Digitale Gehalts- und Lohnabrechnungen via DATEV

Personalverwaltungen kennen eines nur zu gut: Jeden Monat aufs Neue werden die Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt, ausgedruckt, kuvertiert und verschickt. Aber damit nicht genug. Denn Abrechnungen müssen nicht nur Mitarbeitenden zugestellt, sondern auch an das Finanzamt, Sozialversicherungen, Kreditinstitute oder statistische Ämter übermittelt werden. Dabei können die Abrechnungen der Unternehmen aus verschiedenen Branchen durch arbeitsrechtliche Unterschiede auch selbst sehr unterschiedlich sein.

Dieser wiederkehrende und zeitfressende Prozess stellt für viele Personalverwaltungen eine zusätzliche Belastung dar, die sie neben ihren eigentlichen Aufgaben zu tragen haben. Aktives People Management und die Planung strategischer Personal-Projekte kommen daher häufig zu kurz.

Die gute Nachricht: Dafür gibt es Lösungen.

Rund jeder dritte Erwerbstätige in Deutschland wird monatlich mit einer DATEV-Lohnabrechnungs-Software abgerechnet.

Quelle: datev.de

Was DATEV ist, wobei DATEV in Bezug auf die Lohn- und Gehaltsabrechnungen unterstützen kann und warum die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen mit der d.velop postbox den HR-Prozess optimal ergänzt, erfährst du in diesem Beitrag.

Für Personalverwaltungen und Lohnbuchhaltungen geht es darum, individuelle Lohn- und Gehaltsangelegenheiten und Spezifitäten der Unternehmen mit einer standardisierten Lösung zu automatisieren und somit zu vereinfachen.

DATEV geht hierbei von drei verschiedenen Ausgangssituationen aus:

1. Erstellung der monatlichen Abrechnungen mit DATEV-Software

Wenn Payroll-Prozesse bereits selbst abgewickelt werden und der Wunsch besteht, diese zukünftig zu professionalisieren und effizient zu gestalten, kann DATEV dabei unterstützen.

Die DATEV-Payroll-Software bietet sowohl eine Cloud- als auch eine On-Premises-Lösung. Die Stamm- und Bewegungsdaten werden entweder über eine API-Schnittstelle in die Lohnprogramme übernommen oder es erfolgt ein klassischer ASCII-Import. Dabei werden die vertraulichen Daten direkt aus dem HR-System per Knopfdruck über das DATEV-Rechenzentrum in das Abrechnungsprogramm übernommen. Die manuelle und zeitaufwendige Erfassung entfällt auf diese Weise.

Durch das Fehler- und Hinweisprotokoll werden die Eingaben laufend überprüft und Fehler in der Eingabe kenntlich gemacht. Zudem gibt es die Funktion der Probeabrechnung, die eine Vorschau der Abrechnung anzeigt. Die verschiedenen an die Institutionen zu übermittelten Daten werden in der DATEV-Cloud geparkt und automatisch und fristgerecht übertragen. Nach wie vor ist aber auch eine manuelle Übermittlung möglich. Im Hilfe-Center werden gesetzliche Änderungen immer aktuell hinterlegt, sodass man dort nachschlagen kann, wie gewisse Fälle in der Software umzusetzen sind.

2. Einsteiger: Löhne und Gehälter im Unternehmen selbst abrechnen

Du hast deine Löhne und Gehälter bisher ausgelagert oder ein neues Unternehmen gegründet und möchtest die Abrechnungen von nun an selbst übernehmen? Es mangelt allerdings an Erfahrung und Know-how? Kein Problem: DATEV bietet hier eine Kombination aus der Payroll Software in der comfort Variante für beliebig viele Mitarbeitende und einer mehrtägigen Einführungs- und Programmschulung an.

3. Erstellung der monatlichen Abrechnungen von der Steuerkanzlei

Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen in deinem Unternehmen werden von einer Steuerkanzlei übernommen? Dann gibt es verschiedene Möglichkeiten des Austauschs mit dieser Steuerkanzlei:

3.1 Mit DATEV-Software

Zum einen gibt es für den Daten- und Dokumentenaustausch Cloud-Lösungen wie DATEV Unternehmen online und DATEV Personal Add-on. Zum anderen gibt es für den reinen Datenaustausch die Datei DATEV Lohn Vorerfassung, die Excel-basiert funktioniert und zu guter Letzt das DATEV Personal-Managementsystem classic als Personalverwaltungs-Software.

