Vertragsmanagement in SharePoint & Microsoft 365 effektiv nutzen!

Vertragsmanagement mit Excel ist leider noch gängige Praxis. Dabei bieten SharePoint Online und Microsoft 365 die bessere Alternative.

SharePoint Online lässt sich nicht in gängige Software-Schubladen stecken. Es ist eine ausgefeilte Collaboration-Lösung, welche für Prozessmanagement, Teamzusammenarbeit oder Portale genutzt wird und ebenso das Web Content-Management beherrscht. Entsprechend vielseitig ist der Einsatz in Unternehmen. Ergo wird SharePoint Online und Microsoft 365 in vielen Unternehmen als Plattform zur Unterstützung bei der Umsetzung verschiedener Digitalisierungsstrategien eingesetzt.

Warum man Verträge digital mit SharePoint Online verwalten sollte und nicht mit einer „Excel Vorlage Vertragsverwaltung“

Nach wie vor wird gerne für das Vertragsmanagement Excel genutzt. Wenn Deine Organisation jedoch bereits SharePoint Online oder Microsoft 365 einsetzt – oder einsetzen möchte, dann ergibt es Sinn, auch das Vertragsmanagement auf dieser Basis abzubilden. Denn aus einem Einsatz einer Vertragsmanagement Software resultieren nicht nur Vorteile für Anwender, sondern auch für die IT.

Das Vertragsmanagement SharePoint Online und Microsoft 365 stellt hier eine mögliche zusätzliche Ausbaustufe dar. Mit einer professionellen Lösung können Verträge im SharePoint Online intelligent abgelegt und verknüpft werden.

So kann es z.B. eine Vertrags- und eine Projektakte geben. Statt wie bisher ein Dokument im Netzlaufwerk mehrfach ablegen zu müssen, kann der Vertrag jetzt auch innerhalb der Projektakte verlinkt und einfach aufgerufen werden. In einem anderen Beispiel könnte ein Anwender aus dem Lieferantenvertrag direkt zur Lieferantenakte springen.

Verträge sind oft sehr abstimmungsintensiv. Sie bedürfen Freigaben an unterschiedlichsten Stellen im Unternehmen oder der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten. Durch den Einsatz von SharePoint Online ergibt sich eine sehr enge Integration in Anwendungen wie z.B. Word. Das bedeutet, dass Anwender in gewohnter Umgebung auch parallel an Vertragsdokumenten arbeiten können.

Auch für die IT ergeben sich Vorteile: Wenn statt vieler Einzelprodukte eine zentrale Plattform genutzt werden kann, wächst das Know-how der IT-Abteilung im Bereich der strategischen Plattform SharePoint Online stetig. Schulungs- und Wartungsaufwände fallen somit geringer aus.

SharePoint Online Vertragsübersichtsliste vs. vollumfängliche Vertragsmanagement-Lösung

Mit webbasierten Listen und Dokumentenbibliotheken bringt SharePoint Online im Standard bereits essenzielle Funktionalitäten für ein Vertragsmanagement mit. Diese Funktionen werden genutzt, um Vertragseigenschaften, ähnlich wie in einer zentralen Excel Liste, zu pflegen. Zudem können Dokumente in Dokumentbibliotheken abgelegt werden. Damit ergibt sich schon eine deutlich bessere Handhabung laufender Verträge. Jedenfalls eleganter, als wenn Verträge mit einer Excel Vorlage verwaltet werden.

Jedoch können sich durch diese Arbeitsweise einige bekannte Problemstellungen in der Vertragsverwaltung ergeben.

Einige dieser Nachteile sind:

• Fehlende Kündigungsstichtagsberechnung für fortlaufende Verträge, die Folgen sind inkonsistente Daten im Zeitverlauf
• Keine automatischen Erinnerungsfunktionen für Kündigungsstichtage
• Die zentrale Vertragsliste ist aufgrund von Berechtigungen nicht für jedermann zugänglich
• Kosten, Notizen, Aufgaben und Fristen können zu einem Vertrag nicht auf einen Blick eingesehen werden, sondern müssten mühsam aus Einzeldokumenten extrahiert werden
• Jegliche Dokumente müssen manuell verlinkt werden, was in der Praxis zu enormen Aufwänden und somit zu inkonsistenten Daten führt
• Grafische Reportings sind nur schwer abbildbar

Der Schritt weg von einer „Excel Vorlage laufende Verträge“ hin zu einer vollumfänglichen Vertragsmanagement-Lösung

Die Fristenüberwachung ist oft ein integraler Basisbestandteil einer jeden Lösung. Zudem ist die Ansicht von Verträgen für Endanwender in der Regel innerhalb einer grafisch optimierten Benutzeroberfläche realisiert. Auf ihr hat der Benutzer die Möglichkeit, unterschiedliche Funktionalitäten aufzurufen.

