In der modernen Geschäftswelt sind effiziente Prozesse ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Unternehmen stehen ständig vor der Herausforderung, ihre Abläufe zu optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. In ebendieser Geschäftswelt hat die ista SE, weltweit führender Dienstleister im Bereich Energiemanagement, eine beeindruckende Reise hinter sich.
Auf dem d.velop summit 2024 boten Hartwig Weinkauf, Product Owner bei der ista SE, und Matthias Becker, Market Director Logistik & Services bei der d.velop AG, spannende Einblicke in die Entwicklung und den Erfolg ihres Dokumentenmanagement-Systems (DMS) über die letzten 22 Jahre.
ista ermöglicht seinen Kunden, ihre Immobilien zukunftssicher zu machen
ista SE als Unterstützer für zukunftssichere Immobilien
Bevor wir gemeinsam die 22-jährige Reise antreten, werfen wir zunächst einen Blick auf ista: Vielen wird das Unternehmen bereits vor dem d.velop summit 2024 ein Begriff gewesen sein. ista beschäftigt über 6150 Mitarbeiter in 21 Ländern. Rund 450.000 Besitzer:innen und die Bewohner:innen von 14 Millionen Nutzeinheiten nutzen dabei die Produkte und Services von ista.
Das Unternehmen managed Daten und Prozesse innerhalb von Gebäuden, schafft Transparenz über Energie- und Wasserverbräuche und hilft den Bewohner:innen, ihren Beitrag zum Klimaschutz zu leisten. Für Eigentümer und Verwalter steigert die ista die Energieeffizienz und damit den Wert der Immobilie, wodurch die Gebäude klimafreundlich, zukunftssicher und komfortabel werden.
Allein in Deutschland spart ista durch seine Aktivitäten jährlich etwa 37 Millionen Tonnen CO₂ ein. Die Nutzung von modernen Messgeräten und die Implementierung von Metering und Submetering tragen dazu bei, dass jede/r Mieter:in nur für den tatsächlichen Verbrauch zahlt, was ein Einsparpotenzial von rund 20 % bietet.
Der Beginn einer Erfolgsgeschichte
Die Reise begann im Jahr 2002, als die ista SE in Deutschland, Luxemburg und der Schweiz den ersten Schritt in Richtung eines modernen Dokumentenmanagement unternahm. Der initiale Fokus lag auf der Platzeinsparung in den Büros und der Digitalisierung von Kosten- und Nutzerlisten. Die Verfügbarkeit der Dokumente war darüber hinaus ein weiterer Vorteil. Durch die Implementierung des Systems konnten immense Mengen an Papierdokumenten digitalisiert und effizient verwaltet werden. Dies führte zu erheblichen Einsparungen und einer deutlichen Steigerung der Arbeitsqualität.
Dabei wurden ab 2002 in diesen drei Ländern 7 Kernprojekte umgesetzt:
- Datenmigration aus dem vorherigem Archiv: Im Wesentlichen handelte es sich um generierte Dokumente aus dem Abrechnungssystem.
- Abrechnungsfreigabeprozess: Finale Druck- bzw. Kundenfreigabe von erstellten Abrechnungen.
- Workflow zur Erzeugung eines Arbeitsvorrats in SAP: Eingehender Schriftverkehr erzeugt Meldungen mit Teamzuordnung innerhalb von SAP.
- Workflow zur Qualitätssicherung von papierhaften Belegen: Überprüfung von gelieferten Kundendokumenten auf Vollständigkeit.
- Workflow zur Sichtung und Erfassung von Kostenaufstellungen/
Nutzerlisten: Sichtung, Erfassung und Kontrollerfassung von papierhaften Belegen. - Workflow zur Steuerung zentraler Druckdokumente: Ausgehender Schriftverkehr, der zentral gedruckt werden soll, kann um Anhänge aus dem Archiv ergänzt werden und wird anschließend in einer zentralen Verarbeitung an den Druckdienstleister übergeben.
- Kleinere Workflows zur Bearbeitung von Spezialanforderungen wie z.B. die Überprüfung unbekannter Heizkörper etc.
Effiziente Prozesse: So wird die Digitalisierung beim Energieversorger zum Erfolg
Internationale Projekte im Fokus
Nach dem erfolgreichen Start in Deutschland, Luxemburg und der Schweiz folgten ab 2007 weitere Länder wie Dänemark, Schweden und Polen. Ein einheitlicher Template-Ansatz für die Archivstruktur erleichterte die Implementierung in den verschiedenen Ländern, während lokale Anpassungen an die jeweiligen Anforderungen vorgenommen wurden.
