Mal wieder den Vertrag verlegt? Oder die Vertragsfrist verpasst? Mangelhaftes Vertragsmanagement ist häufig einer der Gründe für ineffiziente Arbeitsabläufe in Organisationen. Ob elektronisch auf verschiedenen PCs oder gar papierbasiert in Aktenschränken – in vielen Unternehmen verschwinden Dokumente mit sensiblen Vertragsinformationen oder fliegen unstrukturiert, fast schon kreuz und quer, durch verschiedene Abteilungen.
Der Umstieg auf eine zentrale Vertragsdatenbank bringt die nötige Ordnung ins Chaos. Doch was genau ist eine Vertragsdatenbank und inwiefern sorgt die Umstellung für mehr Effizienz? Diese und weitere wichtige Fragen rund um die Vertragsdatenbank beantwortet dieser Beitrag.
Was ist eine Vertragsdatenbank?
Definition: Vertragsdatenbank
Eine Vertragsdatenbank bezeichnet ein System zur elektronischen Verwaltung von Vertragsdaten. Mithilfe einer Vertragsdatenbank ist es möglich, große Ansammlungen an Vertragsdaten dauerhaft und effizient zu speichern.
Aufgabe einer Vertragsdatenbank
Zentrale Aufgabe einer Vertragsdatenbank ist zunächst die systematische Erfassung von Verträgen. Doch da hört es nicht auf. Auch die organisierte Verwaltung von Fristen, Wiedervorlagen und Terminen zählt zu den Aufgaben einer Vertragsdatenbank. Sie stellt für Unternehmen jeder Art die digitale Bibliothek dar, die alle relevanten Vertragsinformationen zentral und auf einen Blick sichtbar macht.
Warum brauche ich eine Vertragsdatenbank?
Eine reine Erfassungs-Software für Verträge reicht für Unternehmen in der Regel nicht mehr aus. Als integraler Bestandteil einer automatisierten Vertragsverwaltung sorgt die digitale Vertragsdatenbank für Struktur und Ordnung innerhalb einer Organisation.
Zentrale Vertragsdatenbank statt Excel-Tabellen
Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigt auch die Anzahl an Verträgen, die verwaltet werden müssen. Hier stößt die klassische Excel-Tabelle an ihre Grenzen. In vielen Organisationen liegen Verträge in verschiedenen Abteilungen oder sogar auf verschiedenen PCs der Mitarbeitenden. Der Umstieg auf eine digitale Vertragsdatenbank ist daher die Grundvoraussetzung für ein effizientes und zentrales Vertragsmanagement.
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Einfacher Zugriff auf Verträge
Eine digitale Vertragsdatenbank ermöglicht jedem Mitarbeitendem ortsunabhängig einen zentralen Zugriff auf alle benötigten Verträge. Gerade in Zeiten, in denen Homeoffice und Remote Work immer relevanter werden, sprechen diese Möglichkeiten klar für ein Unternehmen.
Integration in Vertragssoftware-Lösungen
In Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) wird die Vertragsdatenbank zur zentralen Drehscheibe eines Unternehmens. Von der automatisierten Vertragserfassung über die zentrale Vertragsverwaltung bis hin zur revisionssicheren Archivierung – die Integration der Vertragsdatenbank in Vertragssoftware-Lösungen befördert jedes Unternehmen auf die nächste Stufe der Digitalisierung.
Was sind die Vorteile einer Vertragsdatenbank?
Durch den Einsatz einer Vertragsdatenbank öffnen sich für Organisation verschiedenste Türen, die zu neuen digitalen Möglichkeiten führen. Mitarbeitende genießen dadurch zahlreiche Vorteile, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtern:
- Automatische Vertragserfassung
- Zentrale Vertragsverwaltung
- Kosteneinsparung dank papierlosem Büro
- Zeiteinsparung durch schnelle Suche
- Hohe Transparenz – alle Verträge auf einen Blick
- Fehlerminimierung
- Einhaltung interner Compliance sowie Anforderungen nach eIDAS
- Einfach Anbindung an Vertragssoftware und Dokumentenmanagement-Lösungen
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