Effiziente Workflow-Erstellung: So optimierst du deine Arbeitsabläufe

Effiziente Workflows, auch Arbeitsabläufe genannt, sind entscheidend für die Wirtschaftlichkeit von Unternehmen. Einen Workflow zu erstellen umfasst die Planung, Visualisierung und Implementierung eines solchen Prozesses. Welche Vorteile die Workflow-Entwicklung mit sich bringt und welche konkreten Schritte sie beinhaltet, erfährst du in diesem Blogartikel.

Effiziente Workflows, auch als Arbeitsabläufe bekannt, sind entscheidend für die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. Die Erstellung eines Workflows umfasst die Planung, Visualisierung und Implementierung des gesamten Prozesses. Welche Vorteile eine durchdachte Workflow-Entwicklung bietet und welche konkreten Schritte dafür notwendig sind, erfährst du in diesem Blogartikel.

Arbeitsabläufe darstellen und Engpässe identifizieren

Durch die grafische Darstellung von Arbeitsabläufen und Prozessen können Engpässe identifiziert, die Effizienz gesteigert und der Gesamtprozess transparenter gemacht werden. Diese Methodik ist ein entscheidendes Element des Workflow Designs und der Workflow Entwicklung und unterstützt dabei, klar definierte und effektive Prozessablaufpläne zu erstellen. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten der Workflow-Modellierung.

Grundlagen der Workflow-Modellierung

Es gibt verschiedene Modellierungsansätze und Methoden, mit denen sich ein Workflow grafisch darstellen lässt. Ein Workflow-Diagramm, auch bekannt als Process Flow Chart, dient beispielsweise als visuelles Werkzeug, das den Ablauf von Arbeitsprozessen in verschiedenen Phasen darstellt. Es ermöglicht das Management, komplexe Arbeitsabläufe zu strukturieren und zu optimieren. Folgende Methoden sind bei der Worflow-Modellierung verbreitet:

Business Process Model and Notation (BPMN)

• BPMN ist eine standardisierte Methode zur grafischen Darstellung von Geschäftsprozessen. Sie verwendet eine Vielzahl von Symbolen, um verschiedene Elemente wie Aktivitäten, Ereignisse, Verbindungen und Gateways darzustellen.

• BPMN ermöglicht die Erstellung von Workflow-Diagrammen und Process Flow Charts, die komplexe Geschäftsprozesse visuell verständlich machen.

Unified Modeling Language (UML)

• UML ist eine allgemeine Modellierungssprache, die in der Softwareentwicklung weitverbreitet ist. Sie kann auch zur Modellierung von Workflows verwendet werden, insbesondere mit Aktivitätsdiagrammen.
• Aktivitätsdiagramme in UML sind ähnlich wie BPMN und eignen sich zur Darstellung von Prozessabläufen und Arbeitsabläufen.

Petri-Netze

• Petri-Netze sind eine mathematische Methode zur Modellierung von Workflows, die sich besonders für die Analyse von Prozessen eignet.
• Sie bieten eine grafische Darstellung von Zuständen und Übergängen und können komplexe Interaktionen und Parallelitäten in Workflows gut abbilden.

8 Schritte, um einen Workflow zu erstellen

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft dir, einen strukturierten und effizienten Workflow in deinem Unternehmen zu erstellen und darzustellen:

Schritt 1: Zielsetzung und Vorbereitung

• Ziel definieren: Klare Ziele des Workflows festlegen (z.B. Verbesserung der Effizienz, Qualitätssteigerung).
• Beteiligte identifizieren: Schlüsselpersonen und Teams bestimmen, die am Workflow beteiligt sind.
• Ressourcen festlegen: Notwendige Ressourcen und Tools identifizieren.

Schritt 2: Daten sammeln und analysieren

• Ist-Zustand analysieren: Bestehende Prozesse und Arbeitsabläufe untersuchen und dokumentieren.
• Feedback einholen: Rückmeldungen von Mitarbeiter:innen und Stakeholdern sammeln.

