Das Management von Verträgen ist ein unternehmenskritischer Prozess und bringt eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich. Die herkömmliche Vorgehensweise, Verträge auf Papierbasis zu erstellen, zu versenden, zu unterzeichnen und wieder zurückzusenden, kann zeitaufwändig, ineffizient und anfällig für Fehler sein. Doch zum Glück gibt es eine innovative Lösung: das digitale Vertragsmanagement im Rahmen des Enterprise Content Managements. In diesem Blogartikel werden die Vorteile dieser modernen Methode aufgezeigt und erklärt, wie die Einführung der eIDAS-Verordnung dazu beigetragen hat, den gesamten Vertragsvorgang – einschließlich der Unterzeichnung – endlich frei von Medienbrüchen zu gestalten. Was bedeutet das konkret? Du kannst deine Verträge digital unterschreiben, und zwar mithilfe einer Software für elektronische Signaturen.
Vertragsmanagement – eine komplexe Angelegenheit!
Schon bevor die eigentliche Laufzeit eines Vertrages beginnt, sind diverse Abteilungen in den Vertragsvorgang zu involvieren. Informationen werden zusammengetragen, Verträge und mitgeltende Unterlagen sind zu erstellen und auf den konkreten Vertragsgegenstand anzupassen. Es erfolgen interne Abstimmungen sowie Verhandlungen mit dem externen Vertragspartner. Es gilt verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Aufgabenstellung entlang des gesamten Vertragslebenszyklus zu organisieren. Freigabe- sowie Unterschriftenprozesse leiten den Übergang in die aktive Vertragslaufzeit ein. Eine ganz schöne Mammutaufgabe!
Ohne digitales Vertragsmanagement sind Excel-Listen häufig das Mittel der Wahl, um Tätigkeiten und Fristen zu einem Vertrag nachzuverfolgen. Nicht selten werden diese Listen ebenso wie die Ablage der Verträge abteilungsbezogen, wenn nicht sogar redundant organisiert. Die Folgen sind aufwändige Recherchen, veraltete Informationsstände und eine ungeeignete Datenbasis für unternehmensweite Analysen des Vertragsbestands. Einzelne Abteilungen handeln damit oftmals auf Basis unterschiedlicher Wissensstände. Konflikte und Probleme sind vorprogrammiert. Das Risiko Fristen zu verpassen ist hoch, die Chancen an dieser Stelle Zeit und Kosten zu sparen gering.
Transparenz ist damit der entscheidende Erfolgsfaktor für einfaches und effizientes Vertragsmanagement. Kerninformationen, wie Vertragsgegenstand, Laufzeiten und Kosten müssen allen Verantwortlichen verlässlich zur Verfügung stehen. Realisiert werden kann dies heute bereits mit dem Einsatz eines digitalen Vertragsmanagements.
Vorteile des digitalen Vertragsmanagements mit einer ECM-Software auf einen Blick
Herzstück des digitalen Vertragsmanagements mit einer DMS- oder ECM-Lösung ist die Archivierung der Vertragsunterlagen und der dazugehörigen Unterlagen im digitalen Archiv. Dazu gehört das automatische Einhängen dieser in eine digitale Vertragsakte. Und kann auch die Möglichkeit geboten werden, Verträge digital zu unterschreiben. Damit profitiert das Vertragsmanagement von einigen wichtigen Vorteilen:
Überblick zu jeder Zeit
Als zentrale Drehscheibe vertragsrelevanter Aktivitäten hat nun jede berechtigte Abteilung überall und jederzeit schnellen sowie transparenten Zugriff auf bestehende Verträge in der digitalen Akte. Umfangreiche Übersichten mit komfortablen Auswertungsfunktionen heben die relevanten Informationen aus dem Vertragsbestand hervor und erlauben ein sicheres Fristenmanagement.
Flexibel standardisiert
Ein integriertes Vorgangsmanagement erlaubt es, Prozesse unternehmensweit mithilfe von Phasenmodellen von der Anbahnung bis hin zur Kündigung und Archivierung von Verträgen verbindlich zu standardisieren. Dabei lassen sich bestenfalls auch Verknüpfungen zu vor- oder nachgelagerten Teilprozessen wie Ausschreibungsverfahren oder Projektakten realisieren. Innerhalb der definierten Vertragsphasen unterstützen digitale Aufgabentemplates den Anwender bei der effektiven Organisation seiner Tätigkeiten. Ob vorstrukturierte Abläufe oder eher flexibel gestaltete Checklisten und Ad-hoc-Aufgaben – über das Maß an Flexibilität sollte selbstständig entschieden werden. Bei Bedarf auch abhängig vom Status oder Typ eines Vertrags.
