Verträge besitzen einen Lebenszyklus, der bei der ersten Idee beginnt und mit der Archivierung endet. Du kannst die Arbeit mit Verträgen optimieren. Ein Vertragsmanagement-System oder Contract Lifecycle Management Software hilft dir dabei.
Was ist ein Vertragslebenszyklus?
Der Vertragslebenszyklus (englisch Contract Lifecycle) ist die zeitliche Abfolge von Ereignissen, die mit einem bestimmten Vertrag verbunden sind. Es werden alle Phasen des Vertrages vom ersten Kontakt bis zum Ende der Laufzeit abgebildet, wobei der gesamte Vertragslebenszyklus durchlaufen wird.
Unterstützung in allen Phasen des Vertragslebenszyklus
Eine Vertragsmanagement-Software unterstützt dein Unternehmen oder deine Organisation über den gesamten Zyklus der Vertragsphasen hinweg. Von der Anbahnung und der Erstellung eines Vertrags, über die Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung bis hin zur Erfüllung und Kündigung bzw. Verlängerung begleitet Sie das Vertragsmanagement standortunabhängig in jeder Abteilung.
Die Vertragsanbahnung
Der Vertragslebenszyklus beginnt mit der Vertragsanbahnung. In dieser Phase ist es wichtig, die grundlegenden Bedingungen eines Vertrags zu definieren. Welche Ziele möchte man erreichen, welche Erwartungen an den Vertragspartner gibt es? Gibt es Risiken, sollte ein Vertrag scheitern?
Ein digitales Vertragsmanagement unterstützt dich hier erfolgreich mit digitalen Vertragsakten. Im Optimalfall ist das Anlegen einer neuen Vertragsakte ganz einfach und kann ohne Schulungsaufwand stattfinden. Ein Assistent begleitet dich durch die Erfassung der wichtigsten Informationen. Neben den üblichen Angaben der Vertragspartner und des Vertragsgegenstands, können weitere Eigenschaften abhängig vom Vertragstyp erfasst werden. Sobald du die Anforderungen an den Vertrag geklärt hast, kannst du mit der Erstellung des ersten Entwurfs durchstarten.
Die Erstellung & Verhandlung
Viele Unternehmen stimmen mit Fach-Experten Vorlagen mit Standard-Klauseln ab. Diese können dann von Anwendern verwendet werden, ohne bei jedem Vertrag individuell einen Juristen konsultieren zu müssen.
Darüber hinaus helfen dir Vorlagen, Fehler zu vermeiden. Heute kopierst du vielleicht einen ähnlichen Vertrag und nimmst diesen als Grundlage für ein neues Dokument. Dabei ist es schnell passiert, dass veraltete Klausen verwendet werden oder der Name eines Vertragspartners nicht sauber ausgetauscht wird.
Ein Vertragsmanagement-System hilft dir dabei, auf Knopfdruck ein individuelles Vertragsdokument auf Basis einer Vorlage zu generieren.
Die Prüfung & Freigabe
Steht der Vertragsentwurf, ist der nächste Schritt im Vertragslebenszyklus die interne Prüfung bzw. dem Vorgesetzten, aber auf jeden Fall die Prüfung durch den Vertragspartner.
In der internen Prüfung wird genauer geschaut, ob auch du alle Vertragsbedingungen erfüllst (wie zum Beispiel Lieferbarkeit von Produkten). Mithilfe von Workflows lässt sich das schnell und digital abbilden und der Genehmigungsprozess zieht sich nicht in die Länge.
Der Vertragspartner wird sich ebenfalls den Vertrag genauer anschauen. Der klassische oder auch „alte“ Weg ist hier der Ausdruck des Vertrags, Versand per Post und Korrektur mit dem Rotstift. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld.
Mithilfe einer Vertragsmanagement-Software lassen sich Verträge digital austauschen und korrigieren, sodass beide Parteien zeitgleich über das Dokument schauen können.
Die Unterzeichnung
Mit der Vertragsunterzeichnung akzeptieren die Vertragsparteien die Konditionen und setzen den Vertrag um. Dies ist wohl der wichtigste Schritt im Vertragslebenszyklus. Denn darauf hast du ja in den vorherigen Schritten hingearbeitet.
Nach all den vorherigen Schritten möchtest du wahrscheinlich ungern Wochen auf die finale Vertragszeichnung warten. Daher sollte die Unterschrift, wie sollte es auch anders sein, auch hier im besten Fall digital erfolgen. Mithilfe einer elektronischen Signatur Software können Verträge dank der eIDAS-Verordnung rechtskräftig unterschrieben werden. Somit umgeht man den postalischen Versand, die Mehrkosten und erreicht die Signaturgeber standortunabhängig.
Die Ausführung
Mit der Unterschrift des Vertrages ist ein wichtiger Meilenstein erreicht. Die weiteren Phasen im Vertragslebenszyklus geraten dann schnell in Vergessenheit.
Wusstest du, dass im Durchschnitt 40 % des verhandelten Vertragswertes nicht realisiert werden?
Internal KPMG study of 300 outsourcing buyers
Das Vertragsmanagement-System unterstützt dich bei der Ausführung des Vertrages, in dem Fristen aktiv gemanagt werden. Anwender werden so automatisch erinnert, wenn es wichtige Termine gibt. Du kannst dann bewusst und rechtzeitig entscheiden, ob du einen Vertrag verlängern, nachverhandeln oder kündigen möchtest.
Darüber hinaus gibt es auch Aufgaben, die im Verlaufe des Verlagslebenszyklus nicht vergessen werden sollen. Diese Aufgaben können ebenfalls am Vertrag hinterlegt werden – als einfache Aufgabe oder Serienaufgabe.
Natürlich kann der Vertrag auch für Auswertungen und die Recherche verwendet werden. Alle Eigenschaften zusätzliche Kosten oder Risiken stehen berechtigten Anwendern jederzeit und standortübergreifend zur Verfügung.
Die Beendigung
Irgendwann enden Verträge auch. Das Vertragsmanagement-System unterstützt dich hier ebenfalls bei der Erstellung des Kündigungsschreibens und bei der Verfolgung des Vertragsstatus.
Die Archivierung
Damit du stets eine Übersicht über die vorhandenen Verträge im Unternehmen hast, dient ein Dokumentenmanagement-System als optimale Ablage für deine Verträge. Mittels einer Vertragsübersicht hast du stets alle Verträge im Blick und weißt genau, wann wo Handlungsbedarf besteht.
Vorteile des digitalen Vertragsmanagements für den gesamten Vertragslebenszyklus
Ein digitales Vertragsmanagement bietet eine Reihe von Vorteilen: Durch die zentrale Verfügbarkeit der Verträge im Vertragsmanagementsystem wird die Kollaboration erleichtert, da mehrere Mitarbeiter:innen gleichzeitig an einem Vertrag arbeiten können. Zudem kann es helfen, die Compliance-Verantwortung zu vereinfachen und die Effizienz der Prozesse zu steigern. Außerdem ermöglicht es Unternehmen, ihre Risikobereitschaft zu verringern und das Potenzial von Verträgen zu nutzen, um neue Kunden zu gewinnen und bestehende Kundenbeziehungen zu stärken. Nicht zuletzt werden keine Fristen mehr verpasst.
Die Vorteile im Überblick
- Verträge zentral im Zugriff
- Vermeidung von Medienbrüchen
- Rechtssicher arbeiten
- Keine Fristen mehr verpassen
- Ortsunabhängig und abteilungsübergreifender Zugriff
- Schnelle und einfache Vertragsanlage
Analyse, Einführung und Etablierung – In 3 Stufen zum digitalen Vertragsmanagement.