Arbeiten Sie, so dürfen Sie auch Urlaub nehmen – an sich eine angenehme Angelegenheit. Dennoch stellt die jährliche Urlaubsverwaltung viele Unternehmen immer wieder vor Herausforderungen. Ungeprüfte Anträge, Abstimmungschaos und fehlende Transparenz. Kommt Ihnen das bekannt vor? Mit einer mobilen Urlaubsverwaltung per App ist Schluss damit. Dank des digitalen Kalenders können Sie jederzeit und von überall auf eine zentrale Übersicht zugreifen.
Erfahren Sie in diesem Artikel, wie das Urlaubsmanagement nicht nur digitalisiert, sondern auch mobil per Smartphone umgesetzt werden kann und welche Vorteile sich daraus ergeben.
Die (mögliche) Vergangenheit der Urlaubsverwaltung – Ein Einblick
Viele, insbesondere kleine Unternehmen, setzen auch heute noch auf klassische Urlaubsverwaltung. Urlaubsanträge werden handschriftlich in den Kalender eingetragen oder per Mail an die Personalabteilung gesendet. Die Verwaltung der Urlaubsansprüche erfolgt in unübersichtlichen Exceltabellen oder gar nur auf Papier. Das Ganze sorgt für grundsätzliche Verwirrung, sehr zum Leidwesen der Personalverantwortlichen. Es mangelt an einer zentralen Übersicht über die aktuelle Urlaubsplanung. Wann ist wer im Urlaub? Wie viele Urlaubstage wurden bereits genommen? Wie viele Resturlaubstage sind noch verfügbar?
Auch der Genehmigungsprozess ist zeitaufwendig und bringt ein hohes Fehlerpotenzial mit sich. Urlaubsanträge werden versehentlich abgelehnt, obwohl sie möglich gewesen wären. Im schlimmsten Fall sind alle zur gleichen Zeit im Urlaub, mit der Folge eines leeren Büros. Diese Probleme entstehen durch Koordinierungsdefizite in der Urlaubsverwaltung und einen mangelnden Überblick über die Urlaubsplanung. Dementsprechend gehören schriftliche Urlaubsanträge der Vergangenheit an. Heute erfolgt die Urlaubsverwaltung digital – und zwar per Smartphone.
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Mobile Urlaubsverwaltung leicht gemacht
Der mobile Urlaubsantrag vereinfacht den gesamten Prozess der Urlaubsverwaltung. Urlaubswünsche können mit nur einem Klick digital übermittelt werden – und das sogar bequem mit dem Smartphone. Die Mitarbeiter-App übernimmt den Rest. Urlaubsansprüche werden automatisch berechnet und auf Überschneidungen geprüft. Je nach betrieblicher Regelung gibt es dann zwei Möglichkeiten:
- Eine automatisierte Freigabe erfolgt sofort per E-Mail
- Vorab erfolgt eine Benachrichtigung an den Vorgesetzten
Sobald ein Urlaubsantrag genehmigt ist – automatisiert oder nach Freigabe des Vorgesetzten – wird dieser in dem entsprechenden Kalender des Mitarbeiters eingetragen.
Innerhalb der App zur Urlaubsverwaltung lässt sich somit der komplette Prozess einfach und bequem abbilden – von der Beantragung der Urlaubstage, über die Genehmigung bis hin zur automatischen Verbuchung im Online-Kalender. Der gesamte Verwaltungsaufwand wird beschleunigt und auf ein Minimum reduziert. Und erspart auch der Personalabteilung einige Nerven. Unternehmen, die die Urlaubsplanung mit Hilfe von Softwarelösungen effizienter gestalten, können sich so auf wichtigere Aktivitäten fokussieren.
Online-Kalender sorgen für Übersicht und Transparenz in der Urlaubsverwaltung
Durch den Zugang zu den digitalen Urlaubskalendern in der App ist sofort ersichtlich, wann sich Mitarbeiter im Urlaub befinden. Abwesenheiten innerhalb der Teams können auf einen Blick abgerufen werden – jederzeit und auch von unterwegs. Sie sind sowohl im Home-Office als auch auf Geschäftsreisen stets über die Anwesenheiten der Teamkollegen informiert. Damit wird die ortsunabhängige Zusammenarbeit vereinfacht und Fehlern und Missverständnissen vorgebeugt.
Zudem können Sie in der App Ihren gesamten Urlaubsanspruch im Auge behalten. So können die bereits beantragten Urlaubstage, genommene Urlaubstage und Resturlaub einfach und schnell eingesehen werden. Dies ermöglicht Ihrem Unternehmen eine transparente Übersicht in einem zentralen Informationskanal. Wenn auch Sie keine Lust mehr auf das Papierchaos der Urlaubsplanung haben, stellt die Urlaubsverwaltung per App eine einfache und schnelle Lösung dar. Sorgen Sie für mehr Übersicht und Transparenz in der Urlaubsverwaltung, um den gesamten Prozess unkompliziert und bequem abzuwickeln. Das sorgt nicht nur für mehr Zufriedenheit in der Personalabteilung, sondern auch bei allen anderen Mitarbeitern.
Zum Abschluss noch einmal die 11 Vorteile der mobilen Urlaubsverwaltung auf einen Blick:
Vorteile für die Personalabteilung:
- Kosten- und Zeitersparnis durch Abschaffung von Medienbrüchen in der Urlaubsverwaltung
- Zentrale und unternehmensweite Übersicht über die Urlaubsplanung dank digitalem Kalender
- Mitarbeiter ohne Desktoparbeitsplatz lassen sich einfach in die Urlaubsplanung einbinden
- Sicherstellung von Urlaubsvertretungen – Doppelbuchungen wird vorgebeugt
- Einhaltung von Urlaubskontingenten der Mitarbeiter
Vorteile für die Mitarbeiter:
- Stetige Übersicht über aktuellen Urlaubsanspruch
- Schnellere Bearbeitung des Urlaubsantrags
- Urlaubsantrag zu jederzeit und von überall mit einem Klick per Smartphone einreichbar
- Automatische Sicherstellung von Urlaubsvertretungen im Team dank Unterbindung von Doppelbuchungen
- Abwesenheit von Kollegen auf einen Blick ersichtlich
- Zeitersparnis bei der Urlaubsbeantragung, insbesondere für Mitarbeiter ohne Desktoparbeitsplatz
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