Er stellt den wohl emotionalsten Moment im Vertragswesen dar: der Vertragsabschluss. In vielen Fällen stellt ein Vertragsabschluss den Startschuss einer neuen Geschäftsbeziehung zwischen zwei oder mehreren Personen bzw. Organisationen. Er schafft die notwendige Verbindlichkeit, damit Unternehmen ihre Aktivitäten bedenkenlos planen können. Von besonderer Bedeutung ist es, ein hohes Maß an Vertrauen aufzubauen, um den langfristigen Erfolg der Geschäftsbeziehung zu sichern. Digitale Prozesse helfen, reibungslose und schnelle Vertragsabwicklungen zu garantieren und leisten so einen wichtigen Beitrag zur Stärkung der Vertrauensbasis. Über diesen Weg können Dokumente heute vollkommen zeit- und ortsunabhängig signiert werden. Aber wie sieht ein sicherer, digitaler Vertragsabschluss aus? Erfahre mehr in diesem Blogartikel.
Vertragsabschluss: Der digitale Weg bietet viele Vorteile
- Kosten der Vertragsabwicklung senken: Spare dir die Kosten für Papier, Druck und Versand und werde unabhängig von neuen Kostensteigerungen z.B. durch Portoerhöhungen
- Zeit sparen: Ein optimierter Signaturprozess senkt die Durchlaufzeiten von mehreren Tagen auf wenige Minuten.
- Vertragsabschluss – ortsunabhängig Dokumente unterschreiben: Vermeide unnötige physische Reisen für die Unterzeichnung von Verträgen – unterschreibe, wann und wo du willst!
- Medienbrüche im Vertragsprozess vermeiden: Kein Weg mehr zum Drucker oder Scanner – erlebe einen durchgängig digitalen Prozess ohne Medienbrüche. Von der Erstellung des Vertrages über die Signatur bis hin zur Archivierung in nur einem System.
- Nachhaltigkeit im Prozessmanagement fördern: Leiste einen echten Beitrag für eine nachhaltigere Arbeitswelt, z.B. durch die Reduzierung von CO₂ (Vermeidung von Reisen, Waldrodung).
Die Vorteile vom digitalen Vertragsabschluss liegen auf der Hand. Stellt sich nun die Frage, wie ein derartiger Prozess im Unternehmen genau aufgesetzt und implementiert werden kann.
Vertragsabschluss digital umsetzen: Unterschriftenumlauf mit elektronischen Signaturen
Sobald alle Verantwortlichen den Vertrag geprüft und finalisiert haben, kann dieser freigegeben und in einen Signaturumlauf gegeben werden. Um die Vertragsunterzeichnung so effizient wie möglich und ohne großen Aufwand zu gestalten, kommt d.velop sign zum Einsatz. d.velop sign ist eine eIDAS– und DSGVO-konforme E-Signatur-Software, mit der Unternehmen Verträge und Dokumente jeder Art digital und rechtssicher unterschreiben können. Die Software wird in Deutschland entwickelt und auf europäischen Rechenzentren betrieben. Mit diesen sechs Schritten setzt du einen digitalen Vertragsabschluss um:
- Lege zunächst die alle Empfänger:innen (intern und extern) des Signaturumlaufes fest und wähle eine Signaturstufe (einfach, fortgeschritten, qualifiziert) aus.
- Im nächsten Schritt kannst du eine Signaturreihenfolge festlegen, um Abhängigkeiten oder Hierarchien zwischen den Empfänger:innen abbilden zu können.
- Beseitige offene Fragen, indem du Signatur- und Textfelder für die Empfänger:innen vorbereitest.
- Nutze zusätzliche Funktionen, wie z.B. eine automatische Erinnerung und einen Passwortschutz, um den Umlauf weiter zu individualisieren
- Füge schließlich noch eine persönliche Nachricht hinzu, um die Empfänger:innen über dein Anliegen und die Hintergründe der Signaturaufforderung zu informieren.
- Jetzt kannst du den Signaturumlauf starten und den aktuellen Status des Vertrages verfolgen – das war’s schon!
Nachdem die Verantwortlichen den Vertrag unterschrieben haben, wird der Vertrag automatisch jedem per E-Mail zur Verfügung gestellt. So wird der Postversand vermieden und zusätzlicher, manueller Aufwand vermieden.
Nachhaltigkeit (unter)schreibt man digital!
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Digitaler Vertragsabschluss: Jetzt mit der E-Signatur durchstarten!
In diesem Artikel haben wir dir das notwendige Handwerkszeug vermittelt, welches du für den digitalen Vertragsabschluss benötigst. Viel wichtiger ist es jedoch, die Umsetzung in der Praxis zu gestalten und aktiv voranzutreiben. Hebe deine Geschäftsbeziehungen auf das nächste Level und verwirkliche mit der digitalen Unterschrift deine digitalen Vertragsprozesse!