3.2 Mit Partner-Software

Auch mit Software-Partnern besteht die Möglichkeit eines reibungslosen Datenaustauschs. Das Portfolio von DATEV-Marktplatz Partnern ist vielseitig und bietet durch geprüfte Schnittstellen Lösungen für verschiedenste Branchen oder Systeme. Auch hier werden die Daten entweder über API- und/ oder ASCII-Schnittstellen zur Verfügung gestellt, um sie per Knopfdruck aus der Partner-Software an die Steuerkanzlei zu übermitteln.

Übermittlung der Gehalts- und Lohnabrechnungen an die Beschäftigten

Nachdem die Gehalts- und Lohnabrechnungen erfolgreich erstellt wurden, stellt sich die Frage, wie diese nun die Beschäftigten zugestellt werden. Hier gibt es zwei unterschiedliche Ansätze. Entweder greifen die Unternehmen auf die Portallösung DATEV Arbeitnehmer online zurück oder nutzen einen digitalen Briefkasten, wie die d.velop postbox, zur Zustellung der HR-Dokumente.

Werfen wir jetzt einen Blick auf die Vorteile der d.velop postbox im Vergleich zu einer Portallösung.

Vergleich: Portallösung vs. d.velop postbox

• Während bei einem Portal die Konten im Besitz des jeweiligen Unternehmens sind, gehört ein Konto in der d.velop postbox der/dem jeweiligen Empfänger:in.
• Wenn ein Arbeitnehmender aus dem Unternehmen austritt, müssen ihm seine Dokumente aus dem Portal nachgesendet werden. Bei der d.velop postbox entfällt dieser Schritt, da die Dokumente bereits im persönlichen und zeitlich nicht limitierten Konto des Arbeitnehmers liegen.
• Bei Nutzung des Portals müssen jegliche Daten als Einzeldokumente übermittelt und ggf. Anpassungen vorgenommen werden. Wohingegen die Aufteilung der Dokumente in der d.velop postbox von d.velop übernommen wird und keine Anpassungen im führenden System notwendig sind.
• Das Portal wird direkt vom Arbeitgeber betrieben, während bei der d.velop postbox ein Sphärenübergang vom Arbeitgeber über die Zustellung der Dokumente in die Postbox und des anschließenden Empfangs des Arbeitnehmers erfolgt.
• Ein bidirektionaler Dokumentenaustausch ist nur bei der d.velop postbox und nicht im Portal möglich.
• Die EU-DSGVO-Verantwortung muss beim Portal durch den Arbeitgeber sichergestellt werden. Diese Verantwortung wird bei der d.velop postbox an d.velop übertragen, sodass sich Kund:innen darüber keine Gedanken machen müssen.
• Existiert keine gewerbliche E-Mail, kann auf ein Portal nicht zugegriffen werden.
• Einen besonderen Mehrwert für Arbeitnehmende bietet die d.velop postbox durch einen persönlichen Speicher für wichtige Unterlagen und einen unbegrenzten Zugriff darauf.

Das perfekte Zusammenspiel aus DATEV & d.velop postbox

DATEV bietet zur Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen und weiterer HR-Dokumente, wie Lohnsteuerbescheinigungen oder Sozialversicherungsnachweise, vielfältige Möglichkeiten für unterschiedliche Anwendungsfälle. Doch in einem Punkt sind sich alle Szenarien ähnlich: Die Mitarbeiter-Dokumente sollen digital und unkompliziert an die Belegschaft zugestellt werden. Im Vergleich zur Portallösung bietet ein digitaler Briefkasten, wie die d.velop postbox, Möglichkeiten zum direktionalen Austausch, einer hybriden Zustellung und geringere Aufwände in der Verwaltung seitens des Unternehmens.

Durch das persönliche digitale Postfach, welches die Empfänger:innen problemlos als App auf ihr Smartphone herunterladen können, haben sie alle wichtigen Dokumente an einem Ort, immer im Blick und rechtssicher archiviert. Win-Win für Unternehmen, die die Mitarbeiter-Dokumente in Minutenschnelle und auf direktem Wege digital zustellen können und für Beschäftigte, die keine Aktenordner mehr wälzen müssen.