Eingangsrechnungen, Lieferbestätigungen oder andere rechnungsrelevante Kommunikation und das analog wie digital – die Vielzahl der verschiedenen Dokumente und Informationen, allein in der Eingangsrechnungsverarbeitung stellen Unternehmen vor eine zentrale Herausforderung.
Wie finden die Unterlagen den Weg auf den Schreibtisch der richtigen Mitarbeiterin bzw. des richtigen Mitarbeiters? Wie lagert man alles richtig, ohne dabei gegen die GoBD zu verstoßen? Und wie stelle ich dabei sicher, dass die Mitarbeiter:innen bestmöglich arbeiten können, unabhängig vom Ort des Arbeitsplatzes?
Warum ein Dokumentenmanagement-System die Lösung ist
Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) schaffen sich Unternehmen einen zentralen Speicherort. Dieses System kann On-Premise vor Ort im Unternehmen installiert werden oder digital in der Cloud sein. Durch das DMS wird es möglich, alle wichtigen Dokumente zu scannen, zu speichern und zu bearbeiten. Durch die Integration in andere Systeme wie z. B. DIAMANT und Outlook schafft man eine nahtlose Integration in die IT-Struktur des Unternehmens und optimiert die Workflows nachhaltig.
Gründe, warum ein Dokumentenmanagement-System perfekt für DIAMANT-Software ist
1. Automation der Eingangsrechnungen
Mit der Integration vom DMS in die DIAMANT-Software, können Stammdaten abgerufen werden und direkt durch individuell angelegte Rechnungsworkflows mit den digitalisierten Eingangsrechnungen abgeglichen werden. Dadurch ist es möglich, Rechnungen vorab zu prüfen und direkt den richtigen Sacharbeitern zuzuweisen.
2. Rechtssichere Archivierung
Die unterschiedlichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können den zahlreichen Dokumententypen im System zugeordnet werden. So ist ein frühzeitiges Löschen der Dokumente nicht möglich.
Für alle im System archivierten Dokumente, steht ein Versionsmanagement mit Protokollierung zur Verfügung. Somit sind alle Änderungen nachvollziehbar.
3. Vorteil im Werben um Fachkräfte
Gutes Personal zu finden und zu halten, ist eine Kunst. Hybrides Arbeiten ist für viele Arbeitnehmer:innen ein wichtiger Entscheidungspunkt für oder gegen einen Arbeitgeber. Durch die Integration in ein DMS, ist es möglich, hybrides Arbeiten sicher und bei konstanter Effizienz anbieten zu können.
4. Effizienz steigern und Kostensenken
Laut einer Studie der Leibniz Universität kostet die Verarbeitung einer Papierrechnung ein Unternehmen im Durchschnitt 11 Euro und dauert bis zu 14 Tage. Durch diesen langsamen Prozess laufen Unternehmen Gefahr, attraktive Skonto-Optionen nicht wahrnehmen zu können. Durch die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung ist es möglich, diese Werte nachhaltig nach unten zu korrigieren. Und das Beste daran: Es sind keine hohen Startinvestitionen notwendig.
Was benötigt man für die Verbindung beider Systeme?
Dank der cloudbasierten Schnittstellen-Technologie ist es möglich, in wenigen Schritten die DIAMANT-Software mit einem Dokumentenmanagement zu verknüpfen. Alle notwendigen Komponenten sind im d.velop Store eigenständig buchbar. Anwenderorientierte Onboarding-Prozesse ermöglichen es, selbstständig in wenigen Stunden durchzustarten. Alle Prozesse lassen sich individuell auf deine Bedürfnisse anpassen. Wie die Integration im Detail funktioniert? Im Webinar geben wir nähere Einblicke in die Verbindung beider Welten und welche Mehrwerte du durch die Integration erzielst.
So holst du mehr aus deiner Buchhaltungssoftware DIAMANT heraus!
Ein ganzheitlicher digitaler Prozess – vom Rechnungseingang bis zur Archivierung
Dokumentenmanagement-Systeme sind eine wertvolle und nachhaltige Investition für Unternehmen, die sicher für die Zukunft aufgestellt sein möchten. Mit einem DMS können Sie Ihre Prozesse effizienter gestalten und gleichzeitig Kosten reduzieren. Holen Sie mehr aus Ihrer DIAMANT/4 Finanzbuchhaltungssoftware heraus, nutzen Sie unsere DMS-Integration und digitalisieren Sie Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung.