Verträge sind das Herzstück eines jeden Unternehmens. Zwischen 60 und 80 % der B2B-Transaktionen werden durch schriftliche Vereinbarungen zwischen Unternehmen geregelt. Bei einem Fortune-1000-Unternehmen bedeutet dies eine Verwaltung von durchschnittlich 20.000 bis 40.000 Verträgen. Die analoge Verwaltung der Fristen, Aufgaben und der dazugehörigen Dokumente sind zumeist aufwändig und kostspielig. Weiterhin hat die Corona-Pandemie gezeigt, welche Nachteile ein ortsgebundenes Vertragsmanagement mit sich bringt.
Ein Vertragsmanagement in der Cloud bildet den gesamten Vertragslebenszyklus (wie zum Beispiel die Erstellung, Diskussion, Freigabe, Zeichnung) digital, ortsunabhängig und zu jeder Zeit ab. Doch welche konkreten Vorteile hat dein Unternehmen durch ein Vertragsmanagement in der Cloud?
Was bedeutet „in der Cloud“?
Die Cloud bietet Möglichkeiten, IT-Ressourcen und Dienstleistungen über das Internet bedarfsgerecht bereitzustellen, anstatt physische Server und Rechenzentren zu kaufen, zu warten und im eigenen Unternehmen bereitzustellen. Unternehmen können auf IT-Dienste wie Speicher, Rechenleistung und Datenbanken von einem Cloud-Anbieter zugreifen. Die Vorteile der Cloud gegenüber der konventionellen IT-Infrastruktur vor Ort: niedrige Kosten, verbesserte Agilität, Flexibilität und Skalierbarkeit.
Die 4 wichtigsten Vorteile eines Vertragsmanagements in der Cloud
Die Vorteile einer Vertragsmanagement-Software in der Cloud möchten wir am Beispiel des Vertragsmanagements d.velop contracts erklären. d.velop contracts ist eine Cloud-basierte Vertragsmanagement und SaaS-Lösung, welche dich beim Managen deiner Verträge während des gesamten Vertragslebenszyklus unterstützt und dir wesentliche Vorteile bietet:
1. Sicherheit
- Automatische Berechtigungsstruktur: Verträge sind sensible Daten, die geschützt werden müssen und nur ein ausgewählter Personenkreis Zugriff haben sollte. d.velop contracts bietet dir die Möglichkeit, dass du über Verantwortlichkeiten genau regelst, wer auf Verträge zugreifen, diese bearbeiten oder nur lesen kann.
- Automatische Software-Updates: Zusätzlich hat ein Vertragsmanagement in der Cloud den Vorteil, dass die Software durch kontinuierliche Updates immer auf dem aktuellen Stand ist. d.velop ist als Anbieter für SaaS-Software dafür verantwortlich, dass dein Vertragsmanagement in der Cloud an 24 Stunden pro Tag und an 7 Tagen der Woche zur Verfügung steht.
- Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen: Der digitale Zugriff auf deine Verträge, orts- und zeitungebunden verhindert, dass Mitarbeiter: innen Verträge per E-Mail oder postalisch weiterleiten können und müssen. Dies minimiert das Risiko, dass Personen Verträge erhalten, die keine Einsicht auf die sensiblen Daten haben sollten.
2. Die Software wächst nach deinen individuellen Bedürfnissen mit
- Anzahl der Zugriffsrechte jederzeit anpassbar: Ein Vertragsmanagement in der Cloud ist kosteneffizient und komfortabel für Unternehmen. Mit d.velop contracts kannst du individuell auf deine geschäftliche Situation eingehen, denn du selber entscheidest, wie viele Kollegen: innen auf die Lösung zugreifen dürfen. Somit kannst du auf jegliche Anforderungen jederzeit flexibel reagieren. Weitere User kannst du individuell und zu jedem Zeitpunkt dazu buchen. Dies ermöglicht es dir immer genau nach deinen Unternehmensbedürfnissen zu handeln und Kosten einzusparen. Durch eine SaaS-Lösung sparst du zusätzlich hohe Anfangsinvestitionen für Server, Lizenzen und Personal ein.
- Konfiguration von individuellen Prozessen möglich: Weiterhin kannst du mit d.velop contracts deine individuellen Prozesse (z.B. Genehmigungsworkflows oder Vertragserstellungsprozesse) mit der Microsoft Power Plattform konfigurieren.
3. Zentrale Ablage und Remote Zugriff
- Zentrale Vertragsablage: Durch die Ablage der Verträge in der Cloud kann die Cloud Lösung als zentrale Vertragsablage in deinem Unternehmen eingesetzt werden.
- Organisationsübergreifende Zusammenarbeit: Die Ablage in der Cloud ermöglicht dir Potenziale für standortübergreifende und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, welche immer mehr in den Fokus rückt.
- Kein Verlust von Informationen: Die gemeinsame Bearbeitung von Verträgen ist in Echtzeit möglich und minimiert das Risiko von verschiedenen Versionsverläufen und somit den möglichen Verlust von Informationen.
- Remote Zugriff: Zusätzlich können deine Mitarbeiter: innen auch von unterwegs, z.B. vor Ort beim Kunden, ohne große Hürde auf Verträge zugreifen oder sie erstellen. Schließlich können Kosten und Ressourcen eingespart werden, weil ein Aufbau einer erweiterten VPN-Infrastruktur für den Zugriff auf die Verträge von überall, nicht nötig ist.
4. Schnell starten
- Keine kostenintensive Einrichtung der IT-Infrastruktur: Eine der größten Vorteile eines Vertragsmanagements in der Cloud ist, dass du keine zeitaufwendige und kostenintensive Einrichtung von einer IT-Infrastruktur hast. Du kannst das System testen und ein sofortiger Start ist möglich.
- Schneller Roll-out: Mit d.velop contracts kannst du dein Vertragsmanagement innerhalb von 14 Tagen ausrollen, anpassen und nutzen.
Fazit: Ist ein Vertragsmanagement in der Cloud unerlässlich?
Eine Vertragsmanagement-Lösung in der Cloud bietet deinem Unternehmen eine moderne, standortübergreifende Plattform für die Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung deiner Verträge. Weiterhin helfen dir die Flexibilität und die Skalierbarkeit einer SaaS-Lösung dabei, die Kosten effizient zu planen und dein Risiko zu minimieren.
Die Anforderungen an ein modernes und zeitgerechtes Vertragsmanagement werden mit einer Cloud Lösung erfüllt – folglich ist ein Vertragsmanagement in der Cloud für die Entwicklung deines Unternehmens unerlässlich.