Neue Innovationen im Vertragsmanagement sind in einer zunehmend digital vernetzten Geschäftswelt unvermeidlich. Die traditionelle Papierform von Verträgen hat zwar ihren Charme, aber sie birgt auch immense Probleme wie einen hohen Zeitaufwand oder einen hohen Ressourcenverbrauch. Wenn wir heutzutage einen Vertrag abschließen, greifen wir daher immer mehr auf digitale Signaturlösungen zurück. In diesem Blogartikel erklären wir dir, wie du deine Vertragsprozesse vollständig digitalisierst und dank E-Signatur keine Medienbrüche mehr beim Vertrag abschließen fürchten musst.
Vertrag abschließen: Darum ist der digitale Weg alternativlos
Vertragsmanager:innen erstellen Verträge im Normalfall bereits vollkommen digital z.B. mit Texteditoren wie Microsoft Word. Wenn sie den Vertrag abschließen, treten sie jedoch noch den bekannten Gang zum Drucker und/oder Scanner an. Ein klassischer Medienbruch, der den Vertragsprozess unnötig verlangsamt und dazu enorme Kosten verursacht. Daher solltest du aus den folgenden Gründen auf die digitale Unterschrift im Vertragsmanagement setzen:
- Prozesskosten vermeiden: Spare dir die Kosten für Papier, Druck und Versand und werde unabhängig von neuen Kostensteigerungen z.B. durch Portoerhöhungen
- Vertragsprozess beschleunigen: Ein optimierter Signaturprozess senkt die Durchlaufzeiten von mehreren Tagen auf wenige Minuten.
- Vertrag abschließen – flexibel und ortsunabhängig: Werde den neuen Anforderungen an Remote Work gerecht und ermögliche die Unterzeichnung von Dokumenten von jedem Ort aus.
- Medienbrüche abschaffen: Kein Weg mehr zum Drucker oder Scanner – erlebe einen durchgängig digitalen Prozess ohne Medienbrüche. Von der Erstellung des Vertrages über die Signatur bis hin zur Archivierung in nur einem System.
- Einen (kleinen) Beitrag für mehr Nachhaltigkeit leisten: Schaffe einen echten Mehrwert für eine nachhaltigere Arbeitswelt, z.B. durch die Reduzierung von CO₂ (Vermeidung von physischen Reisen, Waldrodung).
Vertrag abschließen: Diese Punkte gilt es zu beachten
Ein Grund für den Einsatz der elektronischen Signatur liegt im Integritätsschutz bzw. „Unversehrtheit“ des Vertrages. Beim Vertrag abschließen greifen viele Mitarbeiter:innen direkt zum Scanner, um ihr Unterschriftenbild zu erfassen. Diese Vorgehensweise birgt ein enormes Sicherheitsrisiko. Das Problem: Eine eingescannte Unterschrift kann mühelos kopiert und auf anderen Dokumenten verwendet werden, ohne dass der eigentliche Unterzeichner darüber in Kenntnis gesetzt wird. Darüber hinaus besteht keine Möglichkeit, die Authentizität des Dokuments zu überprüfen oder sicherzustellen, dass die Unterschrift tatsächlich von der richtigen Person stammt. In extremeren Fällen kann dies zu illegalen Handlungen und der Missachtung von persönlichen Daten führen.
Weiterhin begründet die Gesetzgebung die Notwendigkeit einer E-Signatur-Software. Viele Vertragstypen unterliegen sogenannten gesetzlichen Formerfordernissen (vgl. §§ 125 ff. BGB). Eine Nichteinhaltung dieser Formerfordernisse kann im Zweifel zur Nichtigkeit bzw. Unwirksamkeit des Vertrages führen (§ 125 BGB). Aus diesem Grund sollten Vertragsmanager:innen ausnahmslos darauf achten, diese gesetzlichen Vorschriften in ihren Prozessen zu wahren. Im Kontext der digitalen Unterschrift steht vorwiegend die gesetzliche Schriftform (§ 126 BGB) im Vordergrund. Sie besagt, dass ein Dokument „eigenständig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden“ muss. Allerdings kann die gesetzliche Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nichts anderes aus dem Gesetz ergibt (§ 126 Abs. 3 BGB). In diesem Fall muss das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen werden (§ 126a Abs. 1 BGB). Eine gültige QES kann nur mit einer eIDAS-konformen E-Signatur-Software erstellt werden, d.h. eine einfache Unterschrift auf dem Tablet oder per eingescannten Unterschriftenbild reicht nicht aus.
Vertrag abschließen: So führst du digitale Signaturprozesse im Unternehmen ein
Wenn du über den digitalen Weg einen Vertrag abschließen möchtest, solltest du in kleinen Schritten starten und im Anschluss deine Anwendungsbereiche kontinuierlich ausbauen. Dabei kannst du dich an dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung orientieren.
1. Vertragsarten in einer Übersicht sammeln: Welche Verträge unterschreibe ich in meiner Abteilung aktuell noch traditionell mit Stift und Papier?
2. Vertragstypen priorisieren: Welche Verträge werden besonders häufig unterschrieben? Bei welchen Verträgen liegen die größten Einsparpotenziale?
3. Signaturlevel festlegen: Welche gesetzlichen oder vertraglich vereinbarten Formerfordernisse gibt es bei den einzelnen Dokumenten? Wir empfehlen dir, bei diesem Schritt sich mit dem Juristen deines Vertrauens zusammenzusetzen.
4. Erste Signaturprozesse digitalisieren: Stelle die priorisierten Dokumente auf die digitale Unterzeichnung um und sammle erste wertvolle Erfahrungen im Umgang mit der Software.
5. Einsparpotenziale vollständig ausschöpfen: Wiederhole die Schritte 2 bis 4, bis du schließlich deine gesamten Unterschriftenprozesse in der Abteilung digitalisiert hast.
6. Wissenstransfer mit anderen Abteilungen: Feiere deine Erfolge und lasse auch deine Kollegen:innen aus anderen Abteilungen an diesen teilhaben. Sicherlich gibt es hier weitere Unterschriftenprozesse, die ihr gemeinsam digitalisieren könnt.
6 Schritte zur Einführung einer digitalen Unterschrift
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