Ein bemerkenswerter Meilenstein war 2015 die Einführung des Systems in Frankreich, gefolgt von Belgien, was durch Synergieeffekte erheblich erleichtert wurde. In der Türkei wurden die Dokumente des Kerngeschäfts abgedeckt sowie eine erste Anbindung des hausinternen Abrechnungssystems WebNimbus hergestellt.
Dabei zeichneten sich die Kernprojekte in Frankreich durch Folgendes aus: Zum einen beinhaltete die Einführung von d.velop documents sämtliche Dokumente des Kerngeschäfts von ista France. Zuliefernde Systeme waren hierbei das Abrechnungssystem Mirus sowie die mobile Datenerfassung. Innerhalb des französischen Systems gab es zudem diverse Kollaborationsworkflows für unterschiedliche Dokumentarten. Dies betraf etwa Verträge, Kostenaufstellungen mit dem Servicecenter in Rumänien sowie Installations- und Instandhaltungsdokumente.
2016 erfolgte die Basisimplementierung in Tschechien, der Slowakei sowie eine Spezialimplementierung der Prozessunterstützung in UK, bevor 2018 die das DMS in Spanien mit der Besonderheit von zwei parallelen Abrechnungssystemen eingeführt wurde.
Anwendungsfall: Postverarbeitung in Österreich
Betrachten wir einen Anwendungsfalls bei der ista: der Postverarbeitung in Österreich. Beim alten System fand eine manuelle Verarbeitung des eingehenden Schriftverkehrs statt. Die Post wanderte physisch von Schreibtisch zu Schreibtisch. Am Ende des Prozesses wurde die Post schließlich archiviert. Kurz gesagt: Zeit- und arbeitsaufwändig.
Als Zwischenstufe wurde die Post beim Eingang digitalisiert, landete in einem Sammelpostfach und wurde dort von den Sachbearbeiter:innen entnommen und weiterverarbeitet. Am Ende des Prozesses wurde die Post wieder archiviert.
Im neuen Prozess wird nun die Post bei Eingang direkt digitalisiert und archiviert. Durch einen Workflow wird das Dokument (abhängig von der Belegart) direkt in die zugeordnete Mailbox transportiert und landet so direkt bei der/dem richtigen Sachbearbeiter:in.
Aktuelle Projekte & ein Blick in die Zukunft
Jetzt sind wir bei unserer 22-jährigen Reise im Hier und Jetzt angekommen. Doch welche aktuellen Projekte werden derzeit umgesetzt oder sind in Planung?
Der Blick in die Zukunft zeigt, dass ista weiterhin auf Innovation und Effizienz setzen wird. Aktuelle Projekte umfassen die Integration von SAP-ILM, die Einführung eines neuen Customer-Care-Tools und die Weiterentwicklung der Cloud-Strategie. Die Implementierung eines Erkennungs- und Workflowprozesses für eingehende Kaltmietrechnungen in Österreich – inkl. Schnittstelle zu Drittsystemen und Workflow innerhalb von d.velop documents – sowie der Einsatz der digitalen Signatur sind weitere Schritte, die ista auf ihrem Weg in eine nachhaltige und digitale Zukunft begleiten.
22 Jahre in 1500 Wörtern
Puh! 22 Jahre erfolgreiche Zusammenarbeit in 1500 Wörtern. Zugegeben: Es ist stark verkürzt dargestellt, zeigt aber welche Herausforderungen im Laufe der Jahre gemeistert werden mussten. Darüber hinaus zeigt die auf dem d.velop summit 2024 dargebotene Erfolgsgeschichte von ista auf, wie ein konsequenter Fokus auf Digitalisierung und Nachhaltigkeit nicht nur zu betriebswirtschaftlichen Vorteilen, sondern auch zu einem bedeutenden Beitrag zum Klimaschutz führen kann. Die Zusammenarbeit mit d.velop und die kontinuierliche Anpassung und Erweiterung des DMS haben ista unterstützend dabei geholfen, ein Vorreiter in der Branche zu werden. Die nächsten Jahre versprechen weiterhin spannende Entwicklungen und innovative Lösungen im Bereich des Dokumentenmanagements. An dieser Stelle noch einmal herzlichen Dank an Hartwig Weinkauf von der ista SE und Matthias Becker von der d.velop AG für diesen ausführlichen und spannenden Einblick auf dem d.velop summit!
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