die Umsetzung hemmen.

Um hier etwas Licht ins Dunkel zu bringen, gehen wir auf rechtliche Anforderungen für den Versand von Lohnabrechnungen ein und zeigen, wie eine Lohnabrechnung-App sicher zum Einsatz kommen kann.

Gesetzliche Zulässigkeit der Zustellung von Lohnabrechnungen per App

In Deutschland sind Arbeitgeber verpflichtet, ihren Mitarbeiter:innen bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung in Textform zu erteilen (§108 GewO). Die Textform ist in §126b BGB geregelt und bedeutet, dass „eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden“ muss.
Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, das

1. es dem/ der Empfänger:in ermöglicht, eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist, und
2. geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben.

Somit gibt es keine rechtliche Vorschrift, dass eine Lohnabrechnung auf Papier per Post zugestellt werden muss, was den Weg für digitale Empfangsmöglichkeiten frei macht.

Doch hier gilt es, rechtliche Aspekte zu beachten. So stellt bspw. das Urteil des Landesarbeitsgerichts Hamm klar, dass „[d]ie bloße Zurverfügungstellung der Lohnabrechnung in elektronischer Form zum Abruf durch den Arbeitnehmer […] keine Erfüllung der Pflicht zur Erteilung einer Lohnabrechnung im Sinne des § 362 Abs. 1 BGB [ist].“

Die Lohnabrechnung muss in den Machtbereich des bzw. der Arbeitnehmer:in gelangen, sodass er oder sie unter gewöhnlichen Umständen hiervon Kenntnis nehmen konnte. Dies ist nur der Fall, wenn der oder die Empfänger:in zuvor ausdrücklich oder konkludent angegeben hat, mit der elektronischen Übermittlung der Lohnabrechnung einverstanden zu sein – so das Urteil weiter. Die bloße Zustellung in ein Portal ohne die Zustimmung der Empfänger:innen führt somit nicht dazu, dass ein Arbeitgeber seiner Pflicht zur Erteilung der Lohnabrechnungen nachkommt. Sind Mitarbeiter:innen also mit der Zustellung ihrer Lohnabrechnungen in ein digitales Postfach per App einverstanden, so ist diese Empfangsform zulässig.

Vorteile einer Lohnabrechnung-App für Mitarbeiter:innen und Unternehmen

Das digitale Postfach d.velop postbox, über das Lohnabrechnungen online sowohl per App als auch am PC aufrufbar sind, bietet vielseitige Vorteile.

Für Mitarbeiter:innen: Persönliche Dokumente sicher, übersichtlich und nachhaltig an einem Ort

1. Zeitersparnis und Übersichtlichkeit: Anstatt Papierdokumente abzuheften und zu sortieren oder in verschiedenen Portalen entsprechende Dokumente abzurufen, erhalten Mitarbeiter:innen ihre Personaldokumente alle gesammelt und schnell zugänglich in einer Lohnabrechnung-App. Suchfunktionen und Ordnerstrukturen sorgen für das schnelle Wiederfinden von Dokumenten. Optionale Push-Benachrichtigungen oder E-Mails weisen auf eine neue Zustellung in der App hin. Neben Lohnabrechnungen bieten 2 GB Speicherplatz eine Menge Raum für weitere private Dokumente, die hier sicher gespeichert werden können.
2. Unkomplizierte Registrierung und Nutzung: Eine einmalige Registrierung und Authentifizierung genügt für die lebenslange und kostenfreie Nutzung der Lohnabrechnungs-App. Dank mobiler App haben Mitarbeiter:innen ihre persönlichen Dokumente immer griffbereit, egal wo sie sich befinden.

Insgesamt kann man sagen, dass die Bedienung der d.velop postbox selbst ziemlich selbsterklärend ist. Jeder, der mal einen Account im Internet angelegt hat, wird damit auch klarkommen.

Stephan Weigel
Mitarbeiter im Personalwesen
Signal Iduna

3. Dokumente teilen: Dokumente können ebenfalls mit Dritten wie dem Steuerberater direkt aus der Lohnabrechnung-App geteilt werden.
4. Nachhaltige Verwaltung privater Dokumente: Weniger postalische Wege der eigenen Dokumente und Papiermüll sorgen für die Verringerung des CO₂-Fußabdrucks.
5. Zusatz: Die d.velop postbox kann als universelles Postfach für weitere gängige Unterlagen wie beispielsweise Versicherungsunterlagen, Abrechnungen oder digitale Briefe dienen, sobald die zustellende Organisation über die d.velop postbox zustellt.

Für Unternehmen: Lohnabrechnungen digital, sicher und effizient in die Lohnabrechnung-App der Mitarbeiter:innen zustellen

Auch für Lohnverantwortliche des Unternehmens ergeben sich Vorteile, wenn sie die Gehaltsdokumente in eine Lohnabrechnung-App wie d.velop postbox zustellen. Zum einen erhöht sich die Effizienz im Payroll-Prozess, da sie die Abrechnungen per Klick direkt aus dem Lohnabrechnungsprogramm heraus versenden können. Zum anderen werden die Dokumente hierbei verschlüsselt übertragen und nach erfolgter Zustellung mit einem elektronischen Zustellnachweis quittiert. Anhand vordefinierter Regeln, wie etwa der Zuordnung anhand von Personalnummern, können die Dokumente per Massenversand verschickt werden. Auch der Aufwand der Stammdatenpflege minimiert sich, da Mitarbeiter:innen ihre persönlichen Daten in ihrer Lohnabrechnung-App selbst pflegen.

Eine übergreifende Erreichbarkeit und Einbindung aller Mitarbeiter:innen in die Lösung wird gewährleistet, da zugestellte Personaldokumente sowohl per Lohnabrechnung-App auf dem Smartphone (iOS und Android), als auch im Web aufgerufen werden können.

Was die Akzeptanz einer Lohnabrechnung-App im Unternehmen betrifft, bietet d.velop postbox die Möglichkeit, Schritt für Schritt im Unternehmen Fuß zu fassen. Das bedeutet konkret, dass auch eine hybride – also teils postalische und teils digitale Zustellung in die Lohnabrechnung-App – möglich ist. Wünscht ein Teil der Belegschaft noch den postalischen Versand, so übernimmt auch hierbei d.velop Druck, Kuvertierung, Frankierung und Zustellung der Lohnabrechnungen.

Personaldokumente unkompliziert im eigenen digitalen Postfach erhalten – Eine Lohnabrechnung-App macht’s möglich

Die Einführung einer Lohnabrechnung-App bietet sowohl für Mitarbeiter:innen als auch für Unternehmen zahlreiche Vorteile. Mitarbeiter:innen profitieren von einer unkomplizierten, sicheren und ortsunabhängigen Verwaltung ihrer gesamten Personalunterlagen und weiterer privater Dokumente. Unternehmen können durch die digitale Zustellung der Lohnabrechnungen ihre Prozesse effizienter gestalten, Kosten reduzieren und gleichzeitig die Umwelt schonen. Die rechtlichen Rahmenbedingungen in Deutschland unterstützen die digitale Zustellung, solange die Zustimmung der Mitarbeiter:innen vorliegt. Eine schrittweise Umsetzung im Unternehmen wird durch einen hybriden Ansatz der d.velop postbox unterstützt. Insgesamt stellt die Lohnabrechnung-App eine moderne, nachhaltige und benutzerfreundliche Lösung dar, die den Anforderungen der digitalen Arbeitswelt gerecht wird.

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