Informatiker im weitesten Sinne – ob Full-Stack-Entwickler oder System-Architekt – kennen Versionsverwaltungssysteme. Hier wird dokumentiert, wie der Code sich entwickelt und man kann einfach verschiedene Speicherstände vergleichen und Fehler finden. Doch wieso sollte so etwas Nützliches nur IT’lern vorbehalten sein? Längst ist Versionsverwaltung auch in der modernen Büro-Software angekommen!
Was Versionsverwaltung bedeutet und wie es im Alltag hilft, erklären wir in diesem Blogbeitrag.
Was ist Versionsverwaltung?
Definition Versionsverwaltung
Eine Versionsverwaltung (abgekürzt: VCS (Version Control System)) ist ein System, das zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten oder Dateien verwendet wird. Alle Versionen werden in einem Archiv mit Zeitstempel und Benutzerkennung gesichert und können später wiederhergestellt werden.
Was sind Einsatzbereiche der Versionsverwaltung?
Zum Einsatz kommt die Versionsverwaltung insbesondere in der Softwareentwicklung zur Verwaltung der Quelltexte. Doch auch bei Büroanwendungen und bei Content-Management-Systemen wird kaum mehr auf die Versionsverwaltung verzichtet.
Versionsverwaltung ist zudem häufig ein Bestandteil eines klugen Dokumentenmanagement-Systems oder auch einer Vertragsverwaltungssoftware. Es ermöglicht, auf frühere Speicherzustände eines Dokumentes zuzugreifen. So können Änderungen einfach nachvollzogen werden, oder die Ursprungsdatei als Vorlage für etwas Neues genutzt werden.
Warum sollte man Versionsverwaltung oder auch Versionierung nutzen?
Wer hat noch nie versehentlich eine Vorlage überspeichert? Diesen Menschen gibt es vermutlich nicht – das passiert den Besten. Eine Versionsverwaltung oder Versionierung ermöglicht es, auf einen früheren Speicherstand zurückzukehren. Ganz unkompliziert, ohne hundertmal den „zurück“-Button zu drücken oder die aktuelle Variante zu verlieren.
Eine gute Versionsverwaltung kann zudem Änderungen verfolgen, entweder indem kenntlich gemacht wird, was verändert wurde, oder aber durch ein Feld, das beim Abspeichern mit Freitext befüllt wird. So kann der:die letzte Bearbeiter:in festhalten, was aktualisiert wurde. Das macht es leicht, die Entwicklung des Dokumentes nachzuvollziehen.
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Was ist eine Version? Oder besser: wo ist die aktuellste Version?
Eine Version ist eine Variante eines Dokumentes. Jeder neue Speicherstand ist eigentlich eine neue Version, zumindest aber immer dann, wenn jemand einen Bearbeitungsschritt an einem Dokument abgeschlossen hat, kann man von einer neuen Version sprechen.
Gerade wenn mehrere Menschen an einem Dokument arbeiten, werden häufig wild verschiedene Speicherstände (oder eben Versionen) per Mail durch das Internet geschickt. Martin hat den Rohentwurf an Karin geschickt. Bei der Prüfung sind ihr noch Fehler aufgefallen, die sie korrigiert hat. Aus „Vertrag_Müller_1“ wurde „Vertrag_Müller_1.2“. Karin schickt das Dokument dann an die Rechtsabteilung, die im Feinschliff gefühlt das halbe Dokument neu schreibt und dann „Vertrag_Müller_final“ an Karin und Martin zurücksendet. Und wenn Martin und Karin jetzt beide nochmal Tippfehler korrigieren, existieren „Vertrag_Müller_final1“ und vielleicht „Vertrag_Müller_final_neu“ und es weiß niemand mehr, wo was liegt, wer welche Änderungen vollzogen hat und wer eigentlich die aktuelle Version hat.
Um ein solches Durcheinander zu vermeiden, ergibt Versionsverwaltung richtig viel Sinn. Ein Dokument mit all seinen Versionen behält konstant den gleichen Namen und liegt, geordnet im Dokumentenmanagement-System, immer an seinem Platz. Es muss nicht gesucht werden, wo etwas zu finden ist und jeder weiß direkt, was die neuste Version ist – oder kann bei Bedarf auf eine ältere Version zurückgreifen.
Versionsverwaltung und die klassische Variante gegenüberstellt.
Eine Versionsverwaltung als Herzstück eines Dokumentenmanagement-Systems automatisiert also die Dokumentation in der Entwicklung eines Dokumentes. Man nennt dies auch manchmal den Dokumentenlebenszyklus. Systemseitig werden Änderungen erfasst und protokolliert und es ist möglich, jederzeit eine ältere Version aufzurufen und ggf. auch mit dieser weiterzuarbeiten.
In der klassischen Variante, die manuell erfolgt, werden Dateinamen händisch angepasst, um eine Versionsverwaltung nachzubilden. Dies ist besonders fehleranfällig, da schnell mal eine Datei – denn es handelt sich um separate Dateien, nicht um eine Datei in verschiedenen Versionen – überspeichert wird.
Was für eine Versionsverwaltung ergibt Sinn?
Menschen mit IT-Hintergrund brauchen eine ganz andere Art von Versionsverwaltung, als andere Schreibtischtäter. Für Nicht-IT’ler ist eine Versionsverwaltung im Rahmen eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) sinnvoll. Hier können alle Unterlagen zentral verwaltet, rechtssicher aufbewahrt und auch gemeinsam bearbeitet und mit Kollegen geteilt werden.
Da ein DMS auch weitere Vorteile bietet, ist dies ein guter Einstieg in die Digitalisierung und Modernisierung von Unternehmen. Ein separates Programm für eine Versionsverwaltung würde ich an dieser Stelle nicht empfehlen, denn in der Menge an Programmen, die sowieso schon tagtäglich im Büro im Einsatz sind, ist es eher angezeigt, klug zu reduzieren und Prozesse zu vereinfachen, statt neue Auflagen zu erzeugen.
Eine Versionsverwaltung vereinfacht also die Zusammenarbeit und räumt in Datensilos und Postfächern auf. Wenn du genau wissen möchtest, wie das mit der Versionsverwaltung im d.velop DMS funktioniert, empfehlen wir dir einen persönlichen Einblick im Rahmen einer Demo.