Die Digitalisierung mithilfe der Cloud ist auch bei aquatherm ein aktuell relevantes Thema. So setzt der Produzent für innovative Kunststoff-Rohrleitungssysteme seine Rechnungsverarbeitung in SAP digital um. Seit Januar 2022 profitiert aquatherm von der digitalen Verarbeitung eingehender Rechnungen in der SAP S/4 HANA Private Cloud. Das Unternehmen ging zuvor seinen internen Prozessen auf die Spur und sah einen Optimierungsbedarf. Aquatherm setzte auf den Greenfield-Ansatz und führte im Jahr 2020 SAP als neues ERP-System ins Unternehmen ein. Mit der Einführung traf der Mittelständler auf d.velop und es kam zu einer Zusammenarbeit.
Die aquatherm GmbH
Aquatherm ist der weltweit führende Hersteller von Kunststoff-Rohrleitungssystemen aus Polyprophylen für den Anlagenbau und Haustechnik. Einsatzgebiete sind Trinkwasseranlagen, Heiz- und Kühlsysteme sowie Brandschutz-Sprinklersysteme. Der Mittelständler beschäftigt rund 600 Mitarbeitende in Deutschland, Italien, England, USA und Kanada.
Beweggründe für die SAP Cloud
Aquatherm entschied sich für ein cloudbasiertes System, da das Know-how im eigenen Haus fehlt, um technische Wartungen selbst vorzunehmen. Updates und Wartungen werden bei Verwendung der Cloud vom jeweiligen Herstellen durchgeführt. Zudem ging es auch um Platzersparnis, da für die Cloud keine großartige Hardware notwendig ist. Das Unternehmen wollte eine cloudbasierte Grundlage schaffen, um auch zukünftige Systeme cloudbasiert zu lizenzieren.
„Wir glauben, dass die Cloud das Zukunftsmodell sein wird“
Adrián Extremera Mayo, aquatherm GmbH
Digitale Rechnungsverarbeitung – Sportliche Zeitplanung mit großem Erfolg
Im August 2021 fiel die Entscheidung auf d.velop, im Januar 2022 wollte aquatherm produktiv gehen – Ein sportliches Ziel, was die d.velop gemeinsam mit aquatherm erfolgreich erreicht hat. Der Plan war die Integration einer digitalen Rechnungsverarbeitung in SAP, denn das Unternehmen beschäftigte sich bisher mit einigen Herausforderungen in der Eingangsrechnungsverarbeitung. Die eingehenden Rechnungen werden von einem Mitarbeitenden sachlich geprüft, jedoch erfolgte kein Freigabeprozess. Die Rechnungen gingen somit unmittelbar in die Buchhaltung. Die Kostenstellenverantwortlichen hatten keine Auskunft darüber, dass Rechnungen auf die jeweiligen Kostenstellen verbucht wurden. Der digitale SAP Rechnungsworkflow der d.velop ermöglicht einen Genehmigungsprozess, in dem der sachliche Prüfer bei der Prüfung der Rechnung eine Kostenstelle angeben muss. Somit wird der Kostenstellenverantwortliche automatisch über die anfallende Rechnung informiert und gibt diese final frei. Aquatherm profitiert somit von steigender Transparenz, einem effizienteren Prozess und einer einheitlichen Oberfläche.
Das Projekt hat überzeugt, weshalb aquatherm nun auch ein digitales Dokumentenmanagement-System in SAP ausbauen möchte. Adrián Extremera Mayo ist im Einkauf tätig und zudem SAP Key User bei der aquatherm. Im folgenden Video berichtet er über das vergangene Projekt und weitere gemeinsame Vorhaben.
Digitale SAP Rechnungsverarbeitung | Tipps & Stolperfallen bei der Projektierung