Der Begriff des Verrechnungskontos ist wahrscheinlich größtenteils den Menschen aus der Buchhaltung geläufig. Anderen, die nicht in der Buchhaltung tätig sind, haben den Begriff vereinzelt schon einmal gehört, aber was da genau hinter steckt, wissen schätzungsweise nur die wenigsten. In diesem Blogartikel erfahrt ihr, wie die genaue Definition eines Verrechnungskontos lautet, wofür es da ist und wie am besten damit gearbeitet wird.
Was ist ein Verrechnungskonto?
Prinzipiell ist ein Verrechnungskonto kein reales Bankkonto, sondern ein Hilfskonto, welches in der Buchhaltung genutzt wird. Es dient dazu, Zahlungsströme in einem Unternehmen nachvollziehbar zu machen und das Verbuchen von Geschäftsvorgängen zu vereinfachen.
Bestehende Zahlungsströme werden gegeneinander gebucht beziehungsweise verrechnet. Es steht stets mit einem anderen Konto in Verbindung, jedoch wird dabei keine Abrechnung von Bilanzposten durchgeführt.
Da die Buchungen stets temporär dabei sind, werden die Verrechnungskonten immer wieder ausgeglichen. Somit werden sämtliche Zahlungsströme nachvollziehbar erfasst, was speziell bei größeren Unternehmen mit einer komplexen Buchhaltung wichtig ist.
Wofür wird ein Verrechnungskonto benötigt?
Ein Verrechnungskonto wird verwendet, um verschiedene Geschäftsvorgänge zu verrechnen und Zahlungsströme transparent und nachvollziehbar darzustellen. Es dient auch als Instrument zur Kontrolle, um die buchhalterischen Transparenzvorgaben zu gewährleisten und Fehler zu vermeiden.
In einem Unternehmen kann der Zahlungsverkehr sehr hoch sein. Verschiedene Einnahmen stehen diversen Ausgaben, wie Lohnzahlungen und Steuern, gegenüber. Laut den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) müssen alle Zahlvorgänge, die mit dem Vermögen oder Geschäftserfolg eines Unternehmens zusammenhängen, einwandfrei dokumentiert werden und jede einzelne Rechnung, unabhängig von der Höhe des Betrages, muss in den Buchhaltungsdokumenten zu finden sein. Das ist nicht nur für die betriebswirtschaftliche Übersicht eines Unternehmens wichtig, sondern wird auch vom Staat so vorausgesetzt. Ein wichtiges Hilfsmittel bei dieser aufwendigen und komplizierten Buchführung sind somit die Verrechnungskonten. Sie sorgen für eine bessere Übersichtlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Dokumentation der Zahlungsströme. Es werden Fehler vermieden und die Buchhaltung kann konstant überblicken, inwiefern alle nötigen Zahlvorgänge getätigt wurden und ob gegebenenfalls noch Zahlungen ausstehen.
Weitere Richtlinien für die ordnungsgemäße Buchführung sind im § 239 Abs. 2 im Handelsgesetzbuch (HGB) und § 146 Abs. 1 in der Abgabenordnung (AO) festgehalten
Typische Verrechnungskonten in einem Unternehmen
Speziell für Unternehmen mit der Rechtsform einer GmbH ist es sehr schwierig, die einzelnen betrieblichen und privaten Vorgänge voneinander zu unterscheiden. Vor diesem Hintergrund hilft das Verrechnungskonto, die verschiedenen Zahlungsvorgänge eines Unternehmens deutlich und übersichtlich zu strukturieren.
Besonders dann, wenn eine Firma mehrere Gesellschafter hat, ist ein Verrechnungskonto von Vorteil. Wenn etwa ein:e Mitarbeiter:in der Firma ein Mittagessen mit einem Kunden ausgelegt hat, kann diese Ausgabe über das Bankkonto zur Verrechnung gebucht werden. Gleiches gilt auch für den Fall einer Dienstreise.
