Vertrag unterschreiben: So sparst du dir den Papierkram!

In einer Arbeitswelt, die immer vernetzter wird, sind Innovationen im Vertragswesen unvermeidlich. Die herkömmliche Papierform von Verträgen hat ihren Charme, aber sie birgt auch immense Nachteile wie Zeitverlust oder eine begrenzte Zugänglichkeit. Wenn wir heute einen Vertrag unterschreiben, greifen wir daher immer mehr auf die E-Signatur zurück. In diesem Blogartikel werfen wir einen Blick auf die aufregende Welt der digitalen Unterschrift und erklären, warum immer mehr Unternehmen auf diese moderne Lösung setzen.

Vertrag unterschreiben: Darum solltest du den digitalen Weg wählen

Vertragsmanager:innen erstellen Verträge in den meisten Fällen bereits vollkommen digital z.B. mit Texteditor-Programmen wie Microsoft Word. Wenn sie den Vertrag unterschreiben, treten sie jedoch noch den Gang zum Drucker und/oder Scanner an. Ein klassischer Medienbruch, der den Vertragsprozess unnötig verlangsamt und dazu noch viele Kosten verursacht. Aus diesen Gründen solltest du daher auf die digitale Unterschrift im Vertragswesen setzen:

• Prozesskosten senken: Spare dir die Kosten für Papier, Druck und Versand und werde unabhängig von neuen Kostensteigerungen z.B. durch Portoerhöhungen

• Vertragsprozess beschleunigen: Ein optimierter Signaturprozess senkt die Durchlaufzeiten von mehreren Tagen auf wenige Minuten.

• Vertrag unterschreiben – vollkommen ortsunabhängig: Werde den neuen Anforderungen an Remote Work gerecht und ermögliche die Unterzeichnung von Dokumenten von jedem Ort aus.

• Medienbrüche vermeiden: Kein Weg mehr zum Drucker oder Scanner – erlebe einen durchgängig digitalen Prozess ohne Medienbrüche. Von der Erstellung des Vertrages über die Signatur bis hin zur Archivierung in nur einem System.

• Nachhaltigkeitsbericht verbessern: Leiste einen echten Beitrag für eine nachhaltigere Arbeitswelt, z.B. durch die Reduzierung von CO₂ (Vermeidung von Reisen, Waldrodung).

Darauf solltest du beim Vertrag unterschreiben unbedingt achten

Ein Grund für den Einsatz der E-Signatur liegt im Integritätsschutz des Vertrages. Beim Vertrag unterschreiben greifen viele Verantwortliche direkt zum Scanner, um ihr Unterschriftenbild zu erfassen. Diese Vorgehensweise verursacht ein enormes Sicherheitsrisiko. Das Problem: Eine gescannte Unterschrift kann mühelos kopiert und auf anderen Verträgen verwendet werden, ohne dass der eigentliche Unterzeichner darüber in Kenntnis gesetzt wird. Darüber hinaus besteht keine Möglichkeit, die Authentizität („Unversehrtheit“) des Dokuments zu überprüfen oder sicherzustellen, dass die Unterschrift tatsächlich von der richtigen Person stammt. Im Extremfall kann dies zu illegalen Handlungen und der Missachtung von persönlichen Daten führen.

Darüber hinaus begründet die Gesetzgebung die Notwendigkeit einer E-Signatur-Software. Viele Vertragsarten unterliegen sogenannten gesetzlichen Formerfordernissen (vgl. §§ 125 ff. BGB). Eine Nichteinhaltung dieser Formerfordernisse kann im Zweifel zur Nichtigkeit bzw. Unwirksamkeit des Vertrages führen (§ 125 BGB). Aus diesem Grund sollten Vertragsmanager:innen unbedingt darauf achten, diese gesetzlichen Vorschriften in ihren Prozessen zu wahren. Im Kontext der digitalen Unterschrift steht vor allem die gesetzliche Schriftform (§ 126 BGB) im Fokus. Sie besagt, dass ein Dokument „eigenständig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden“ muss. Allerdings kann die gesetzliche Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nichts anderes aus dem Gesetz ergibt (§ 126 Abs. 3 BGB). In diesem Fall muss das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen werden (§ 126a Abs. 1 BGB). Eine gültige QES kann nur mit einer E-Signatur-Software erstellt werden, d.h. eine einfache Unterschrift auf dem Tablet oder per eingescannten Unterschriftenbild reicht nicht aus.

Vertrag unterschreiben: So startest du mit der E-Signatur im Unternehmen durch

Wenn du über den digitalen Weg einen Vertrag unterschreiben möchtest, solltest du in kleinen Schritten starten und im Folgenden deine Anwendungsbereiche kontinuierlich ausbauen. Dabei kannst du dich an dieser Vorgehensweise orientieren.

1. Vertragsarten in einer Liste sammeln: Welche Verträge unterschreibe ich in meiner Abteilung aktuell noch traditionell mit Stift und Papier?
2. Vertragsarten priorisieren: Welche Verträge werden besonders häufig unterschrieben? Bei welchen Verträgen liegen die größten Einsparpotenziale?
3. Signaturlevel festlegen: Welche gesetzlichen oder vertraglich vereinbarten Formerfordernisse gibt es bei den einzelnen Dokumenten? Wir empfehlen dir, bei diesem Schritt sich mit dem Juristen deines Vertrauens zusammenzusetzen.
4. Erste Signaturprozesse anpassen: Stelle die priorisierten Dokumente auf die digitale Unterzeichnung um und sammle erste wertvolle Erfahrungen im Umgang mit der Software.
5. Einsparpotenziale vollständig ausschöpfen: Wiederhole die Schritte 2 bis 4, bis du schließlich deine gesamten Unterschriftenprozesse in der Abteilung digitalisiert hast.
6. Austausch mit anderen Abteilungen: Feiere deine Erfolge und lasse auch deine Kollegen:innen aus anderen Abteilungen an diesen teilhaben. Sicherlich gibt es hier weitere Unterschriftenprozesse, die ihr gemeinsam digitalisieren könnt.

Hebe dein Vertragsmanagement auf das nächste Level

Ist bei dir jetzt auch der Charme der Papierform entflogen? Dann solltest du dein Digitalisierungspotenzial endlich voll auszuschöpfen! Nutze die Gelegenheit und teste die digitale Unterschrift kostenlos und unverbindlich! Sammle deine ersten Eindrücke im Unternehmen und erlebe die zahlreichen Mehrwerte der digitalen Unterschrift in der Praxis!