Vertragsvorlagen sollten bereits seit einigen Jahre zu den sogenannten „no brainern“ gehören. Allerdings kommt es immer wieder vor, dass Verträge mit leeren Word-Dokumenten anfangen. Dabei ist es denkbar einfach Verträge zu erzeugen – nämlich mit Vertragsvorlagen.
Wieso sollte ich Vertragsvorlagen verwenden?
Im Laufe des Vertragslebenszyklus werden zahlreiche Dokumente erstellt, ausgetauscht und versendet. Viele dieser Dokumente enthalten grundsätzlich gleichartigen Inhalt, der auf den spezifischen Vertrag angepasst werden muss, wie konkrete Absätze in Verträgen, Anfragen oder Kündigungsschreiben.
Zur Optimierung des Prozesses, zur Gewährleistung, dass die richtigen Textbausteine, Logos und Adressdaten verwendet werden sowie zur Unterstützung der Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit, bietet ein zentrales und professionelles Vorlagenmanagement die Möglichkeit, die Grundstrukturen einheitlich festzulegen. Mit einer automatischen Übernahme der Metadaten aus der Vertragsakte werden schnell, einfach und im richtigen Format die benötigten Dokumente erstellt, abgelegt und versendet.
Mit Vertragsvorlagen zum digitalen Vertragsmanagement
Sofern Verträge im Unternehmen selbst erstellt werden, erfolgt dieses sinnvollerweise digital. Viele Unternehmen verwenden für diesen Prozess Wordvorlagen. Damit du nicht auf veraltete Word-Dokumente oder Excel-Sheets zurückgreifen musst, eignet sich eine Software für digitales Vertragsmanagement hervorragen dafür, Vorlagen für Verträge zu verwalten und stets aktuell zu halten. So kannst du mithilfe von nur wenigen Klicks einen ersten Vertragsentwurf generieren.
Sollten sich zukünftig die Anforderungen an Verträgen, aus rechtlicher oder betrieblicher Sicht ändern, so kannst du mit wenig Aufwand die Vorlagen anpassen und zentral zur Verfügung stellen. Anpassungen dieser Vorlagen kannst du direkt aus der Vertragsakte heraus vornehmen, indem du Dokumente beispielsweise mit Word Online alleine oder mit Kollegen zusammen bearbeitest.
Projektguide Vertragsmanagement | Analyse, Einführung und Etablierung – In 3 Schritten zum Ziel
Effizienz dank Variablen
Mittels Variablen lassen sich viele der benötigten Informationen innerhalb eines Vertrages automatisch befüllen. Hier sprechen wir von sogenannten Vertragsstammdaten, auf die wir zurückgreifen können. Es ist also möglich, diese Vertragsstammdaten einmal anzulegen und auf verschiedene Verträge zu übertragen. Typische Stammdaten von Verträgen sind unter anderem:
- Vertragspartner
- Vertragsarten
- Kündigungsfristen
- Laufzeiten
Mit Hilfe von Drittsystemen, wie beispielsweise dem ERP-System kannst du ebenfalls Stammdaten anliefern und somit das Vertragsmanagement „anfüttern“.
Sicherheit durch Vertragsvorlagen
Aus juristischer Sicht benötigt man für einen Vertrag zwei übereinstimmende Willenserklärungen der Vertragspartner. Nimmt Partei A also nun das Angebot von Partei B an, so ist der Vertrag besiegelt. Damit das aber funktioniert, müssen alle wesentlichen Bestandteile eines Vertrages dem Dokument entnommen werden können. Diese können je nach Vertragsart abweichen. Bei einem Kaufvertrag lauten die 3 wesentlichen Bestandteile wie folgt:
- Vertragsparteien
- Kaufgegenstand
- Kaufpreis
Sollte einer dieser drei Bestandteile nicht im Vertrag auffindbar sein, so ist der Kaufvertrag ungültig. Vordefinierte Vertragsvorlagen können deinem Unternehmen bei der rechtssicheren Erstellung von Verträgen helfen. Ist eine Vertragsart einmal definiert, so wird jeder neue Vertrag automatisch mit entsprechenden Absätzen und Inhalten (wie die Nennung der Vertragsparteien) vorausgefüllt. Worauf es bei der Vertragserstellung noch ankommt, kannst du im Blogartikel „Verträge aufsetzen“ nachlesen.
Achtung: Musterverträge!
Verlasse dich bei der Vertragserstellung auf deinen Unternehmensjuristen oder entsprechenden Ansprechpartner im Unternehmen. Schnell gerät man in die Versuchung, Vertragsvorlagen zu googlen und das erstbeste Muster zu verwenden. Oftmals passen diese Vorlagen gar nicht für das gewünschte Vorhaben. Erstelle lieber selbst ein Schriftstück mit den wesentlichen Bestandteilen des Vertrags und hole dir Unterstützung durch die Rechtsabteilung.