Beispiele für Funktionalitäten, die ein Anwender auf der SharePoint Online Vertragsmanagement-Oberfläche aufruft:

• Zentrale Pflege von beschreibenden Metadaten, wie z.B. dem KFZ-Kennzeichen bei einem Leasingvertrag
• Zentrale Pflege von Notizen, Aufgaben und Fristen
• Verlängerung oder Kündigung von Verträgen
• Navigation zwischen Rahmen- und Einzelverträgen
• Ablage oder Erstellung neuer Dokumente

Darüber hinaus sollte eine ganzheitliche Vertragsmanagement-Lösung weitere Möglichkeiten bieten:

• Ganzheitlicher 360° Blick auf alle Dokumente und Informationen zu einem Vertrag
• Einfache Rechercheoberflächen, um Verträge und Informationen schnell zu finden
• Workflows
• Bei Bedarf, automatische Bereitstellung von Vertragsentwurfsdokumenten an Lieferanten
• Arbeiten mit Vertragsvorlagen
• Integration in Microsoft Outlook, um vertragsbezogene E-Mails via Drag & Drop abzulegen
• Möglichkeit, papierbasierte Verträge zu scannen, um sie einer Vertragsakte hinzuzufügen
• Möglichkeit, übersichtliche Reportings zu erstellen

Grundsätzlich erfinden diese Vertragsmanagement-Lösungen, die auf SharePoint Online basieren, das Rad nicht gänzlich neu. Vielmehr ergänzen solche Lösungen die Funktionalitäten, die SharePoint Online bereits besonders gut löst (z.B. Versionsmanagement oder die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten). SharePoint Online wird zielgerichtet um fehlende Funktionen und Fachlichkeiten, die für das einfache und sichere Management von Verträgen im Unternehmen relevant sind, ergänzt.

Darauf solltest Du bei der Auswahl eines Anbieters achten

Achte unbedingt auf den Unterschied: Handelt es sich bei einem vorliegenden Angebot um eine Projektlösung oder um ein Produkt?

Projektlösungen können den Nachteil haben, dass diese bei Aktualisierungen des SharePoint Online Servers oder bei einer Aktualisierung im Microsoft 365 nicht Update-kompatibel sind. Das bedeutet, dass die Software durch die Erbringung von Dienstleistungen zur aktuellen Version kompatibel gemacht werden muss.

Anders verhält es sich bei einem Produkt. Neben einem Handbuch und Schulungen erhältst Du hier Softwarewartung inklusive – also die Sicherheit, dass der Hersteller das Produkt in jedem Fall auf die neue SharePoint Online Version aktualisieren wird. Beim Kauf von Produkten ist zusätzlich darauf zu achten, welcher Anwendungsbereich vorliegt. Einige Produkte sind eher als Fachbereichslösung zu sehen. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass ähnlich wie oben beschrieben, alle Verträge in einer SharePoint Online Liste organisiert sind, wobei darüber hinaus zusätzliche Funktionen vorhanden sind. Hier liegen z.B. Arbeits-, Lieferanten- und Wartungsverträge am selben Ort. Achte darauf, dass pro Vertragsart eigene Websites im SharePoint Online verwendet werden.

Schlussendlich ist darauf zu achten, ob lediglich bestehende Verträge abgelegt werden sollen, oder ob (früher oder später) der gesamte Vertragslebenszyklus abgebildet werden soll. In Anbetracht der (strategischen) Ziele benötigt es mehr oder weniger Funktionsumfang.

Fazit:

SharePoint ist ein wertvolles Werkzeug, um Verträge effektiv zu managen. Und wesentlich besser geeignet als eine „Excel Vorlage Vertragsmanagement“. Gleichzeitig ist bei der Nutzung von SharePoint einiges zu beachten.