Die genaue Trennung zwischen privaten Ausgaben und Unternehmensausgaben wird somit deutlich erkenntlich und es ist genau vermerkt, wer wofür wie viel Geld ausgegeben hat. Die Verwendung eines Verrechnungskontos vereinfacht zudem auch die vorbereitende Buchhaltung.
Außerdem wird verhindert, dass unrechtmäßige und verdeckte Auszahlungen vorgenommen werden, da durch das Verrechnungskonto alles dokumentiert wird und sich verschiedene Transaktionen leichter identifizieren lassen. Eine Zweckentfremdung von Unternehmensgeldern wird erheblich erschwert.
Es kann somit auch als Kontrollinstrument bzw. Kontrollkonto bei Kreditzahlungen oder finanziellen Zuwendungen internationaler Organisationen oder Staaten genutzt werden. Dies war z.B. bei den Euro-Rettungspaketen für Griechenland der Fall.
Typische Zahlungsvorgänge, die über ein Verrechnungskonto erfasst werden, sind unter anderem:
- Zahlungsverkehr von Kasse an Bank
- Zahlungsverkehr mit Kreditkarte
- durchlaufende Posten
Auch Privatpersonen können mit Verrechnungskonten speziell in den Bereichen Festgeldkonto oder Kauf und Verkauf von Wertpapieren oder anderen Anlageoptionen arbeiten. Jedoch bleiben diese Szenarien in diesem Blogartikel unberührt.
Beispiel: Buchungen auf einem Verrechnungskonto
Wenn ein:e Mitarbeiter:in Zahlungen für ihr Unternehmen auslegt, etwa die Kosten für ein Geschäftsessen oder eine Geschäftsreise, kann er:sie sich die Ausgaben bei der Firma zurückholen. Im Verrechnungskonto sind Vermerke bei der Rückbuchung dazu da, offenzulegen, an wen das Geld ausgezahlt wurde und zu welchem Zweck. So lässt sich ganz genau nachvollziehen, ob, wann und wofür jemand Mittel des Unternehmens für private Zwecke ausgegeben hat.
Auf einem Verrechnungskonto kann der Buchungsvorgang für eine Geschäftsreise, bei der der:die Mitarbeiter:in zunächst in Vorleistung gegangen ist, beispielsweise wie folgt aussehen:
- Zugticket: Kiel – Gescher, Rechnungsnummer: RE-2023-00123, ausgelegt von Max Mustermann 01.06.2023: 68,90 €
- Hotel Gescher Rechnungsnummer: RE-2023-00134, ausgelegt von Max Mustermann 01.06.2023 – 03.06.2023 / 2 Nächte: 145,50 €
- Zugticket Gescher – Kiel, Rechnungsnummer: RE-2023-00124, ausgelegt von Max Mustermann 03.06.2023: 68,90 €
Reisekostenerstattung an Max Mustermann (Mitarbeiter) 05.06.2023 − 283,30 €
Dabei ist es wichtig, alle Vorgänge so genau wie möglich zu beschreiben. Zweck, Datum, Betrag und Zahlungsempfänger:in müssen eindeutig erkennbar sein. Am Ende muss das Konto ausgeglichen sein.
Unser Tipp beim Umgang mit einem Verrechnungskonto
Für die Buchhaltung ist die Verrechnung der verschiedenen Geschäftsvorgänge und die transparente und nachvollziehbare Darstellung der verschiedenen Zahlungsströme ein großer und komplizierter Aufwand. Unternehmen können viele, der anfallenden manuellen Aufgaben jedoch mit einem Rechnungsmanagement-Tool automatisieren. Die digitale Rechnungsverarbeitung vereinfacht und automatisiert den kompletten Rechnungsverarbeitungsprozess – Vom Rechnungseingang über den Rechnungsworkflow bis hin zur revisionssicheren Archivierung.