Schritt 3: Workflow planen und strukturieren

• Phasen definieren: Hauptphasen des Workflows festlegen (z.B. Planung, Ausführung, Kontrolle).
• Schritte festlegen: Detaillierte Schritte und Aufgaben innerhalb jeder Phase bestimmen.
• Verantwortlichkeiten zuweisen: Zuständigkeiten für jede Aufgabe definieren.

Schritt 4: Workflow grafisch darstellen

• Workflow-Diagramm erstellen: Mit einem Tool ein Diagramm des Workflows erstellen.
• Flowchart verwenden: Einen Flowchart zur visuellen Darstellung der Abläufe und Entscheidungswege nutzen.
• Symbole und Notationen: Standardisierte Symbole und Notationen (z.B. Rechtecke für Aufgaben, Rauten für Entscheidungen) verwenden.
• Prozessablaufplan erstellen: Detaillierter Plan, der alle Schritte und ihre Abfolge zeigt.

Schritt 5: Arbeitsabläufe und Prozesse dokumentieren

• Prozessbeschreibung erstellen: Schriftliche Dokumentation aller Arbeitsabläufe und Prozesse.
• Arbeitsanweisungen: Detaillierte Anweisungen für die Ausführung der einzelnen Aufgaben.

Schritt 6: Workflow implementieren

• Schulung durchführen: Mitarbeiter:innen und beteiligte Teams schulen.
• Kommunikation sicherstellen: Klare Kommunikation des neuen Workflows an alle Beteiligten.

Schritt 7: Überwachung und Optimierung

• Monitoring einrichten: Mechanismen zur Überwachung der Workflow-Leistung etablieren.
• Feedback-Runden: Regelmäßiges Einholen von Feedback zur Workflow-Performance.
• Anpassungen vornehmen: Kontinuierliche Verbesserung basierend auf Feedback und Leistungsdaten.

Schritt 8: Abschluss und Dokumentation

• Ergebnisse dokumentieren: Erfolge und Schwachstellen des Workflows festhalten.
• Best Practices: Erfolgreiche Methoden und Prozesse dokumentieren und als Best Practices festlegen.

Workflows abbilden in der Praxis

In der Praxis erfordert das Workflow-Erstellen und Abbilden zunächst die Auswahl einer geeigneten Workflow-Software. Schauen wir uns das Ganze einmal am Beispiel des d.velop process studios an.

Workflow erstellen und abbilden mit dem d.velop process studio

Das d.velop process studio bietet umfassende Funktionen zur Prozessdigitalisierung. Unternehmen können durch BPMN-Prozessmodellierung Geschäftsprozesse effizient gestalten und optimieren und bekommen so eine präzise Abbildung ihrer Arbeitsabläufe.

Eine zentrale Funktion ist die Dokumentenlenkung, die die Verwaltung und Sicherheit von Dokumenten innerhalb der Workflows gewährleistet.

Zudem lassen sich verschiedenste Systeme anbinden: Über die Scripting Engine lassen sich zudem Drittsysteme in die Prozesse einbinden und der Microsoft Power Platform Konnektor ermöglicht die Integration weiterer Drittsysteme wie Microsoft Teams. Dank der leistungsstarken REST-API des d.velop process studios, kannst du unter anderem Formulare automatisch mit Daten aus Drittsystemen befüllen lassen.

Durch Collaboration-Funktionen wird die Zusammenarbeit erleichtert, indem verschiedene Teams an Prozessen arbeiten können. Die Vorteile liegen in der Effizienzsteigerung durch die Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen, was zu schnelleren Abläufen und reduzierten Kosten führt.

• BPMN-Prozessmodellierung für präzise Workflow-Abbildungen
• Effiziente Prozessdigitalisierung und -optimierung
• Zentrale Dokumentenlenkung zur Verwaltung von Dokumenten in Workflows
• Collaboration-Funktionen zur verbesserten Teamarbeit
• Unterstützung bei der Automatisierung und Beschleunigung von Geschäftsprozessen
• Prozessmonitoring zur Überprüfung des Erfolgs

Hier gibt es weitere Informationen wie Preis- und Leistungsinformationen zum d.velop process studio.

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