Kollaborativ und nachvollziehbar
Interne Konversationen (Chat) sowie externe Konversationen (E-Mail) werden direkt innerhalb des Vertragsvorgangs dargestellt und bieten damit die Möglichkeit, auch nach Jahren noch den Grund für bestimmte Entscheidungen nachvollziehen zu können. Nicht zuletzt wird jede Aktivität innerhalb des Vertragsvorgangs detailliert in einem Verlaufsprotokoll dokumentiert.
Was fehlt? Das Wichtigste überhaupt: Die Unterschrift. Erst diese macht einen Vertrag wirksam. Bisher war es so, dass Verträge, die die Schriftform erfüllen sollen, händisch unterschrieben werden mussten. Ein Medienbruch ist also vorprogrammiert. Aber jetzt kommt eIDAS ins Spiel und führt dazu, dass man Verträge digital unterschreiben kann.
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Verträge digital unterschreiben – so wird das digitale Vertragsmanagement komplett
Eine händische Unterschrift ist nach dem eIDAS Artikel 25 (2) eine qualifizierte Signatur. Und eine qualifizierte Signatur kann dank der neuen Gesetzgebung jetzt durch Fernsignaturdienste erfolgen. Verträge werden in den meisten Fällen von mindestens zwei oder mehreren Vertragspartnern unterzeichnet, damit benötigt jeder Vertragspartner ein Signaturzertifikat, welches von den unterschiedlichsten Signaturerstellungseinheiten zur Verfügung gestellt werden kann. Bei der Fernsignatur wird das Zertifikat von einem sogenannten Vertrauensdiensteanbieter (VDA) zur Verfügung gestellt. Bei dieser Art von Bereitstellung des Zertifikates, kann die Signatur an jedem Gerät (Desktop, iPad, iPhone usw.) ausgelöst werden. Ebenfalls bietet dies den Vorteil, dass die Authentifizierung und Bereitstellung des Zertifikates innerhalb weniger Minuten erfolgen kann, sollten die Teilnehmer noch kein Zertifikat besitzen. So kann man ganz einfach Verträge digital unterschreiben.
ECM-Systeme bieten in diesem Szenario den großen Vorteil, dass eine Integration des kompletten Signaturprozesses inklusive der Registrierung, in die ohnehin vorhandenen Lösungen für Vertragsmanagement oder Workflow-Systeme integriert werden kann. Sicher, nutzerfreundlich und komplett ohne Medienbrüche.
So kann der Signaturprozess zukünftig in ihrem digitalen Vertragsmanagement aussehen
Nachfolgend ist ein möglicher Prozessablauf mit einem ECM-System, einer Signatur-Middleware und eines Vertrauensdiensteanbieter abgebildet und beschrieben:
Verträge digital unterschreiben – Beispielhafter Ablauf des Prozesses
- Der Anwender wählt den benötigten Vertrag aus und wählt die Auswahl zum Signieren des Dokumentes aus.
- Es wird geprüft, ob der Anwender bereits ein Zertifikat besitzt oder ob sich dieser noch registrieren muss.
- Besitzt der Anwender ein Zertifikat, wird das Dokument zur Signatur angezeigt.
- Der Anwender kann nun ein Signaturfeld in dem jeweiligen Dokument markieren (sofern das Signaturfeld nicht bereits fest vorgegeben sein sollte).
- Anschließen muss der Anwender sein Passwort zur Signatur eingeben. Der Anwendername wird automatisch übergeben.
- Die Signaturmiddelware errechnet den Hashwert des Dokuments und übergibt diesen an den jeweiligen Vertrauensdiensteanbieter.
- Der Vertrauensdiensteanbieter sendet eine mTAN an das Smartphone des Anwenders.
- Der Anwender gibt die mTAN in das Browserfenster des Anbieters ein.
- Der Hashwert wird signiert und an die Middleware übergeben.
- Die Middleware integriert die Signatur in das PDF ggf. inklusive einer Unterschriftsgrafik, falls der Anwender diese zuvor nicht über einen Stift oder per Finger erzeugt hat.
- Das Dokument wird dem Anwender inklusive der Signaturinformationen dargestellt und abschließend archiviert.
Video: Verträge digital unterzeichnen mit der digitalen Signatur von d.velop
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