In 5 Schritten zur DMS Migration in die Cloud

Die Vorteile eines Cloud-Betriebs liegen auf der Hand und viele Unternehmen haben diese längst für sich erkannt. Die Frage nach dem „Warum sollten wir unser DMS in die Cloud migrieren?“ hören wir dementsprechend nur noch recht selten bei d.velop. Kunden stellen sich viel mehr die Frage nach dem „wie“ funktioniert die DMS Migration in die Cloud? Und gibt es bereits Kunden, die erfolgreich umgestellt haben?

Diese Fragen beantworten wir in diesem Blogartikel. Dazu werden 5 zentrale Schritte auf dem Weg in die Cloud skizziert. Zudem wird bei jedem Schritt vom Projektleiter Michael Winkler im Video Bezug zur Umsetzung bei Schmitz Cargobull genommen. Denn Schmitz Cargobull ist einer unserer Kunden, der bereits erfolgreich und in Rekordzeit in die Cloud migrierte.

In 5 Schritten das eigene DMS in die Cloud migrieren

Die folgenden 5 Schritte durchläuft jeder d.velop Kunde, wenn er in die Cloud migriert. Dabei verlaufen die einzelnen Schritte nicht zwingend stringent. Sie können sich durchaus überschneiden und leicht in der Reihenfolge abweichen, die 5 Schritte finden jedoch immer statt.

Schritt 1: Analyse und Preisindikation

Ist bei uns eine Anfrage zum Thema Cloud-Migration eingegangen, findet zunächst eine grobe Systemsichtung statt. Dazu wird dem Kunden ein standardisierter Fragebogen zugestellt. Auf Basis dieses Fragebogens erfolgt eine Bewertung des Komplexitätsgrads der Systemumgebung. So lassen sich besondere Herausforderungen einer Migration in die Cloud frühzeitig erkennen und im Projektplan aufnehmen. In diesem Schritt erhält der Kunde neben der Einschätzung des Projektaufwands auch direkt eine Preisindikation für den Migrationsaufwand selbst und zusätzlich eine Übersicht der anfallenden SaaS-Gebühren nach der Migration.

Schritt 2: Systemcheck und Konzeption

Im zweiten Schritt folgt nun ein detaillierter Systemcheck und die Ausarbeitung eines Konzepts. Im Rahmen des Systemchecks werden vorhandene Produkte, Prozesse und Konfigurationen im Detail analysiert. Ist der „Ist-Zustand“ ermittelt, stellt sich die Frage nach dem „Soll“. Was kann, soll und muss migriert werden? Die Antwort auf diese Frage wird gemeinsam mit dem Kunden erarbeitet und in einem Konzept festgehalten. Ein Migrationsprojekt bietet immer auch die Chance, gewisse Bereiche zu optimieren. So wurden beispielsweise bei Schmitz Cargobull im Zuge der Migration einige überflüssige Dokumentarten gestrichen.

Anhand der ausgearbeiteten Vision des zukünftigen Systems findet eine detaillierte Projektplanung statt, die ebenfalls im Konzept aufgenommen wird. Auf Basis des finalen Konzepts findet eine endgültige Aufwandsschätzung statt. Der Beauftragung steht damit nichts mehr im Wege und der Startschuss für die Migration in die Cloud ist gefallen.

Schritt 3: Vorbereitung und Systemaufbau

Bevor Dokumente in die Cloud migriert werden können, muss ein Cloudsystem mit einer Basisinstallation eingerichtet werden. Diese Konfiguration umfasst die Dokumentarten, Eigenschaften, Wertemengen und bei Bedarf auch die Aktenstrukturen. Die Konfiguration des Bestandssystems wird mit kleineren Anpassungen in die Cloud überführt.

Bereits mit dieser Konfiguration kann die Migration gestartet werden. Weitere Konfigurationen wie das Berechtigungskonzept und die Gruppen, aber auch mögliche Prozesse, Hooks, Integrationen in verschiedene Systeme und weiteres Customizing können im Verlauf der Migration vorgenommen werden.

Schritt 4: Die Migration

Zunächst findet eine Testmigration statt. Es werden erste Dokumente und Komponenten in die Cloud migriert. Der Kunde bekommt so ein erstes Gefühl für das System in der Cloud. An dieser Stelle können Anpassungswünsche vom Kunden geäußert werden.

Nach einer erfolgreichen Testmigration folgt dann die Produktivmigration in das Produktivsystem. Die relevanten Dokumente werden anwendungsgestützt aus dem Quellsystem exportiert, transformiert und über eine spezielle Migrationsschnittstelle des Zielsystems in die Cloud migriert. Während der Migration kann weiterhin mit dem Quellsystem gearbeitet werden. Neu importierte Dokumente und auch Änderungen an bestehenden Dokumenten können in folgenden Deltamigrationen berücksichtigt werden. Solange, bis es passt! So musste beispielsweise bei Schmitz Cargobull noch eine Aktualisierung der Komponente des SAP Archive Links vorgenommen werden.

Schritt 5: Go-live

Eine letzte Delta-Migration wird zum Go-live-Termin durchgeführt. Zu diesem Termin wird das Quellsystem abgeschaltet, alle anliefernden und zugreifenden Prozesse werden auf das Cloudsystem umgestellt und die letzten Änderungen und Neuimporte an und von Dokumenten werden in die Cloud überführt. Mit Abschluss dieses Schrittes sind alle Dokumente des Bestandssystems vollständig in die Cloud überführt und die Anwender:innen können im neuen System mit ihrer Arbeit fortfahren.

Mein DMS ist in der Cloud und nun?

Nun lassen sich alle Vorteile, die mit der Cloud einhergehen, nutzen. Manuelle Updates sind Geschichte, Zeit für Kernaufgaben wurde geschaffen und Fachlösungen können ganz einfach über den d.velop store hinzugebucht werden. Diese Vorteile betonen auch Michael Schöller und Holger Lesting von Schmitz Cargobull abschließend:

Mit dem Ergebnis sind beide Seiten sehr zufrieden. „Wir haben für alle im Schmitz-Universum den Zugriff auf das DMS wesentlich vereinfacht, indem zum Beispiel die Installation eines speziellen Clients schlicht wegfällt“, resümiert Schöller. Der Zugriff erfolgt Browser-basiert. Dadurch können die verschiedenen Standorte besser kollaborieren. Die Mitarbeiter können weitere Apps und Fachlösungen einfach hinzubuchen und direkt nutzen. „Wir müssen uns auch nicht um die Wartung oder Updates kümmern“, ergänzt Lesting, der sich nun verstärkt seinen Kernaufgaben widmen kann. Des Weiteren profitiert Schmitz Cargobull von einer verbesserten Corporate Governance. Das DMS entspricht gesetzlichen Vorschriften, wie etwa der DSGVO oder den GOBD.

Auch du willst dein DMS in die Cloud migrieren?

Kein Problem. Starte nun selbst mit dem ersten Schritt. Fordere dazu ganz einfach online unseren Systemcheck zur Migration in die Cloud an.