Die Vielfalt von Content-Management-Systemen (CMS) und somit auch Daten nimmt stetig zu. IT-Systemlandschaften von Unternehmen werden damit komplizierter und mit dem Ausbau der Digitalisierung stellen wir uns vor neu geschaffenen Herausforderungen, die wir meistern müssen. Diese Herausforderungen sind zum Beispiel Fragmentierung oder Inkompatibilität. Was verstehen wir darunter? Der nahtlose Datenaustausch verschiedener Content-Management-Systeme ist unmöglich und wir arbeiten mit „Content-Silos“. Mitarbeiter:innen haben keinen zentralen Zugriff auf die gewünschten Daten aus verschiedenen Systemen. Die Einführung des CMIS-Standards wirkt dieser Entwicklung entgegen. Im folgenden Blogartikel geht es um die Definition von CMIS, die Entwicklungszwecke, Funktionalitäten und Anwendungsgebiete.
Definition CMIS
CMIS steht für Content Management Interoperability Services. Dies beschreibt einen offenen, herstellerunabhängigen Standard als Schnittstelle für die Anbindung unterschiedlicher Content-Management-Systeme. CMIS hat den Anspruch, eine gemeinsame Sprache zu definieren, die unterschiedliche CMS-Systeme implementieren können.
Ziel, Zweck und Entwicklungshintergrund von CMIS
Unternehmen arbeiten häufig mit verschiedenen Software-Systemen, wie CMS, ECM, DMS, Scanning-Software etc. Dabei kommt es zu Herausforderungen beim Austausch von Inhalten zwischen den Systemen, da jedes seine eigene individuelle Schnittstelle hat. Konkret gesagt ist der lückenlose Austausch von Daten zwischen den Content-Repositories im CMS-System und dem ERP- und/oder DMS kompliziert. Es entstehen „Content-Silos“. Der Entwicklungshintergrund der CMIS-Schnittstelle ist, diese fehlende Kompatibilität zu überwinden, denn der CMIS-Standard als definiertes Framework ermöglicht Zugriffe, das Teilen und Ändern von Dokumenten und Daten zwischen verschiedenen DMS und ERP-Systemen.
Den Bedarf an so einer einheitlichen Schnittstelle, die es ermöglicht, nahtlos mit verschiedenen Systemen zu kommunizieren, sah eine Gruppe führender Unternehmen der Branche. Die Unternehmen IBM, Microsoft, Oracle, SAP und weitere erarbeiteten gemeinsam die offene, standardisierte CMIS-Schnittstelle, die es letztlich ermöglicht, plattformübergreifend auf Inhalte zugreifen und verwalten zu können.
Funktionsweise von CMIS
Die Architektur von CMIS basiert auf Web-Protokollen und definiert damit eine sogenannte „Abstraktionsschicht“ für Content-Management-Systeme und Repositories. Bei einer Abstraktionsschicht handelt es sich um eine spezialisierte Anwendung, die einen Zugriff auf Daten und Dokumente ermöglicht. Einfach gesagt: ein Adapter für einzelne proprietäre Lösungen. CMIS nutzt SOAP und REST (verschiedene API-Technologien) als Grundlage und erlaubt die Verbindung verschiedener Systeme. Der CMIS-Standard definiert vier Grundtypen von Objekten für die Zwischen- und Zugriffsschicht, um Datenzugriff und Dokumentenbeziehungen zu organisieren.
Vier Objekt-Basis-Typen:
- Dokumente
- Ordner
- Beziehungen
- Richtlinien
Diese vier Objekttypen können verschiedenste Eigenschaften besitzen. Dokumente existieren beispielsweise in unterschiedlichen Größen und Formaten. CMIS kann die vier Objekt-Basis-Typen miteinander in Beziehung setzen, das bedeutet, dass alle Objekte sich kennen und verstehen. Durch dieses Organisationsprinzip können die Objekte miteinander interagieren.
Die Idee von CMIS besteht darin, als ein Framework die herstellerunabhängige Kommunikation zwischen Dokumentenmanagement-Systemen zu ermöglichen. Dies adressiert die vielfältige CMS-Landschaft in Unternehmen. CMIS bietet eine gemeinsame Sprache für unterschiedliche Systeme, um mit Inhalten umzugehen.
Anwendungsgebiete von CMIS
1. Unternehmensweite Content-Management-Systeme
CMIS kann für die nahtlose Kommunikation zwischen verschiedenen Content-Management-Systemen genutzt werden. Ganz unabhängig, in welchem CMS die Inhalte gespeichert sind, können Mitarbeiter:innen über verschiedene Plattformen hinweg auf die gewünschten Inhalte zugreifen.
2. Integration von Anwendungen
Unternehmen möchten Content-Management-Funktionen häufig in anderen Anwendungen, wie CRM- oder ERP-Systemen nutzen. Um auf die Inhalte aus dem CMS in der führenden Anwendung zugreifen zu können, kann die CMIS-Schnittstelle als Integration verwendet werden. Eine direkte Integration in das zugrundeliegende CMS ist dabei nicht erforderlich.
3. Entwicklung von benutzerdefinierten Anwendungen
CMIS kann von Entwicklern für die Entwicklung von benutzerdefinierten Anwendungen genutzt werden. So ist eine Verwaltung von Inhalten plattformübergreifend und unabhängig vom CMS möglich.
4. CMIS für die Archivierung mit SAP
Für SAP-Anwender:innen ist die Arbeit mit externen Content-Servern zum Zwecke der Dokumentenablage und -archivierung sehr üblich. Im Hinblick auf Compliance und dem Umgang mit großen Datenvolumen hat diese Vorgehensweise große Vorteile.
SAP-Anwender:inner nutzen etwa die ArchiveLink-Schnittstelle für einen Datenaustausch mit externen Content-Servern. Dabei handelt es sich um einen fest in den SAP Web Application Server integrierten Service. Im Rahmen der SAP S/4HANA Public Cloud hat SAP die ArchiveLink-Schnittstelle im Zusammenhang mit Harmonized Document Management aufgegeben. Die Archivierung im Zusammenhang mit der S/4HANA Public Cloud bietet also im Rahmen der Archivierung keine weitere Alternative, mit Ausnahme von CMIS.
ArchiveLink vs. CMIS – Clever archivieren in der SAP Cloud
Was ist der CMIS-Connector und was erhofft sich SAP mit der neuen Schnittstelle? Unsere Referenten geben Antworten auf diese Fragen, berichten über die CMIS-Zertifizierung und aktuellen Projekten und Erfahrungen mit der Archivierung in der SAP Cloud.
Vorteile von CMIS
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die standardisierte CMIS-Schnittstelle viele Vorteile mit sich bringt. Im Vordergrund steht die Interoperabilität, denn als offener Standard bietet die CMIS-Schnittstelle den Austausch von Daten über verschiedene Systeme hinweg. Mitarbeiter:innen können die gewünschten Daten systemunabhängig aufrufen und verwalten. Daraus folgt ein weiterer entscheidender Vorteil, denn durch das unabhängige Aufrufen von Inhalten aus verschiedenen Systemen (CMS, ECM, ERP, DMS) wird die Effizienz des gesamten Unternehmens gesteigert.
Insbesondere in der heutigen Zeit, in der DMS und ECM System sich in Richtung EIM (Enterprise Information Management) bewegen und sich viele Hersteller hin zu Plattformanbietern wandeln, bietet CMIS einen allgemein definierten Standard, um sämtliche Services, Dienste und Systeme mit einem gemeinsamen Nenner – CMIS – miteinander zu verbinden und zu vernetzen.